[Tips] Contadores y Auditores, a la hora de manejar Excel tengan en cuenta…

Primero que todo, la presión del día a día no permite que el profesional se enfoque o preste atención 100% cuando se trata de abrir su mente a nuevas cosas como Excel. Desafortunadamente el Contador se acostumbró a estar apagando incendios en lugar de prevenirlos, pues esta prevención supone un esfuerzo adicional después de apagar uno de estos y muy pocos están dispuestos a asumir más de lo que mínimamente les toca y esto es muy triste porque no fomenta la proactividad.

Aprovecho para compartir uno de los proverbios que Lao-Tsé escribió en el Tao-Te-King:

Que te haya tocado “trasnocharte” días sacando adelante un primer informe pasa, pero que el año siguiente te toque el mismo rollo no hay derecho. (Como por ejemplo esa famosa encuesta anual manufacturera que pide el Dane en Colombia). La prevención, la logística, la organización, implementación de nuevas técnicas, recuerde que fueron las metodologías lo que hicieron que pueblos enteros como los griegos lograran ese desarrollo tan tremendo que comparados con otras de las culturas ya iban siglos enteros de ventaja. ¿Sabía que el griego Eratóstenes ya sabía cuanto medía la circunferencia de la tierra solo con el ángulo de la sombra que proyectaba un poste en dos ciudades a la misma hora?

Otro gran inconveniente de algunos es que se evidencian problemas en comprensión de lectura o falta de atención. Muchas veces la computadora te está informando mediante un mensaje emergente y no se le presta atención a dichos mensajes y se van presionando botones “a la loca”. Y es peor si un software es en inglés y el usuario no tiene bases lingüísticas con lo cual todavía… ¡Peor!

También cabe resaltar aquellos profesionales que se acostumbraron a un asistente que les haga hasta los más mínimos cambios a un cuadro en Excel. Conocí áreas (Presupuesto puede ser una de ellas) en las cuales solo por sostener la misma se crea la imagen de la importancia y necesidad de personas a cargo y no están dispuestas a soltar “su hueso” ni aceptar metodologías revolucionarias como las que brinda Excel, porque supone perder el trabajo, o perder sus asistentes (¡O que su asistente termine reemplazándolo/a!). Por eso es que la modalidad de ‘outsourcing’ ha tenido tanto éxito, pues esta demuestra que lo que antes hacían veinte lo pueden hacer cinco. Y esto no es ser Fascista (Facho, dice el vox-populi), es ser eficiente en procesos.

La falta de pro actividad es otro gran enemigo del Excel. Solo usted tiene el poder de generar el cambio, no el Gurú de Excel de su oficina. No le “tire” todo el trabajo, hágalo usted, así se demore, las nuevas técnicas aprendidas las irá aplicando en el resto de sus actividades. Incremente su potencial. Usted no es menos que el Gurú o Senseí de Excel de su empresa (si lo hay), usted también puede serlo. En primera instancia su organización pareciera ser la beneficiada, pero en realidad es usted quien se beneficia pues mejora su desempeño profesional, acrecienta sus técnicas, habilidades y talentos y poco a poco lo va haciendo un empleado querido, preferido y especial.

He tenido la fortuna de conocer damitas contadoras (profesionales muy jóvenes) con excelente nivel en Excel, lo cual es para que los caballeros prendan las alarmas y se pongan las pilas, porque “tras” de que la profesión se la han tomado las mujeres comienzan a demostrar muchísima mas proactividad y la abnegación propia de su género con la profesión.

Otra recomendación es el uso de los atajos del teclado; incluso puede ser desesperante un usuario lento con el teclado (chuzógrafo, se dice popularmente en Colombia) y adicto al uso del mouse. Windows tiene una cantidad suficiente de “Short-Cuts” (atajos de teclado), los cuales incrementan tremendamente el rendimiento comparado contra no usarlos. Se ve que estas tecnologías que vienen del norte, países en donde se va a hacer dinero, a bajar costos, tienen implementadas estas técnicas que te hacen ser dos y tres veces mas rápido que un usuario que para todo usa el ratón del computador.

