Cambios en el documento factura – Gabriel Vásquez Tristancho

Por: Gabriel Vásquez Tristancho

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Publicado: 12 de Agosto de 2008

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Cambios en los documentos físicos

Mediante Ley 1231 de julio de 2008 se cambió la “legislación comercial” sobre las facturas y por tanto en la mayoría de los casos, los documentos físicos utilizados en las empresas deberán ajustarse para cumplir con los nuevos requisitos exigidos. Primero, se sugiere realizar un inventario físico de los talonarios sin utilizar o en blanco, los que están en uso, el tiempo estimado de su consumo y tomar la decisión de destruir los documentos que no se irían a usar, si se quisiera aprovechar la nueva Ley, o si se dejan los que están en uso hasta su finalización y evaluar los efectos de cada alternativa.

La decisión de no cambiar los documentos en uso, por razones de economía o de logística, tiene efectos jurídicos en lo comercial mas no en lo tributario. Sobre este tópico, la norma estableció que las facturas cambiarias de compraventa de mercancías y de transporte, libradas bajo el imperio de la legislación que se deroga, subroga o modifica, conservarán la validez y los efectos reconocidos en dicha legislación.

La Ley 1231 comenzará a regir tres meses después de su promulgación que fue el 17 de julio de 2008, por lo que el nuevo diseño o modelo de factura con los cambios en los documentos físicos y/o programas de computador cuando se elaboren por este medio, habría plazo para su implementación hasta el 18 de octubre de 2008.

Los requisitos del documento denominado “factura”, que deben ser cumplidos en su “totalidad”, son los siguientes: 1) La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673 del Código de Comercio. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión. 2) La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley. 3) El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

Los demás requisitos fiscales exigidos, especialmente en el artículo 617 del Estatuto Tributario y 621 del Código de Comercio, continúan vigentes.

Cambios en los sistemas de información

El sistema de información contable y en especial el subsistema de cartera, deberá ser revisado y modificado para que cumpla con los siguientes parámetros de negociación, cuando el pago haya de hacerse por cuotas, por cuanto las facturas contendrán además: 1. Numero de cuotas; 2. La fecha de vencimiento de las mismas; 3. La cantidad a pagar en cada una.

Los pagos parciales se harán constar en la factura original y en las dos copias de la factura, indicando así mismo, la fecha en que fueren hechos y el tenedor extenderá al deudor los recibos parciales correspondientes. No obstante, podrán utilizarse otros mecanismos para llevar el registro de los pagos, tales como registros contables o cualquier otro medio técnicamente aceptado.

En caso de haberse transferido la factura previamente a los pagos parciales, el emisor, vendedor, prestador del servicio o el tenedor legitimo de la factura, deberán informarle de ellos al comprador o beneficiario del servicio, y al tercero al que le haya transferido la factura, según el caso, indicándole el monto recibido y la fecha de los pagos.

Estos controles en estricto sentido no son documentales sino informáticos. Pretender llevar un registro manual de todos los abonos de un sistema de financiación de cartera comercial a nivel nacional, sería una debilidad de control interno muy alta, por los riesgos inherentes al procesamiento de altos volúmenes de información, mediante instrumentos no idóneos tales como hojas de Excel. Por tanto, lo que se verá en las facturas como documentos físicos, serán simples salidas del sistema de información.

En caso de negociación o “factoring”, adicional deberá llevarse un registro estricto de los endosos, toda vez que la transferencia de más de un original de la misma factura, constituirá delito contra el patrimonio económico en los términos del artículo 246 del código penal, o de las normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen.

Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia Ltda.
E-mail gvasquet@yahoo.es
Bucaramanga, 11 de agosto de 2008

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Última actualización: 04/06/2009 | Volver al inicio de esta sección
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Oscar Rojas

Como la ley 1231 redenomina el nuevo título valor como “Factura” y el artículo 617 del ET exige su denominación como “Factura de Venta”, entonces considero que igual que antes seguirán coexistiendo dos denominaciones para este instrumento : Factura (cuando se quiera hacer valer como título valor) y Factura de venta. Que lástima que no se hubiese unificado de una vez por todas la denominación de este instrumento. ¿ Qué opinan?
maria

les agradezco la informacion que a diari recibo ya que es de suma importancia, me gustaria saber como queda el nuevo formato de las facturas exigidas.
CLAUDIA

NO ENTENDI!
Dora J

Buenos dias. Muchas gracias por la informacion. En este caso la factura traera todos los requisitos que veniamos manejando y adicionalmente agregaremos si no lo tiene expresamente la fecha de vencimiento, espacio suficiente para colocar la fecha de recibido y los datos sean firma, identificacion o nombre de el encargado de hacerlo, y el estado de cuenta o condicion de pago si fuere el caso. Yo pregunto si la facturacion es entregada por correo certificado puede ser para mi un remplazo del punto 2 la guia de recibido? Como harian las empresas que tienen un volumen alto de clientes y por ende su facturacion es alta, no pueden distribuirla con copias y demas, pues el impacto economico se dejaria ver.
Maria Teresa

