Circular Externa 200-000006 de14-11-2012

Superintendencia de Sociedades
Circular Externa 200-000006
14-11-2012

Referencia: Solicitud de información financiera año 2012. Y de otros tipos de informes.

Esta Superintendencia con base en las facultades de Inspección, Vigilancia y Control otorgadas por la ley, podrá solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa, a las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en la forma, detalle y términos que considere procedentes de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, numerales 2 y 3 del artículo 7 del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008.

1. ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2012

A través de este Acto Administrativo se solicitan y establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2012, requeridos en el informe 01 – FORMULARIO EMPRESARIAL los cuales deben diligenciarse en MILES de PESOS.

La información oportuna y validada suministrada por los supervisados, nos permite entregar tanto al sector empresarial como al Gobierno Nacional y a sus agentes de interés, (respetando la reserva que ordena la ley), información con valor agregado y capacidad de proceso, a través de la nueva versión de SIREM en nuestro portal Web, www.supersociedades.gov.co, sección que estará disponible a partir del 1 de febrero del 2013, la cual podrá ser consultada de manera gratuita por cualquier persona como un servicio público.,

1.2 OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La información financiera, debe ser enviada por las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, que se encuentren en estado de vigilancia o control en esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, están obligadas a remitir la información, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales en estado de inspección, a quienes de manera particular y en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les sea remitido el requerimiento respectivo; excepto aquellas que estén adelantando un proceso de liquidación voluntaria, en cuyo caso deberán acreditar tal hecho suministrando el Certificado de la Cámara de Comercio donde se evidencie que se entró a este estado en una fecha anterior a los plazos de envío de esta información estipulados en el siguiente numeral.

1.3 PLAZOS PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2012

Los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2012 (Aplicativo STORM informe 01-FORMULARIO EMPRESARIAL DILIGENCIADO EN MILES DE PESOS), deberán ser entregados en el año 2013 en las fechas señaladas a continuación (Tabla No. 1), teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla No. 1

Programación de Envío de Información Financiera

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.

1.4 DOCUMENTOS ADICIONALES

Para dar TOTALMENTE por recibidos los estados financieros, es necesario que se allegue la documentación que se relaciona a continuación, máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT, así:

1.4.1 Sociedades Vigiladas y Controladas:

Deberán presentar, con firma digital, los siguientes documentos adicionales, a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co utilizando el mecanismo de firma digital, que será emitido por una entidad certificadora abierta, autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, como lo establece la Ley 527 de 1999 y su Decreto número 1747 de 2000.

a) Certificación de los Estados Financieros firmada digitalmente por el representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina,

b) El informe de gestión, firmado digitalmente, el cual debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

Nota: Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

c) El dictamen del Revisor Fiscal, firmado digitalmente.

Documento electrónico sin firma digital,:

d) Las Notas a los Estados Financieros son parte integral de los mismos. Deben enviar las notas por medio electrónico a través del portal empresarial, solamente archivos con extensión .doc o pdf

La Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si lo hubiere, de las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras vigiladas o controladas, estas deberán remitir la información a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, siguiendo el procedimiento que se describe en la capacitación virtual de la sección software para el diligenciamiento, sub sección capacitaciones virtuales.

1.4.2 Sociedades Inspeccionadas.

a) Certificación de los Estados Financieros, en original y con las firmas autógrafas del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere.

b) Notas a los estados financieros son parte integral de los mismos. Este documento podrá ser remitido por medio físico.

Los documentos remitidos por medio físico deben venir debidamente numerados o foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Es importante aclarar que para recibir los documentos adicionales, se debe referenciar en el documento remisorio el número de radicación que se genera cuando se envían satisfactoriamente los estados financieros vía web, es decir, cuando esta Entidad ha recibido el archivo con extensión STR. Sin este número de radicación no se recibirán los documentos adicionales.

El informe de gestión, el dictamen del revisor fiscal si lo hubiere podrán ser requeridos por esta Entidad para su revisión, en cualquier momento.

2. INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES (GOBIERNO CORPORATIVO) OBLIGATORIEDAD PARA ELDILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN.

El informe de prácticas empresariales, solicitado en el “Informe 31 – PRACTICAS EMPRESARIALES”, nos permite un diagnóstico del estado actual de las prácticas relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social, así mismo, establecer la forma en que son gobernadas las empresas colombianas y la cantidad de empresas familiares, con el fin de entregar a los empresarios herramientas que les permitan aumentar su sostenibilidad mediante la cultura del desarrollo competitivo, con la adopción de prácticas de Responsabilidad Social, Buen Gobierno Corporativo y Protocolos de Familia.

