Tendencias Actuales de la Contabilidad – Claudia Arias
Por: Claudia Arias
Asistente Contable y Financiero del Departamento de Contaduría del Banco de la República.
Las opiniones y comentarios aquí expresados son de su exclusiva responsabilidad.
- I. INTRODUCCIÓN
La información se ha convertido en la herramienta principal para la toma de decisiones en los diferentes niveles organizacionales, pues es el motor que confiere dinamismo y apoyo a las estrategias corporativas. Toda organización, sin distingos, debe poseer sistemas eficientes y efectivos que se ajusten a las necesidades de los diferentes usuarios, evolucionando permanentemente ante los cambios de su entorno.
Es indudable que las tendencias actuales como la globalización, competitividad, tecnología cambiante y énfasis marcado en la atención al cliente, entre otros, señalan que la contabilidad tradicional no provee toda la información requerida por la alta gerencia, pues está orientada principalmente en la producción de estados financieros. La tecnología ha evolucionado velozmente solucionando eficientemente los problemas de registro contable que existían en el pasado, luego cabe preguntarse ¿Será que la tecnología desplazó el quehacer del contador?
Definitivamente No. Por el contrario, ahora tenemos más espacio para crear valor agregado a la información, y así contribuir con los objetivos institucionales de los Banco Centrales.
La misión principal del proceso contable – a cargo de las áreas contables – es la de suministrar información cuantitativa que responda a las necesidades de los distintos usuarios y los asista en el proceso de toma de decisiones, esto es con oportunidad, calidad, y cumplimiento de las expectativas de cada persona usuaria, en su respectivo cargo, y en beneficio de la Institución.
Es claro entonces, que la información cuantitativa no se limita solamente a los datos financieros o de valores monetarios, sino que debe complementarse con información no financiera y estructurada desde diferentes perspectivas. Por esto la adopción de nuevos desarrollos la está liderando personas a quienes la industria de la información suele menospreciar: los contadores.
Esta ponencia pretende mostrar, desde una perspectiva práctica más que teórica, la aplicación que el Banco de la República ha dado a su proceso contable, de nuevos desarrollos o tendencias, que en el ámbito internacional se vienen utilizando desde hace algún tiempo, como son la Contabilidad Desmaterializada o Contabilidad sin Registro, Contabilidad Matricial o Multidimensional, Contabilidad de Valores no Monetarios y, Contabilidad del Servicio, entre otros, haciendo especial énfasis en la contabilidad de costos basada en actividades.
La ponencia tiene también como objetivo, sembrar en los responsables de las áreas contables de los bancos centrales, algunas inquietudes que inviten a reflexionar acerca de la manera como estamos actuando frente a las responsabilidades que como profesionales de está disciplina tenemos y como parte integrante de los bancos centrales. Esto permite, como lo indican Kaplan y Cooper, que el proceso contable pase de tener una función de informador pasivo del pasado, a tener una función proactiva en el futuro.
II. ADOPCIÓN DE NUEVOS DESARROLLOS EN EL PROCESO CONTABLE DEL BANCO DE LA REPÚBLICA
Tal como lo mencionamos en las líneas introductorias, en este capítulo se exponen algunos desarrollos que se han implementado o que se encuentran en etapa de estudio y de evaluación, mostrando los usos que le han dado los diferentes actores de la información.
• Contabilidad desmaterializada, o contabilidad sin registro.
Uno de los paradigmas de la contabilidad y de la auditoria, que por fortuna ha evolucionado favorablemente, era suponer que los registros contables tenían que ser físicos, es decir en papel.
Actualmente, con los avances tecnológicos, es sencillo entender que pueden existir registros que no están en papel aunque siguen siendo físicos, este es el caso de los registros electrónicos. Ello trae como consecuencia ventajas relacionadas con optimización de recursos, tanto físicos (papel, impresoras, instalaciones para su conservación, etc.) como humanos por cuanto las actividades necesarias para la elaboración y auditoria de la contabilidad, ya no se basan en documentos físicos, sino que es electrónica y en línea. Así pues, los registros electrónicos y en línea, requieren un cambio cultural por parte de los actores al elaborar y analizar la contabilidad.