Hola Dr. Gabriel me place encontrar sus comentarios en este portal, yo trabaje con Usted enla Constancia, y como siempre sus aportes son brillantes lo FELICITO.
JAVIER SANTACRUZ DELGADO

LES AGRADEZCO POR TODA LA INFORMACION QUE ME HACEN LLEGAR A MI CORREO, ESPERO QUE SIGAN ASI POR QUE ESW UN APORTE MUY IMPORTANTE PARA EL CONOCIMIENTO DE LAS PERSONAS.
Alberto Giacometto

hay que agregar algo. la nueva norma comercial exige que el vendedor, prestador de servicio retenga firmada y aceptada EL ORIGINAL DE LA FACTURA para quee esta pueda ser negociada. entonces antes de proceder a efectura cambios, ( mmadar a imprimir nuevas fcaturas, ect, ) esperar la armonizacion de lo Tributario con lo comercial
URIEL LOPEZ B.

Hola Gabriel, agradezco sus oportunos comentarios, al respecto considero que el plazo dispuesto por el legislador de 90 dias es muy corto, sobre todo para algunas empresas que elaboran sus formatos preimpresos en forma continua y mantienen reservas para año y medio o dos años.
Me quedan inquietudes sobre el manejo que se le debe dar a las facturas de venta de mostrador impresas en cintas de registradora.
Tambien estoy de acuerdo que el efecto es mas legal que fiscal, para facilitar un eventual cobro por via judicial.
Jair Gonzalez

Dr. Vasquez, gracias por su informacion, quedan eso si muchas dudas, creo que a la DIAN, a sus asesores les hace falta mucha planeacion. Aun cuando los cambios son minimos, se requere de tiempo para implementarlos, sobre todo en las empresas donde las cosas se hacen siguiendo los procedimientos adecuados de Control. Lo siento por todos los contribuyentes que no podran cumplir con el tiempo ofrecido por el decreto. Ademas de pagar impuestos por todos los conceptos en este pais, ahora debemos tambien perder dinero en papeleria, improvisacion, etc. etc.

Mal hecho.
Emigdio Contreras Sierra

Muchas gracias Dr. Gabriel por su aporte tan valioso. POr otro lado creo que el gobierno en su afàn de controlar al màximo o de tratar de hacerlo se olvida que muchas personas no cuentan con la tecnología o el dinero suficiente para implementar toda esta serie de cambios; aparte que aunque sea para grandes empresas es costoso. Las cosas deben ir haciéndose con calma y enlamedida de las posibilidades.
esteban

Dr. Vasquez, gracias por su informacion, quedan eso si muchas dudas, creo que a la DIAN, a sus asesores les hace falta mucha planeacion. Aun cuando los cambios son minimos, se requere de tiempo para implementarlos, sobre todo en las empresas donde las cosas se hacen siguiendo los procedimientos adecuados de Control. Lo siento por todos los contribuyentes que no podran cumplir con el tiempo ofrecido por el decreto. Ademas de pagar impuestos por todos los conceptos en este pais, ahora debemos tambien perder dinero en papeleria, improvisacion, etc. etc.

Mal hecho.
me apego a este comentario, por que efectivamente es perder dinero en papeleria por tantos cambios sin tomar en cuenta el detalle de tener facturas en forma continua como es el caso de la cia. en la que estoy laborando.
Ana Elizabeth Albarracin

Agradezco la información que me es suministrada por medio de este portal, soy profesional recién egresada de la universidad y todos estos datos son muy útiles para mi. Yo quisiera saber que pasara con los Documentos Equivalentes que se aplican para el trato con personas del régimen simplificado, ¿serán modificados? ¿Todavia se pueden aplicar? o ¿seran eliminados? en todo efecto contable. Gracias
Gustavo Muñoz

Estimados colegas y lectores. Les dejo abierta una inquietud. ¿Como saber si se está frente a una factura original o copia, cuando la misma ha sido emitida totalmente por computador?. ¿Esta dificultad haría que la nueva reglamentación sobre facturas no sea aplicable para este tipo de documentos emitidos en la forma antes indicada?

