[Entrevista] Excel Maquial, una comunidad alrededor del Excel aplicado al día a día contable

Por: actualicese.com

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Publicado: 19 de mayo de 2009

Excel es una herramienta poderosa que a diario puede entregar excelentes resultados. “Pienso que la única forma en la cual el Contador Público puede escapar a la crisis es con la ayuda del Excel, prácticamente pone todo en sus manos para facilitar las tareas”, afirma Alejandro Quiceno.

Alejandro Quiceno se define como un fanático de Excel que ha trabajado muchos años en áreas contables, pero que de un tiempo para acá comparte sus conocimientos con la comunidad de Contadores y Auditores de habla hispana. Excel Maquial es el nombre de su primogénito. Aquí está su historia.

¿Qué es Excel Maquial?
Es un sitio web que se dedica a enseñar gratis mediante auto aprendizaje a los Contadores y a los Auditores Excel intermedio y avanzado. El sitio contiene archivos hechos directamente en Excel, de tal manera que el usuario puede constatar que lo que se le está explicando funciona, pues lo esta viendo operar, por lo cual es verdadero.

Es mucho mejor que ver un tutorial de esos que luego toca “hacerlo por uno mismo”, pues a diferencia de eso, estas viendo los temas hechos de una vez en Excel, al punto que incluso puedes copiar y pegar los ejemplos en tus propios archivos Excel. Esto es importante porque significa que te estas ahorrando la parte procedimental del desarrollo de un ejercicio. Viendo directamente de un ejemplo en Excel es que aprendes rápidamente.

¿Como nace la idea de www.excelmaquial.com?
Fue la respuesta a la presión que se ejerce sobre las actividades diarias que realizan todos los profesionales que de alguna manera terminan apoyándose en la hoja de cálculo Excel, particularmente dirigida hacia Contadores y Auditores, profesionales que trabajan sin distingo de horas ni de días, dado que las tareas deben de evacuarlas en el menor tiempo posible.

La historia es prolija en ejemplos en los cuales los aspectos metodológicos fueron la clave a través de la cual el hombre del conocimiento dominó las adversidades y es mi deseo compartir este know-how con la comunidad contable, administrativa y económica.

Excel Maquial fue un acto creativo puro generado por un impulso altruista de enseñar, difundir y crear una comunidad en torno al Excel aplicado al día a día contable. Inicialmente Excel Máquial se crea para colocar GRATIS en Internet mi Curso de Excel Avanzado para Contadores, el cual anteriormente distribuía (con costo) en Cd, el cual estaba construido en un archivo escrito directamente en Excel. Dado que el archivo era muy grande, el contenido del Cd se fragmentó en varios archivos y se colocaron en mi Web, divididos por temas.

Estos temas fueron escritos por mí y son el resultado de traducir de inglés a español, artículos relacionados con cada uno de los temas tratados y que se consiguen en diversas webs en inglés de Excel. En los archivos se cita la fuente y se indica como llegar a la misma.

Por ejemplo, en mi opinión el tema de fórmulas matriciales es explicado excelentemente por Chip Pearson en su web y esta página la traduje íntegramente y la monté de una vez en Excel, de tal manera que se puede constatar como funciona una fórmula matricial. Además de eso, enriquezco los temas con más ejemplos de la vida real, traídos de la experiencia que ya acumulo o de otras webs. De esta manera se salva la barrera idiomática y aun de conectividad, pues los archivos se pueden descargar y reenviar como archivo adjunto por email a todo aquel que lo necesite, transportar en una memoria USB o tener en la computadora para estudiar o para consulta en cualquier momento.

¿Cómo llega www.excelmaquial.com a la web?
Una vez que tenía el producto para nutrir el target (los archivos del Cd de Excel para la comunidad de Contadores y Auditores) y haber adquirido el hosting y el dominio, me puse en la labor de construir la página web. Si bien se crear blogs y páginas web sencillas, me volví a encontrar en Internet después de muchos años con mi viejo amigo James Eduard Espitia Coronado, Contador e Ingeniero de Sistemas, (Por supuesto experto en Excel VBA) quien se encontraba estudiando Ingeniería de Sistemas en España y tenía cierto tiempo libre, así que le compartí el proyecto y le propuse que me ayudara con la Web, a lo que afortunadamente accedió.

