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Cuando los auditores o revisores Fiscales deben examinar los saldoscontables que se reflejan a una determinada fecha en las cuentas auxiliares de los entes que poseen cuentas corrientes bancarias, siempre existirá la posibilidad de que el saldo que refleje la contabilidad en dicha cuenta auxiliar no sea el mismo que reporte en el extracto la respectiva entidad bancaria

En efecto, es posible que el saldo contable esté por encima o por debajo del saldo que refleja la entidad bancaria. Incluso, es posible que mientras el saldo en el extracto sea positivo, el saldo en la contabilidad sea negativo.

Este ultimo caso se originacuando el ente económico ha girado muchos cheques, los cuales se acreditan contablemente, pero por no haber sido cobrados efectivamente en el banco, es por eso que en el banco el saldo sigue siendo positivo mientras que en contabilidad el saldo es “negativo” y tal situación implica entones que en la contabilidad se deba reflejar, ya no un activo “cuentas bancarias” sino un pasivo denominado “sobregiro bancario”

 

La “doble contabilidad” que se puede esconder en los “sobregiros bancarios”

Cuando un auditor detecte en la contabilidad de un ente económico un pasivo como el que antes mencionamos (es decir, un pasivo por “sobregiro bancario” que en realidad se origina por la partida conciliatoria denominada “cheques girados pendientes de cobro”), es importante que se empiece a preguntar si quizás ese pasivo está sirviendo solo para disimular una posible “doble contabilidad”

En efecto, es necesario recordar que en los casos de los entes económicos que deciden hacerle juego a la ilegalidad llevando una doble contabilidad, la misma implica que los ingresos que no se facturan oficialmente terminan siendo ingresados a la corriente económica de la empresa mediante la figura de “pasivos”.

El más clásico de tales pasivos es el pasivo que se presenta en las contabilidades de sociedades y que se denomina “prestamos recibidos de socios”, pues en muchos casos se ha detectado que en realidad no fue ningún socio el que le hizo prestamos a la sociedad, sino que tal pasivo se alimenta con las “ventas de por debajo”.

Así las cosas, y como el mencionado pasivo irreal de “prestamos recibidos de socios” es una figura que ya es muy sospechosa ante las autoridades legales y tributarias como indicio de una posible “doble contabilidad” y una subsecuente “evasión fiscal”, algunos entes han encontrado otra forma de seguir manejando sus “ventas de por debajo” y las mismas quedan “camufladas” en el pasivo de “sobregiros bancarios”.

 

El abuso de la figura con los “cheques girados pendientes de cobro”

En efecto, el mecanismo que se utiliza es el de que una vez el ente económico que lleva dobel contabilidad gira alguno o varios cheques para cubrir los gastos del negocio, dichos cheques se acreditan en la cuenta contable de la contabilidad oficial denominada “bancos”, y se entiende que entonces el beneficiario de los cheques saldrá a hacerlo efectivo (ya sea mediante tener que ir la banco a cambiarlo en ventanilla, o mediante consignarlo en sus propias cuentas bancarias hasta que se haga el canje bancario, etc.)

Pero en realidad, antes de que el beneficiario del cheque salga de la oficina de la empresa que giró el cheque, se le dice que lo entregue a un funcionario “especial” el cual posee, en efectivo, el dinero de las “ventas de por debajo”. Es entonces con ese dinero en efectivo como le hacen el canje automático del valor del cheque. Y claro está, cuando llega el fin de mes, ninguna persona ha ido al banco a hacer efectivo el famoso “cheque girado” el cual entonces entra a engrosar la famosa partida conciliatoria de los “cheques girados pendientes de cobro”.

Esta figura se convierte en una figura muy difícil de detectar por cuanto todo auditor partiría de la buena fe de creer que cuando se enfrenta a la partida de los “cheques girados y pendientes de cobro”, y con la cual se formó el pasivo “sobregiro bancario”, son en verdad cheques que en efecto sí es posible que sigan “pendientes de cobro”. En efecto, es posible que un cheque girado pueda ser cobrado en bancos hasta 6 meses después de la fecha en que fue girado.

Pero nunca se iría a imaginar el auditor de que en realidad esos cheques girados hace mucho tiempo que dejaron de estar “pendientes de cobro” pues la misma empresa giradora fue quien los “cambió a efectivo” con los dineros de las “ventas de por debajo”.

Claro está, algún día el famoso cheque que figura como “pendiente de cobro” saldrá de dicha lista. Y como se logra eso?. La respuesta está en que si la empresa giradora misma lo recogió y cambió a efectivo, esa empresa giradora terminará algún díaconsignándolo en sus propias cuentas y allí dejará de quedar “pendiente de cobro” como lo indican las conciliaciones bancarias.

Por tanto, si el auditor llega a ver que se consigna en las cuentas de la empresa giradora algún cheque o cheques que fueron girados de esa misma cuenta (o de otra cuenta pero también perteneciente a la misma empresa), es importante que se empiece a cuestionar el por qué estará sucediendo tal situación.

El problema para detectar esa consignación de algún cheque que había sido primero girado por la misma empresa estriba en que en un mismo formato de consignación se pueden consignar múltiples cheques (los de los clientes y el famoso cheque girado por la empresa), y algunos formatos de consignación no dejan suficiente huella de cuales son los números de cheque y banco que identifican los respectivos cheques consignados

 

Habría también complicaciones con el reporte de información en medios magnéticos a la DIAN

Por último, es conveniente mencionar que si a diciembre 31 algún ente económico tiene reflejado contablemente un pasivo por “sobregiros bancarios” (sea este formado con cheques que en verdad sí están pendientes de cobro o con cheques que no estaban en verdad pendientes de cobro), pero al mismo tiempo el saldo en extracto es otro distinto (ya sea positivo o negativo), en ese caso la norma fiscal indica algo especial.

En efecto, el art.268 del ET (que aplica por igual tanto para los obligados a llevar contabilidad como para los que no) indica que el valor a llevar a la declaración de renta debe ser siempre el saldo del extracto (sí es positivo, como un activo; si es negativo, como un pasivo; para profundizar más sobre esto, puedes consultar uno de nuestros anteriores editoriales, e igualmente consultar la conferencia No 6 de nuestro producto “Aplicación y Gestión de los impuestos nacionales”)

De lo contrario, es decir, si se lleva a la declaración de renta un saldo de activo o pasivo que es solo contable pero que no sería fiscal (pues no es el del extracto) habría una gran complicación a la hora de reportarle a la DIAN la información exigida por el art.631 del ET y conocida como “reportes de información en medios magnéticos” pues en tales reportes se debe detallar quienes eran los beneficiarios de los pasivos fiscales a diciembre 31 llevados a la declaración de renta y también los saldos en bancos declarados entre los activos fiscales a dic.31 en la misma declaración.

Y si el pasivo declarado a diciembre 31 está formado justamente por que era un “sobregiro bancario” del tipo que analizamos en este editorial, surge entones la pregunta : Quién sería el beneficiario(s) de tal “pasivo”?. No se puede decir que sea “el banco xxx” de donde se giraron los cheques pues dicho banco no reportaría la respectiva “cuenta por cobrar”. Tampoco serían los “beneficiarios de los cheques” pues ellos ya no tienen tampoco para reportar ninguna “cuenta por cobrar”.

omo vemos, el estudio de los pasivos por parte de los auditores siempre requerirá de que saquen a relucir toda su capacidad de análisis para poder detectar situaciones tan reales como las que aquí se plantearon.

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