El sistema de información contable (SIC) utilizado desde comienzos de 1999, es una herramienta que permite manejar en forma integral todo el proceso contable con criterios de oportunidad, consistencia, seguridad y flexibilidad. A través de este sistema se implementó su contabilidad electrónica. Este dispone de una herramienta dinámica y flexible, denominada “Codificador Inteligente” que permite la integración electrónica a la contabilidad de los hechos económicos provenientes de las demás aplicaciones corporativas. Este sistema convierte automáticamente los datos de entrada definidos para cada tipo de transacción en registros contables electrónicos. El SIC contempla las siguientes etapas básicas para la generación de la información contable:
- Reporte de hechos económicos a la contabilidad (entradas)
Las diversas aplicaciones corporativas reportan a la contabilidad en forma electrónica los hechos económicos acompañados de unos datos básicos de entrada, para producir los registros contables.
Estos hechos económicos tienen como soporte los documentos debidamente autorizados por los funcionarios competentes, o los registros electrónicos, según sea el caso.
Una vez dispone el SIC de los datos de entrada, dispara un proceso de monitoreo o seguimiento, que revisa la consistencia de los datos y las estadísticas de operación, esto es, quién generó el proceso, quien lo aprobó, en que fecha y hora, desde que terminal, etc.
Con esta validación se conoce cómo están enviando las diferentes dependencias y sucursales la información contenida en los hechos económicos. En esta fase, los hechos económicos reportados a la contabilidad se encuentran validados y listos para ser contabilizados.
- Procesamiento de datos.
Esta etapa consiste en ejecutar centralizadamente una serie de pasos lógicos con el fin de que los datos reportados (hechos económicos) en la fase anterior, se conviertan en la información contable requerida por los distintos usuarios. A partir de este concepto, el codificador inteligente del SIC recorre los registros de entrada, consulta los esquemas contables definidos para cada transacción, valida la información (esquemas contables, cuentas, parámetros, igualdad contable, etc.) y genera de manera automática y en línea la información contable. En esta fase se genera por cada hecho económico el correspondiente comprobante de contabilidad electrónico, afectando simultáneamente las cuentas respectivas.
De esta forma, los comprobantes de contabilidad que produce el SIC son electrónicos, y por lo tanto, son los originales, los cuales contienen las claves de las personas que intervienen en el proceso de generación y aprobación del hecho económico que origina el registro contable.
- Utilización de la información (salidas).
La última etapa del proceso contable consiste en utilizar la información para cumplir con los objetivos planteados, según las necesidades de cada usuario interno y externo, para lo cual el SIC provee consultas en línea y la posibilidad de generar e imprimir reportes, que incluyen entre otros los comprobantes y libros de contabilidad.
1. Contabilidad matricial o contabilidad multidimensional.
Los diferentes usuarios requieren de diferentes perspectivas o dimensiones en la información, que no es posible suministrar bajo el solo concepto de la partida doble. El Banco de la República adoptó, hace casi un lustro, el concepto de contabilidad matricial o multidimensional, la cual brinda mayor y mejor información a los diferentes usuarios… Es así como se han implementado desarrollos tales como el esquema multimonedas, estructuras múltiples y el modelo de parámetros, los cuales describimos a continuación:
- El esquema multimonedas cuya operación y control es totalmente automatizado, consiste en que cada una de las transacciones que entran al proceso contable es identificada con un origen monetario, y a través de una tasa de cambio específica se calcula el valor de la transacción en su equivalencia monetaria.
Cada cuenta almacena saldos iniciales, finales y sus movimientos por origen monetario.
Es así como, para cada cuenta, el modelo implementado permite conocer saldos y movimientos en la moneda origen (dólares euros, yenes, degs, etc.) y sus equivalencias en dólares americanos (moneda patrón) y en la moneda local.
Este modelo evita los procesos extracontables que se utilizaban para determinar las equivalencias de diversos orígenes monetarios, que normalmente se realizaban por fuera de la contabilidad y/o a través de cuentas de orden. Además ofrece para cada tipo de consulta o reporte los orígenes monetarios y sus equivalencias que requieran los usuarios.