Otra es: Valide todo lo que haga, es decir, verifique. Por ejemplo, la primera vez que apliqué (hace como 15 años) la fórmula Sumar. Sí, formula que suma todo lo que cumple cierta condición, cometí la brutalidad de que además de señalar ciertas filas que necesitaba con unas “x”, me dio por marcar otras (en la misma columna) con unos asteriscos. Cuando le di sumar. Si todas las “x”, me aparecieron además sumadas todas aquellas que también tenían los asteriscos y por apresurado presenté el informe así que quedé como “un reverendo” zapato, además de que fuí objeto de una buena reprimenda “por ponerme a inventar”. Esto me sucedió porque desconocía que el asterisco actúa como un comodín. En los archivos planos los asteriscos suponen cierta dificultad a la hora de eliminarlos. Afortunadamente la reprimenda no reprimió mi espiritú investigativo de seguir indagando, claro que comencé a ser mas cauto antes de entregar el pruducto de mi trabajo a su destinatario, cuidando que todo estuviera bien calculado.

Por último, solo me resta decir que sin voluntad de querer hacer las cosas ni siquiera es suficiente, se necesita ser capaz de hacerlo, de dar el primer paso, como dice el comercial de Johnny Walker, la reconocida marca de Whisky.

En los tiempos de crisis es que nos damos cuenta cuántos somos y cuántos quedamos, así que, no desdeñe el humilde Excel, pues siempre ha tenido un excelente aliado oculto en su computadora desde hace muchos años y no nos hemos preocupado por profundizar en él. Nunca es tarde para aprender, hazlo ya, no tienes que pagar, comienza entrando a Excel Maquial y uniéndote también a nuestro grupo de Excel en Facebook.

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11 Comentarios »

Hugo Pinzón Navarro - Martes 19 de Mayo de 2009 a las 4:47 pm

Alejandro, que buen texto! Aunque día a día mas contadores van entrando en la onda del uso de excel para ser mas eficientes, no faltan aquellos que por estar apagando inciendios, no tienen tiempo para implementar informes en excel, pues no hay que negarlo: implementar un informe en excel a base de fórmulas avanzadas, tablas dinámicas, macros, conexiones con bases de datos, etc., demanda mucho mas tiempo que hacerlo de la forma tradicional, pero una vez implementado, el próximo informe puede incluso no tomar mas de 20 segundos. Genial por los colegas que aprovechan Excel al máximo.

Responder a Hugo Pinzón Navarro

PATRICIA - Miércoles 20 de Mayo de 2009 a las 5:56 am

Buenos dias alejandro:

Excelente aporte, pero me inscribi en la pagina pero al iniciar me dice usuario denegado, su cuenta ha sido bloqueada que hago

gracias por tu pronta respuesta

Responder a PATRICIA

Alejandro - Miércoles 20 de Mayo de 2009 a las 7:05 am

Hola Patricia,

El proceso de registro es muy sencillo, aprovecho para indicar que la intención del mismo es saber cuantos miembros o invitados estan conectados en cierto momento.

Solo te pide tu nombre, un nombre de usuario, contraseña y un email. Una vez registres los datos, cierra la pagina de Excel Maquial, abre tu correo, revisa la bandeja de correo. Si no ves el correo de Excel maquial, revisa la bandeja de correo NO deseado, pues como nunca se te ha escrito, es normal que todos los correos no solicitados se consideren Spam. Entonces, abres el correo de Excel Maquial, y haces click en el enlace que te está suministrando. Si el enlace no esta activo, debes de darle al boton “Mostrar Contenido” o “Marcar como seguro” como es el caso de Hotmail. Haces click en el enlace y al hacer click, se abrirá en una nueva ventana, la pagina de Excel Maquial, con lo cual se habrá verificado que eres Tú, quien está conectada/o y no otro usuario. Acto seguido en la zona de la izquierda, das tu nombre de usuario y password, y click en iniciar sesion. Cuando lo hagas veras que apareceran otros enlaces tales como “Formulación”, “Control de Contenido”, etc.

Cordial Saludo,

Alejandro Quiceno.