En el anexo jurídico incluido en este informe, el empresario podrá adelantar un chequeo de los mínimos legales de manera que se disminuya el riesgo de incumplimiento legal y evitar, de esta forma, sanciones o multas.

Este informe debe ser remitido por todas las sociedades comerciales y empresas unipersonales en inspección, vigilancia o control, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial, que reciban el requerimiento mencionado.

La responsabilidad del diligenciamiento, del contenido del Informe de prácticas empresariales (Informe 31 en el aplicativo STORM) y de la veracidad de la información, recae en los administradores [1] de las sociedades requeridas, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y responsabilidades establecidas en los artículos 24 y 43 de la citada ley.

Nota: El informe 31 de prácticas empresariales NO debe ser remitido por las sucursales de sociedades extranjeras, ni por las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria.

2.1 PLAZOS PARA EL ENVÍO DEL INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES.

La información de prácticas empresariales relacionada con los anexos jurídico, gobierno corporativo y responsabilidad social empresarial correspondientes al año 2012 (aplicativo STORM informe 31 Prácticas Empresariales), deberá ser enviada con corte a diciembre de 2012 en las fechas del año 2013, señaladas a continuación, para lo cual la Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad sin incluir el de verificación (DV):

Tabla No. 2

Programación de envío de Informe de Prácticas Empresariales

Es importante mencionar que el informe 31 – PRÁCTICAS EMPRESARIALES, NO requiere la presentación de documentos adicionales, NO debe ser firmado digitalmente y NO requiere el envío de un oficio indicando el cumplimiento del requerimiento.

Nota: El informe 31-PRÁCTICAS EMPRESARIALES se solicita a partir del mes de Mayo para garantizar que las sociedades hayan realizado la reunión del máximo órgano social, por lo cual, el informe estará disponible para su diligenciamiento en el aplicativo STORM a partir del primero (1º) de marzo de 2013.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de todo lo ocurrido durante el año 2012 en un solo envío.

3. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Las matrices o controlantes que reciban el requerimiento para remitir la información financiera de fin de ejercicio, deberán enviar, además de los estados financieros individuales (informe 01 – FORMULARIO EMPRESARIAL), los estados financieros consolidados en el (informe 07 -ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS) del aplicativo STORM, DILIGENCIADO EN MILES DE PESOS (miles $) a más tardar el día treinta (30) de abril de 2013.

Es de anotar que las sociedades que se encuentren en una situación de control o de grupo empresarial de acuerdo con lo estipulado en los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil en cumplimiento de lo previsto en el artículo 30 de la misma norma.

Para dar por recibidos los estados financieros consolidados, es necesario que alleguen la documentación que se relaciona a continuación, máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera consolidada, a saber:

• Certificación de los estados financieros consolidados
• Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
• Notas a los estados financieros consolidados
• Dictamen del revisor fiscal.

4. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES ADMITIDAS A UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de LIQUIDACIÓN JUDICIAL a 31 de diciembre de 2012, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio atendiendo los parámetros indicados en la Circular Externa No. 001 del 26 de febrero de 2010 en el informe 28, – PERIODOS INTERMEDIOS Y FIN DE EJERCICIO LIQUIDA., del aplicativo STORM.

5. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2012.

Los entes económicos VIGILADOS o CONTROLADOS que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el informe 16 – ESTADO DE LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA del aplicativo STORM, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2013, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

6. SANCIONES

LOS PLAZOS SEÑALADOS PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN SON IMPRORROGABLES.

Debe advertirse que la Superintendencia está solicitando los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere lugar a ello), en un plazo prudencial para la presentación de los mismos, de acuerdo con el marco general del Estatuto Mercantil y las normas de contabilidad, por lo que el incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular dará lugar a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3º. del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado del ente económico.

Igualmente la presentación de los estados financieros desconociendo la obligación dediligenciar el respectivo informe 01, informe 07, informe 16, en MILES DE PESOS, podrá dar lugar a las sanciones de que trata la norma referida en el párrafo anterior.

7. REGISTRO Y ACCESO A LOS SERVICIOS ELECTRÓNICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES.

La Superintendencia de Sociedades en su portal www.supersociedades.gov.co tiene disponible la sección Servicios Electrónicos, para el registro de sociedades nuevas y la creación o cambio de la contraseña. Así mismo las sociedades vigiladas o controladas podrán descargar del certificado digital para los representantes legales, contadores y/o revisores fiscales.

En dicha sección, las sociedades ya registradas, podrán recuperar la contraseña, cambiar el correo electrónico registrado, si así lo requiere y descargar el certificado digital.,

La sección de Informes Electrónicos permite a las sociedades registradas enviar la información requerida por esta entidad, así como consultar y descargar los archivos de información financiera y de prácticas empresariales que hayan sido presentados anteriormente ante la Superintendencia de Sociedades.