- Estructuras múltiples. La contabilidad en una entidad se organiza con base en una estructura básica (plan de cuentas), y generalmente está orientada a suplir las necesidades de información de unos determinados usuarios. Sin embargo, es muy frecuente que se presenten necesidades de ésta misma información pero agrupada por diversos criterios, para cumplir con propósitos específicos de análisis interno o para atender requerimientos de agentes externos.
La manera de solucionar eficientemente estos problemas, consiste en que a partir de la estructura básica (plan de cuentas), se diseñan las estructuras que se requieran para agrupar o presentar la información contable, a través de asociaciones de cuentas entre la estructura base y las estructuras con fines especiales. Se trata entonces de extractar automáticamente y en línea de la fuente oficial, información estructurada por criterios específicos, sin tener que manipularla extracontablemente y sin incurrir en costosos procesos manuales.
Las estructuras múltiples tienen diversas aplicaciones en el Banco de la República, como son el balance monetario, el cual se toma fielmente de la contabilidad pero su presentación (agrupación) cambia frente a los estados financieros básicos; los estados financieros para la contabilidad pública; los estados financieros de un segmento, etc.
- Modelo de parámetros. Tanto los usuarios de la información contable como los contadores, estamos acostumbrados a registrar los hechos económicos por el sistema de partida doble, así como utilizar una estructura de plan contable en forma jerárquica. Estos modelos aunque muy creativos y utilizados por cerca de cinco siglos, crean serias limitaciones al proceso contable, al no permitir reflejar la información por diversos criterios, además de generar un aumento injustificado del volumen de registros y de cuentas contables.
No se trata entonces de abandonar el sistema de partida doble, sino de complementarlo con el concepto de matrices contables, con el ánimo de que cada cuenta (según las necesidades de cada usuario o criterios) almacene a través de parámetros, saldos y movimientos, sin crear cuentas adicionales.
Con el fin de entender mejor este esquema, ilustramos a continuación mediante un ejemplo el registro contable por los dos métodos: a) sistema de partida doble, y b) sistema de contabilidad matricial (parámetros). Para ello supongamos el otorgamiento de créditos, que requieren revelarse en la contabilidad con los siguientes criterios i) riesgo crediticio, ii) sectorización económica, iii) línea de crédito e iv) intermediario financiero.
A) Sistema de partida doble:
Aunque el sistema de partida doble permitió, para este caso, reflejar en la contabilidad el crédito interno por los criterios requeridos, presenta los siguientes inconvenientes: i) por cada criterio es necesario crear subcuentas adicionales generando en algunos casos volúmenes altos de las mismas. ii) Dado que el plan de cuentas es jerárquico, no es posible conocer directamente el monto total, por ejemplo de una determinada línea de crédito. Así, habría que sumar manualmente los apoyos de liquidez que se registran bajo la cuenta 1401 “Riesgo Normal” y los acumulados bajo las cuentas 1402 “Riesgo Aceptable”. Igual sucede a nivel de los intermediarios financieros.
B) Sistema multidimensional:
Este sistema se basa en una matriz, donde las filas representan las cuentas y las columnas los parámetros (criterios) asociados a cada una de ellas. De esta manera con un solo registro, cada cuenta almacena los criterios requeridos, los cuales se pueden consultar, según las necesidades.
- Contabilidad del Servicio
Un nuevo enfoque que pasa de la atención exclusiva de la preparación de estados financieros, a la atención y servicio a los clientes, a través de entregar información cada vez con mayor valor agregado.
Es incuestionable que todo tipo de organizaciones – incluidos los bancos centrales – necesitan además de la información financiera, información no financiera (contabilidad de valores no monetarios) para medir el desempeño y aumentar la productividad en sus procesos.
Por la importancia de este tema, en el capítulo siguiente se describen los aspectos conceptuales y prácticos sobre un sistema de gestión de costos, basado en el método ABC.
III. SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS BASADO EN LA METODOLOGÍA ABC (Activity Based Costing)
Introducción
Hoy por hoy las organizaciones y para nuestro caso los bancos centrales, requieren contar con información sobre los costos de los servicios de apoyo y finales que presta interna y externamente.