Nos quedó sencilla pero funcional, y por el momento la queremos así. De tal manera que si bien he hecho mucho, parte de mi conocimiento se lo debo a James quien ha tenido la paciencia de explicarme y enseñarme muchas cosas y al igual que yo comparte la visión de dar para recibir, el cual es un poderoso principio que se manifiesta en todo el universo. Cuando la idea no se corrompe por el interés o el ánimo de lucro, entregas un producto sincero, honesto y por lo tanto realizado con un profundo amor al prójimo y prueba de ello es que se entrega sin esperar ninguna contraprestación.

¿Por qué decide colocar esta información gratis en Internet?
El Contador es un profesional que usualmente trabaja bajo presión. Con cada vez menos tiempo para si mismo y su familia, competencia (incluso desleal) y para colmo de males, actualmente con una economía en crisis. Esto no es justo. Pienso que la única forma en la cual el contador puede escapar (en parte) de eso es con la ayuda del Excel, ya que con la ayuda de Excel es posible hacer tareas de diversa índole, muchas cosas demasiado rápido y esto por supuesto tiene como consecuencia que es posible aumentar el rendimiento, y con ello la carpintería se reduce significativamente, con lo cual, en primer lugar nos beneficiamos, nosotros y nuestra organización con el hecho de que ahora dedicamos más tiempo a analizar. El Auditor, a auditar, en lugar de pasar una gran cantidad de horas organizando papeles de trabajo, elaborando cédulas sumarias, etc.

En segundo lugar, la cartera de clientes o los servicios que se prestan son suceptibles de aumentar sosteniendo la misma “Task Force”, incluso, se puede hablar de bajar honorarios y aún sacar tiempo para sí mismo; compartir con la familia, los amigos, o para continuar capacitándose; todo esto redunda para la organización en un mejor acompañamiento en la toma de decisiones.

Por otro lado, es difícil encontrar un buen curso de Excel. Se necesita crear un fuerte impulso que efectivamente haga que los profesionales de la contaduría miren el Excel más allá de lo que hace una calculadora y que concentren por lo menos un poco sus fuerzas en aprender. Desafortunadamente el Contador siempre tiene la excusa de que no tiene tiempo e incluso que no tiene dinero. Incluso cuando suministro el curso, me argumentan razones como “Ahora van a querer que como tengo este curso todo lo tengo que hacer ya… ¿si ve? Por su culpa” o el contador arrogante que cree que eso es trabajo de asistentes. De tal manera que la mentalidad negativa del “malo si no sé, y malo si sé también” debe desterrarse. Pues bien, es mi deseo que tanto contadores como auditores y todo aquel que se sirva del Excel tomen la iniciativa.

Excel prácticamente pone todo en sus manos para facilitar las tareas. Tan cierto es esto que la misma DIAN se vale del Excel para crear el prevalidador tributario y otras herramientas que pone a disposición de los contribuyentes como el archivo ayudarenta.xls. Aplicaciones como esa pueden ser creadas por cualquier profesional, como un Contador por ejemplo. Y no es para nada difícil. Cada vez el mundo de los sistemas se acerca más a los usuarios de tal manera que la interacción entre humanos y computadoras se hace cada vez más sin la intermediación del Ingeniero de Sistemas. El contador que domina las macros de Excel prácticamente se ríe de todas las adversidades.

¿Por qué el nombre Excel Máquial?
Este nombre lo tomé del dialecto de barrio que noté que usan (o usaban) los muchachos para referirse a algo que es lo máximo o lo mejor de lo mejor. Este nombre no es para nada comercial, pero como decía ese no es el fin que persigo. La palabra Máquial son las iníciales del apellido del famoso autor renacentista Niccolo Maquiavelli, uno de los primeros autores sobre política. Su frase mas celebre es: “El fin justifica los medios”. Pues bien, el fin para usted es aprender Excel y está por encima de los medios tradicionales, gracias a Internet.