Pd: no olviden entrar a Excel Maquial en Facebook, alli hay mucha mas cantidad de información, este es el enlace:

http://www.facebook.com/topic.php?topic=8766&uid=12125089437#/group.php?gid=12125089437

Responder a Alejandro

Dagoberto Gonzalez D. - Miércoles 20 de Mayo de 2009 a las 10:06 am

Bienvenida,esta oportunidad para hacer mas relevantes todos los ejercicios que se puedan efectuar con excel.

agradezco que esto haya sucedido.

Ud.s muy amables alñ compartir esta informacion.

Dagonberto Gonzalez .

Contador USC.

Responder a Dagoberto Gonzalez D.

DIANIS BRACHO - Miércoles 20 de Mayo de 2009 a las 9:32 pm

Hola Alejandro!!

Desde Maicao – La Guajira, en nombre del grupo de contadores a los cuales capacitaste, Mil felicidades por todo el crecimiento personal que has tenido y por el buen aporte que le haces a la comunidad!! Esperamos otra oportunidad de tenerte entre nosotros aprendiendo un poco mas de ti! Sigue cosechando exitos, Llegarás muy lejos!

Responder a DIANIS BRACHO

Alejandro Quiceno - Jueves 21 de Mayo de 2009 a las 6:22 am

Estimada Dianis,

Tu mensaje me llena de satisfacción sabiendo que viene de Tí, que tambien propendes por elevar el nivel de nuestra profesión en nuestro hermoso Caribe Colombiano.

Saludes a todos

Responder a Alejandro Quiceno

edinson diaz - Domingo 7 de Junio de 2009 a las 5:23 am

Felicitaciones alejandro por el gran trabajo que estas desarrollando en pos del crecimiento personal de los contadores públicos. Un abrazo.

Responder a edinson diaz

marta masis - Martes 23 de Junio de 2009 a las 5:30 pm

Estoy comenzando a leer estos articulos y me parecen excelentes. Gracias a Dios hay personas que comparten sus conocimientos y experiencias. Muchas gracias

Responder a marta masis

Yeison Castellanos - Viernes 26 de Junio de 2009 a las 4:13 pm

alejandro, me entere de esta pagina y de verdad que me ha parecido muy buena, he mirado detenidamente algunos de los ejemplos que pones y de verdad que son muy bien explicados

felicitaciones

Responder a Yeison Castellanos

madeley ramos - Jueves 18 de Marzo de 2010 a las 12:41 pm

Hola
he leido sobre sus comentarios, me parecen muy buenos, pero me gustaria saber sobre como crear un sistema contable en excel desde lo basico, no he encontrado ningun libro, se manejar el programa de excel , lo que no se es como relacionarlo con la contabilidad, me gustaria que me ayudes.
gracias.

Responder a madeley ramos

alejandro quiceno - Lunes 30 de Agosto de 2010 a las 2:36 pm

Hola Madeley,

Para responder tu pregunta, puedes montar una pequeña contabilidad a partir de los registros en libro diario y que, mediante funciones matriciales, acumules los saldos en tu libro mayor, y de la misma forma, montar el balance, el pyg, y cuanto reporte haga falta. Es una de tantas maneras de trabajar el tema con la ayuda de Excel.

El archivo lo puedes descargar de aqui:

http://www.4shared.com/file/TD7rcBaR/ContabilidadPequeoNegocio.html

Si el enlace no funciona, porfavor cópialo y pégalo en una nueva sesión de tu navegador.

Te cuento tambien, que un colega nuestro tiene un software contable hecho en Excel, el cual si mal no estoy regala para quienes toman su seminario de Excel Avanzado.

Puedes ubicarlos en

gyaserviciosyconsultoria@gmail.com

Cordial saludo !!

Responder a alejandro quiceno

[Tips] Contadores y Auditores, a la hora de manejar Excel tengan en cuenta…

Aprovechamos nuestro dialogo con un hombre como Alejandro Quiceno, experto en manejo de Excel, para que nos contara algunos tips que deben ser tenidos en cuenta a la hora de manejar esta poderosa herramienta y esto fue lo que nos contó.

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