En este sentido y como hemos mencionado antes, la mayoría de los contadores se aferran a prácticas que fueron exitosas en el pasado pero que hoy no son eficaces, y no agregan valor a las organizaciones. Aunque los casos abundan por mencionar algo ya hablamos de la contabilidad, pero ahora nos atañe el tema de costos. Pocos quieren abandonar el costeo de servicios y productos basados en el simple análisis de la mano de obra, costos indirectos.
Todavía existen sectores en que se desconoce la diferencia entre “análisis de costos” (de naturaleza marcadamente económica), “contabilidad de costos” (una práctica obsoleta y ya descontinuada) y la “contabilidad gerencial” (necesariamente de enfoque estratégico).
Ahora más que nunca la contabilidad gerencial es un instrumento que une los componentes de calidad, costo y tiempo y se centra en la generación de valor. Atrás quedaron los esquemas que solamente analizan utilidades o rentabilidad.
En esta búsqueda de métodos eficientes para la administración de los costos de las entidades bancarias se ha encontrado el Sistema ABC, que se constituye en una herramienta estratégica y flexible de ayuda a la toma de decisiones.
Aunque es escasa la tradición de la contabilidad de gestión en las empresas bancarias, existe, desde hace unos cinco años, una tendencia cada vez más importante a utilizar el método de gestión de costos ABC en bancos y en servicios, puesto que los métodos tradicionales no han dado respuesta a sus necesidades. El ABC no da respuesta a los problemas complejos de la gestión bancaria, pero ayuda a la toma de decisiones estratégicas en las instituciones bancarias.
Qué es la contabilidad de gestión-contabilidad de costos?
Es un sistema que se enmarca dentro de los que entendemos como componentes contables de la información para la gestión, ya que todos ellos suministran información útil y relevante para la gestión como son: la contabilidad de dirección estratégica, la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión.
La contabilidad de costos en un banco central es aquella que analiza los procesos internos, con el fin de suministrar los flujos de información más adecuados para el establecimiento de toma óptima de escisión. Para ello debe basarse en:
- Un análisis técnico completo del proceso interno de la entidad
- Las particularidades específicas de un banco central, destacando en todo momento la función macroeconómica que tiene.
- Las necesidades de flujos de información que la entidad pretenda.
- Las posibilidades tanto financieras como técnicas en obtener dicha información.
El método ABC está diseñado para entender el desempeño económico de una organización y son los gerentes los responsables del desempeño y no propiamente los contadores. Pero es justamente la combinación de la perspectiva financiera con la no financiera la que ofrece la mayor oportunidad para el cambio.
Es normal que los gerentes no discutan lo que hacen con los resultados del análisis de su negocio porque las acciones a tomar son estratégicas. El sistema no tiene por objetivo reducir el tamaño de las organizaciones, sino constituirse en una herramienta diseñada para dar soporte al crecimiento.
Justificación del Sistema ABC en un Banco Central
La actividad de un banco central contempla grandes aspectos como son la gestión del flujo de dinero y la prestación de servicios al sistema financiero. Generalmente existe un menú de tarifas asociado a estos servicios, el cual necesariamente debe estar apoyado en una estructura moderna de costos, que revele el costo de los servicios, pero también cómo y en qué se consumieron los recursos para prestar un servicio final.
El sistema ABC está diseñado para brindar información a los directores o gerentes del banco central y para ayudarlos a gerenciar su negocio de una manera continua, es por esto que el uso eficiente y efectivo de los recursos es imperativo. Lo que provee el ABC es nueva información interna que conjuga lo operativo con lo financiero al detalle requerido para que los gerentes tomen decisiones. Para algunos casos decidir solamente con las cifras de la contabilidad, sin información ABC es riesgoso.
El método ABC, conceptos básicos
Aunque en este documento no se pretende explicar a detalle el método de Costeo Basado en actividades, a continuación se describen los principios sobre los cuales está basado el ABC:
ABC que en español significa Costeo basado en Actividades, es una metodología para asignar los costos y gastos de una organización.