Esto significa que no tiene las ataduras de tener que matricularse en un instituto, ni desplazarse, ni pagar por aprender, pues a diferencia de ello tiene un recurso que es Excel aplicado. La fuerza argumentativa de la parte anecdótica que solo te da un ejemplo del diario acontecer, lo tienes en esos archivos. De igual forma tenemos el grupo Excel Maquial en Facebook, para apoyar nuestra Web y en él compartimos con nuestra comunidad cualquier cantidad de enlaces hacia webs que se dedican a Excel, o donde quiera que exista material sobre Excel, no teniendo Excel Maquial nada que ver con estas webs o enlaces, simplemente, por el puro ánimo de facilitar el conocimiento, particularmente a Contadores y Auditores. Como puede ver, no tememos a la competencia, antes nos ayudan, y nosotros a ellas envíandoles gente. Para nosotros bienvenidas son todas las iniciativas que propendan por aprender y mejorar el potencial del dominio que del Excel debemos tener.

¿Qué tan importante es la herramienta del Excel en la profesión del Contador Público?
No conozco un Contador, Auditor, y en Colombia, Revisor Fiscal que no se sirva de prácticamente casi todos los informes que hace, de una hoja de cálculo tal como Excel, Lotus, Open office, etc. La comunidad de contadores de pronto no ha caído en la cuenta de cuan importante es el Excel.

Un tip y que es una de mis favoritas que agregan tremendo valor a la labor de los auditores, es pedir el balance de comprobación por terceros y mediante una macro, detectar todos aquellos terceros que tienen el saldo contrario a la naturaleza de la cuenta, porque por ejemplo el saldo de la cuenta de Cartera puede verse positivo, pero si lo miras por terceros se puede evidenciar la inconsistencia de algunos deudores con saldo negativo. En segundos generas y suministras un informe al contador con las inconsistencias; de esta manera el trabajo del auditor ya deja de ser por cantidad de horas y comienza a ser de minutos, pero con una enorme calidad. Y en este aspecto hay que cambiar el paradigma del servicio del auditor. Como Socio, Accionista, Presidente o Gerente de Compañía, no necesito tener a un muchacho (Auditor o Auditora) varios días para que me produzca cierto reporte.

Pienso que el contador tiene que acompañar a los Gerentes en la dirección, en la toma de decisiones, más que un análisis financiero puede hacer un análisis económico de la situación de la compañía, como administrador de la información, debe saberlo, debe retomar ese roll y volver a ser como el buen consejero del Rey de los tiempos antiguos.

¿Cómo ha sido la respuesta de quienes navegan la página?
La respuesta ha sido increíble y esto es debido al poder de dar para recibir. Uno de los siete principios universales que se manifiesta en todos los planos. Monitoreamos de vez en cuando cuántos usuarios hay inscritos. Hemos subido archivos que trascienden lo contable como la tabulación de datos del clima laboral, y cosas así, además de eso queremos apoyar el tema de análisis financiero y gerencial.

Hemos puesto los archivos de Excel Maquial a circular en otras Webs tales como E-Magister, y en la red social Facebook a través del grupo Excel Maquial nos apoya bastante bien. Los archivos han tenido buena acogida, se han descargado desde España, México, Salvador, Nicaragua, Chile, Perú, Bolivia, Argentina, etc. Todavia tenemos mucho que aportar a la comunidad de contadores y auditores y es nuestra intensión hacerlo sin ánimo de lucro, eso si, necesitamos patrocinadores que nos ayuden en esta gesta.

¿Cómo evita que no le plagien los archivos?
Encontré que el diccionario de fórmulas de Excel, la traducción del tremendo trabajo de Peter Noneley ya había sido subida a Internet en el portal de E-magister por uno de los miembros de ese portal, cuando subí los archivos un chico de México me escribió informándome; lo cual fue bueno, pues los archivos por si solos van viajando por el Ciber Espacio dando a conocer la Web. Incluso en el mensaje de Bienvenida invito a que envíen los archivos por email a cualquiera que crea que le pueda ser de utilidad. Esto hace que prácticamente se logra la ventaja del correo Spam, pero correos enviados por amigos, no por remitentes desconocidos.

Lo que he hecho para identificar que he sido yo a través de la web el creador de esos archivos es evitar que le cambien el nombre al archivo y esto en primera instancia no lo puedo evitar, pero si puedo validar el nombre del archivo y esto lo logro ocultando las hojas que contienen la información mediante visual BASIC de Excel, de tal manera que para desocultar las hojas por obligación tienen que activar las macros de Excel y en cuanto las activan lo primero que hace otra macro es verificar que no se le halla cambiado el nombre al archivo, si este no es el mismo, el archivo se cierra. También se puede hacer que el archivo se autodestruya, pero me pareció muy radical. No obstante en el mundo de los sistemas todo se puede hackear, si ni siquiera Bill Gates ha evitado que le pirateen el Windows Vista, menos aun yo podré evitar que me quiten lo que hice, aunque no lo creo dado que si ya esta gratis antes el otro quedará mal por intentar vender algo que en verdad es gratis para todos.

