De acuerdo con lo indicado en las Resoluciones que emite la DIAN y de acuerdo con lo indicado en los artículos 623 a 631-1 del E.T en el transcurso del año gravable, dicha entidad en muchas oportunidades y debido al crecimiento constante del universo de reportantes modifica y solicita una serie de informaciones nuevas que deben ser presentadas en las fechas establecidas debiendo hacerlo con las especificaciones técnicas señaladas en dichas normas archivos en estándar XML, presentación virtual a través del portal de Internet de la DIAN, etc.

Quienes preparan esta información deben saber que los reportes son hechos a solicitud de la DIAN a todas las Entidades Financieras, todos los Notarios de Colombia, todas las Cámaras de Comercio, todos los Comisionistas de Bolsa, todos los tipógrafos elaboradores de Facturas de Venta y todas las Personas Naturales o Jurídicas (contribuyentes y no contribuyentes) que en el año inmediatamente anterior al gravable obtuvieron determinados Ingresos Brutos cuyo valor se establece en las resoluciones y en otros casos para quienes sean Grandes Contribuyentes sin importar el valor de sus ingresos o de su patrimonio, o bien quienes hubiesen actuado como agentes de Retención en la fuente a título de IVA, renta o timbre durante el periodo gravable.  

Por tal motivo se hace necesario tener claro cuál es la información por la que responde cada uno de estos informantes y la manera en que deben preparar y presentar dichos informes.

Es evidente que la información exógena se convirtió en el mejor medio de control impositivo por parte de la DIAN y además por los entes gubernamentales del orden nacional o territorial, al hacer el cruce de información y detectar con mucha facilidad a los omisos. Lo anterior implica una alta preparación y actualización por parte de los preparadores de la información contable, los organizadores de la información a reportar y finalmente de quienes tienen la obligación de hacer un reporte en el cual todo error es castigado con mucha severidad con las sanciones establecidas el Estatuto Tributario.