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Ya es cerca de la media noche, falta poco para terminar su trabajo, se encuentra en la oficina escribiendo las últimas líneas del análisis financiero de la empresa para la cual trabaja, y debe entregarlo mañana a primera hora.

Afuera llueve incesantemente y de repente se oye un trueno que lo hace estremecer de su silla. Inmediatamente se corta la energía por unos breves segundos, los cuales parecen una eternidad.

Al volver a restablecerse la energía, un desagradable escalofrió recorre su cuerpo, “¡Diablos! No había salvado”.

Para su fastidiosa sorpresa, usted no puede acceder a su disco duro, Opsss… el bajón de energía causó un daño en su disco; en definitiva hoy no es su día. Lo peor de todo, es que sólo tenía una copia del trabajo que llevaba meses preparando.

Además en ese computador estaban los presupuestos, flujos de caja, estados financieros y un sin número de documentos vitales. Horror! No es necesario conocer los rasgos de personalidad de su jefe para adivinar que su reacción ante el fatídico suceso no será la más amable al día siguiente.

Esta historia parece sacada de una novela de terror de Stephen King. Pero no es así. suele pasar, y sus variantes son muchas: se presenta un mismo tipo de documento con estilos dispares, usuarios con permisos de escritura que sobrescriben los documentos originales y los almacenan dañándolos (si trabajas en red), se envió por equivocación un documento de entrega al gerente y éste era sólo un borrador, pérdida de archivos por fallas del disco, una versión anterior de un documento es remplazada al copiarla sobre la ultima versión, por descuido un colega no muy hábil elimina una carpeta en donde se almacenaba toda su documentación, un virus informático corrompe sus archivos de trabajo, etc.

Todos estos casos tienen algo en común, que pueden ser evitados.

Debemos aprender no sólo a ver la situación, sino también a analizarla, para ir más allá de lo evidente y de este modo descubrir los posibles peligros o riesgos que pueden presentarse.

Con esto claro, tomar las medidas adecuadas que nos ayudarán a evitar futuros dolores de cabeza. Medidas que a la postre se traducirán en un manejo cuidadoso y sistemático de la información que manejamos en nuestro día a día.

A continuación, fruto de la experiencia en el tema, doy algunas recomendaciones al respecto:

• Uso de plantillas: es conveniente definir una serie de plantillas base para la realización de un mismo tipo de documento. Con esto ya se tiene predefinida la estructura en la que el contenido del documento se debe ajustar.

• Definición de estilos: usualmente los programas en los cuales se realiza la edición de textos permiten predefinir una página de estilos; se debe realizar esto con el fin que un mismo tipo de documento posea definida sus características de presentación de modo global, por ejemplo: tipo de letra, títulos, sangrado de los párrafos, colores, viñetas, borde y sombras de las tablas, etc.

• Privilegios de acceso: pueden ser de “sólo lectura” o de “escritura”. El primer tipo no permite realizar modificaciones, mientras que el segundo tipo sí. De este modo dependiendo del tipo de personas que tengan acceso a los documentos se deben o no habilitar este tipo de permisos, con el fin de evitar dolores de cabeza posteriores debido a pérdidas de la información o modificación por parte de personas no adecuadas.

• Control de versión del documento: durante las diferentes etapas del trabajo, cada documento atravesará por diferentes etapas: primero son creados, luego modificados y luego revisados. Por esto pueden existir en la empresa diferentes versiones de un documento circulando por ahí. Para evitar problemas es necesario administrar las versiones de cada documento. Entre la información requerida para el control de versiones del documento está el número de la versión, la fecha de la versión, el nombre del autor, la fecha de revisión, el nombre de la persona que revisó el documento. El control de versiones del documento puede hacerse de la forma más sencilla por medio de información en una tabla del mismo documento.

• Respaldo de la información: es importante recalcar la importancia de almacenar cada una de las versiones finales creadas, ya que en un futuro podrían requerirse. Por tanto se recomienda no escribir directamente sobre una versión directamente para crear otra versión, sino que trabaja sobre una copia para los cambios de una nueva versión y almacenar siempre una copia de la versión anterior en disco. De igual manera se recomienda realizar una copia de seguridad de su información cada vez que en medio magnético y en un lugar seguro, libre de fallas de hardware, libre de virus, libre de accesos indebidos de personas no autorizadas. Pregúntese que pasaría si en el momento menos pensado perdiera toda su información que almacena en su disco, si la respuesta lo alarma, no se preocupe, tome las medidas necesarias y haga las copias de respaldo para que su información y la de su empresa o clientes este siempre segura.

• Control de Calidad del documento: el trabajo de un contador es bastante delicado y debe ser sometido a revisión por parte de otras personas o colegas que lo aseguren, con el propósito de detectar y corregir los problemas que éste pudiera tener.

• Identifique el documento: El nombre del archivo es la forma más directa y rápida de encontrar un documento. Por tanto, es recomendable utilizar una nomenclatura que sea diciente, éste debe revelar el contenido del archivo sin necesidad de abrirlo.

Así mismo, se deben organizar estos archivos bajo una estructura de directorios que permita clasificar de modo coherente los diferentes tipos de documentos.

Por ejemplo: Tipo de documento + contenido + fecha

Hay un viejo adagio popular que dice: “Hombre prevenido vale por dos” y en el trabajo de un contador público esto es bien aplicable, así que “Soldado advertido no muere en guerra”.

¿Te ha pasado algún cacharro similar con tus documentos como el descrito al inicio de este artículo? Cuéntanos….

Carlos Arturo Tolstoganoff
Líder de Investigación y Desarrollo
actualicese.com

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