8. MEDIOS DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN

Para la presentación de los INFORMES de estados financieros, prácticas empresariales o cualquier otro tipo de informe que se diligencie en el aplicativo STORM, deberá ser enviado mediante el servicio electrónico de recepción que ha dispuesto la Superintendencia de Sociedades a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co en la sección “Informes Electrónicos”, de manera que todas las sociedades deben remitir los informes diligenciados en el STORM (archivo generado con extensión .STR) a través de este medio. Este archivo no se debe firmar digitalmente.

La opción de consultar el estado del envío del informe, la encuentran en la misma sección, en donde al presentarse satisfactoriamente se genera el número de radicación, con el cual deberá realizar el posterior radicado de los documentos adicionales.

9. GENERALIDADES

9.1 En el portal empresarial www.supersociedades.gov.co en la sección Software para el Diligenciamiento, sub sección Software, se encuentra el aplicativo STORM y los manuales de descarga, instalación y diligenciamiento.

Una vez instalado el aplicativo, encontrará que éste contiene todos los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades y no es necesario instalarlo más de una vez para diligenciar cualquier informe solicitado. Esto se puede hacer de manera sencilla, creando un nuevo informe dentro del mismo programa.

9.2 Ubicación de los archivos generados por el aplicativo: Los archivos con extensión STR que se generan desde el aplicativo STORM, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador en que se ingresa la información.

En Windows XP la ruta es:

C:\Documents and Settings\<Nombre del usuario>\StormUser\inf_enviados

Para versiones Vista y 7 de Windows, la ruta es:

C:\Users\<Nombre del usuario>\StormUser\inf_enviados

9.3 En procura de prestar un mejor servicio a todos los usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece en el portal empresarial dentro de su sección Software para el diligenciamiento, sub sección de CAPACITACIONES VIRTUALES, una serie de videos que facilitan la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información a la Superintendencia de Sociedades, por cuanto muestran paso a paso cada uno de estos procedimientos.

Para aquellas sociedades que deseen capacitarse en las herramientas y servicios electrónicos provistos para el envío de la información financiera y de prácticas empresariales, la Superintendencia de Sociedades programará a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co las capacitaciones correspondientes a nivel nacional, cuya inscripción deberá efectuarse a partir del 1 de febrero de 2013 mediante el registro a través del portal web.

9.4 Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar por parte de las sociedades, la información básica que reposa en nuestros sistemas de información, cuando ésta sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir una solicitud escrita dirigida a esta Superintendencia, anexando copia del certificado de Cámara de Comercio en donde se evidencie el respectivo cambio o novedad.

9.5 Es importante consultar en nuestro portal empresarial, en la sección de Software para el Diligenciamiento, los documentos de interés relacionados con este proceso, (circular, cartilla, guía de instalación, manuales, entre otros), así como las respuestas a las preguntas más frecuentes.

9.6 La información enviada a esta Superintendencia mantiene la reserva y sólo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

9.7 No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

9.8 Los archivos con extensiones STR, XML y XLS que se generan a partir del aplicativo STORM, no deben cambiarse ni en estructura ni en nombre, así como no cambiar la ubicación de los mismos en el disco local. Los nombres de los archivos los genera de manera automática el aplicativo y el informe que se esté diligenciando.

9.9 Es de advertir que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (Artículo 43 Ley 222 de 1995).

9.10 Recuerde que la Superintendencia está solicitando estados financieros certificados y dictaminados con el alcance de lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 y en ningún momento estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría. Por vía de excepción, en el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio ya remitidos, frente a los considerados y aprobados por el Máximo Órgano Social, será necesario su reenvío, previa solicitud de autorización para retransmitir, en Bogotá o en la intendencia regional respectiva. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente cada una de las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si fuere el caso. .

9.11 La atención al público para la radicación de documentos, consultas sobre el diligenciamiento, y generación o envío del archivo resultado, será de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m. a 5.00 p. m.

9.12 La utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día. Además, estarán dispuestos los siguientes mecanismos de soporte:

· Correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co

· Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades.

· Atención telefónica en los números relacionados a continuación:

§ Bogotá: 3245777 o 2201000 Ext. 7177

§ Barranquilla: 3454495 y 3454506;

§ Bucaramanga: 6454266 y 6321544/ 41;

§ Cartagena: 6646051 y 6642429;

§ Cali: 6880404

§ Cúcuta: 5716190 y 5717985;

§ Medellín: 2518854 y 2518855, 5115218, 5113663

§ Manizales: 8847393 y 8847810 8808432.

Publíquese y Cúmplase,

LUIS GUILLERMO VÉLEZ CABRERA
Superintendente de Sociedades

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