Agradezco sus comentarios
victorhugo

lo que debemos tener claro en el ejercicio profesional, conceptos contables, tributarios, comerciales y juridicos. En el cobro juridico es claro que unicamente se puede cobrar con la factura original, igual manera si el documento comercial es a credito, debe contener todos los elementos de la factura a credito, como es el vencimiento, los recibidos, hasta el nombre del transportador de las mercancias si se quiere ser mas exacto.
Olga Lucia

Gracias por su información, valiosa e importante como siempre
Mariana

Maria tenes el model de la factura exigida, me lo podrias enviar por favor
muchisimas gracias
mi mail es scalellav@gmail.com
Saludos
dora

Estaban recordemos que esta no es una disposicion de la DIAN, sino una ley expedida por el Congreso
dora

Gustavo, se entendera que cada una de las copias que expida debe indicar ORIGINAL, COPIA 1 y COPIA 2
NIYIRETH NAVARRO

es importante saber si la firma de la factura debe ser del cliente y/o puede ser otra persona o sean quien reciba el producto a si no sea el titular de la factura.
eliana perez

favor si me pueden enviar modelo de la nueva factura segun la ley 1231 del 2008
marisol montoya

muchas gracias por la informacion, agradeceria que alguien me enviara el nuevo modelo de factura segun la ley 1231.

mi mail es marymont326@hotmail.com

muchas gracias
dorys

buenos dias agradezco mucho la informacion, a la vez estoy de acuerdo en que el plazo para agotar la facturas que ya se habian elaborado es muy corto, tengo una inquietud? como se maneja la autorizacion de facturacion o habilitacion de facturas, si aun no hay vencimiento, tendria que enviarse una solicitud de anulacion de la facturacion para poder mandar a elaborar los formatos con las nuevas disposiciones y solicitar nuevamente la autorizacion de esas facturas con el consecutivo que se viene manejando? y mientras se hace eso? como se maneja el control de la DIAN sobre expedir facturas, si por un lado no se cumple con el requisito y por otra parte si se cumple las facturas estan en proceso de elaboracion para los que manejamos facturacion por papel
pedro perez

luego a quien debemos hacer caso a la DIAN, quien finalmente nos regula ó al congreso?
SANDRA CAMERO

BUENAS TARDES… GRACIAS POR ENVIARME INFORMACION A MI CORREO, ME HA SERVIDO MUCHO Y ESTA PAGINA ESTA INTERESANTE SIGAN ASI…..
Neyla M.

Necesito un Modelo de la nueva factura, varias personas se han negado a pagarme las facturas que expedi, pienso que deben darme un tiempo prudencial mientras imprimo las nuevas facturas Gracias
Angela Duarte

Agradezco me indiquen o me envien un formato de factura como debe quedar, antes de imprimir formatos nuevos para poder comparar
gracias
MIGUEL ANTONIO VERA

Quiénes deseen elaborar sus FACTURAS cumpliendo con las especificaciones de Ley pueden contactarse con CLASS GRAPHICS
Mail: classgraphics@hotmail.com PBX: 211 8412 Celular: 3108707749

MIGUEL ANTONIO VERA SANTAMARÍA
Gerente Class Graphics
MIGUEL ANTONIO VERA

Quiénes deseen elaborar sus FACTURAS cumpliendo con las especificaciones de Ley pueden contactarse con CLASS GRAPHICS
Mail: classgraphics@hotmail.com PBX: 211 8412 Celular: 3108707749

MIGUEL ANTONIO VERA SANTAMARÍA
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MIGUEL ANTONIO VERA

Marisol:
Quiénes deseen elaborar sus FACTURAS cumpliendo con las especificaciones de Ley pueden contactarse con CLASS GRAPHICS
Mail: classgraphics@hotmail.com PBX: 211 8412 Celular: 3108707749

MIGUEL ANTONIO VERA SANTAMARÍA
Gerente Class Graphics
SANDRA PATRICIA CUTIVA

POR FAVOR SI ALGUIEN TIENE UN MODELO DEL NUEVO FORMATO DE FACTURAS POR FAVOR ME LO ENVIAN A MI CORREO ELECTRONICO.

MIL GRACIAS
ESMERALDA

ME GUSTARIA QUE ALGUIEN ME PUDIERA CONTESTAR LO SIGUIENTE: SOMOS UNA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL DEDECADA A EXPORTAR PRODUCTOS PERECEDEROS, LAS FACTURAS SE ENVIAN POR FAX O CORREO, ¿COMO SE DEJARIA CONSTANCIA DEL RECIBO DE LA MERCANCIA PARA CUMPLIR CON EL REQUISITO DE LA LEY 1231-2008?
Naireth

buenos dias agradezco si alguien tiene un modelo de la nuevos requisitos exigidos por la ley 1231 para la nueva factura de venta me lo haga llegar gracias .. pues no tengo muy claro eso
yohanna

Agradezco si alguien tiene la factura con todos los requisitos porfavo me la pueden enviar
wilson hernandez

bruta!!
edwin

agradeceria a la persona q envie o tenga la factura con las normas especificas del columnista seria demasiado util