La metodología ABC se basa en el hecho de que una empresa para producir productos o servicios se requiere realizar actividades las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (servicios, productos, clientes, etc.) que demandan dichas actividades.
El alcance completo de ABC incluye las actividades de todos los procesos principales de una organización; sin embargo se puede iniciar con algunas de ellas y paulatinamente incorporar el resto.
Una actividad es una unidad de trabajo en una organización, y por esto consume recursos.
Un objeto de costo es un factor que determina la carga de trabajo y el esfuerzo necesario de una actividad así como los recursos que se necesitan. Son los objetos sobre los cuales se desea repartir los costos indirectos de la empresa. Los objetos de costo pueden ser productos, servicios, clientes.
Los direccionadores de costos son los factores que determinan la carga de trabajo que requiere cierta actividad.
Aspectos importantes para implementar ABC
Algunos de los aspectos importantes para evaluar si se justifica implementar un sistema ABC son:
- Sistemas transaccionales funcionando adecuadamente
- Sistema de costeo funcionando adecuadamente
- Importancia significativa de los gastos indirectos
- Alta diversidad en cuanto a servicios y clientes
Cómo se organiza un proyecto de ABC?
Si bien la implantación de un sistema ABC representa una gran oportunidad, este tipo de proyectos conlleva un alto grado de dificultad y riesgo. Para asegurar que el trabajo y los recursos asignados al proyecto redunden en resultados positivos es necesario realizar al inicio ciertas actividades importantes en el ámbito de la alta gerencia.
Las actividades preliminares dentro de la organización inicial de un proyecto de esta magnitud son:
1. La designación de un comité directivo base del proyecto.
2. La designación del comité técnico del proyecto.
3. La designación de un grupo de trabajo.
4. Capacitación a estos grupos en la técnica ABC y metodologías requeridas para la implantación.
Definición del alcance y enfoque del proyecto
Alcance
Una vez se obtiene el apoyo e involucramiento de la alta dirección y las áreas cubiertas, el siguiente paso es validar el alcance y enfoque del proyecto ABC previsto inicialmente., Es decir el número de dependencias o departamentos.
La definición del alcance del proyecto también considera cuáles son los servicios finales a costear.
Enfoque
La definición del enfoque consiste en establecer la forma en que se pretende llevar a cabo la implantación del sistema en términos del grado de integración, la periodicidad y el uso que se hará de la información que suministre.
Aunque normalmente hay tres opciones de implantación que son: proyecto piloto, implantación permanente e implantación totalmente integrada, lo ideal es que se lleven a cabo las tres pero en forma progresiva.
Diseño e implantación del sistema
Una vez se define el enfoque y alcance del proyecto y organizados y capacitados los equipos de trabajo y el personal de las área cubiertas, se debe proceder al diseño de los modelos de actividades de cada una de las áreas, en los cuales se identificaron conjuntamente los recursos, actividades, productos o servicios (objetos de costos), drivers y clientes.
Paralelo al diseño de los modelos de actividades se debe iniciar el análisis de las fuentes de datos tanto financieros como operativos que alimentarán el sistema y el proceso de selección y adquisición del aplicativo en el que se construirá el modelo y se correrá el sistema. Una vez finalizado este trabajo, deben desarrollarse los Manuales de Administración del Sistema, el Manual de Administración del modelo y un aplicativo seleccionado para su compra.
Sobre el aplicativo se debe construir el modelo computacional y empezar a correrlo con los datos de tiempos y operativos que diligencien cada una de las áreas involucradas.
Bibliografía
- Capital intelectual. Contabilidad del conocimiento. Samuel Alberto Mantilla B.
Asociación Colombiana de Costos y Contabilidad Directiva. Segunda edición. Septiembre de 2000.
- Cuaderno de Contabilidad No. 6. “Entorno internacional de la Contabilidad Gerencial”. Universidad Javeriana. 1999. Segunda edición. Primera edición. 1999.
- Coste y Efecto. Cómo usar el ABC, el ABM y el ABB para mejorar la gestión, los procesos y la rentabilidad. Robert S. Kaplan y Robin Cooper. Gestión 2000.
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