¿Con qué frecuencia se actualiza?
Por el momento entre el grupo de Facebook y la web, se tiene una enorme cantidad de material para que cualquier usuario se entretenga por mucho tiempo. No obstante, cada vez que aparece algo nuevo en internet y nos enteramos, se comunica a través del grupo de Facebook, que es el que por ahora tiene mas cantidad de miembros, dado que se creó casi un año antes que nuestra Web, tiene por ahora cierta ventaja. La Web se creó para ir trasladando los miembros de Facebook y tener un medio alterno de comunicación, tener un plan B. Es nuestro interés hacia futuro, publicar gratis tips de Excel, incluso tutoriales en formato de video .flv para enriquecer y dar a conocer aún mas el potencial de Excel.

¿Cómo se actualizan en ítems de Excel?
Investigando. Usando el mismo Excel “el dedito en la tecla F1”. Buscando en Internet. Atendiendo requerimientos. Actualmente me desempeño como Consultor Externo en una Firma de Auditoría y siempre es bueno escuchar las necesidades de los Auditores, pues son ellos quienes al plantearte la situación, te están dando una enorme oportunidad de crear una solución. Es el conocimiento aplicado a la problemática del día a día lo que crea las nuevas formas de atacar situaciones adversas.

Por otro lado, hay muchas formas de llegar al mismo fin en Excel, todas igualmente válidas, unas más elegantes o efectivas que otras, pero igual, te llevan a puerto. Y en el mundo de las macros, tan veloz, lo que se puede alcanzar en mejoría es cuestión de minutos o segundos, no es muy significativo si la información no es voluminosa, así que un código de una macro escrito por un novato que apenas está aprendiendo, en mi opinión no importa si no es una macro profesional, lo que importa es el fin, no los medios, una solución “Máquial”…Ya poco a poco y con la experiencia del día a día, irá optimizando el código, hacerlo mas corto, mas elegante y efectivo.

A un programador solo le basta echarle un vistazo a un brochure para saber que es lo que tiene el otro y crear algo parecido. Y no está violando los derechos de autor del otro. Yo no podría demandar a otro si también tiene una macro que crea cierto informe. Incluso sin necesidad de ver correr una macro ya sabe como hacerla desde ceros. El mejor ejemplo de la historia y el mejor recuerdo es la manzana mordida que es el logo de Apple, la mordida es la que le dio Windows y en el fondo el hecho de que los carros usen volante no quiere decir que otro fabricante no pueda hacer un volante también. En Internet, en el mundo de la programación, los programadores antes se ayudan en diversos foros Web que sobre Excel existen por doquier. Hay mucho fragmento de código que yo he aprendido gratis en Internet, ¿por qué he de ser egoísta con lo que sé? No tengo inconveniente en compartirlo con la comunidad de Contadores a través de Excel Máquial.

Visite http://www.excelmaquial.com/

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Hernando Carvajalino

Buen dia
Agradecimientos especiales y anticipados por tal ofrecimiento sin cotraprestación anticipada.
Interesante artículo “ExcelMaquial” que informa de la “motivación altruista” que les ha llevado a tan loable acción.
De mi parte y desde ya, estoy a disposición para colaborarle con algo de lo que minimamente he construido en excel.
Sigo pensando que hay mucho por aprender, especialmente con la aplicación de las macros y la VBA.
Desde Cucuta, Norte de Santander, Colombia.
CP LHernandoCarvajalinoV
Pedro Perez Popo

BUNA TARDE, GRACIAS POR LA INFORMACION QUE USTED AMABLEMENTE QUIERE COMPARTIR PARA AGILIZAR LAS FUNCIONES DE LA PROFESION.
MI PREGUNTA ES LA SIGUIENTE DICE USTED QUE LA SUSCRIPCION ES GRATUITA, ACABO DE REGISTRARME A LA PAGINA EN MENCION PERO CUANDO VOY ACCEDER ENVIA ERROR DE DIRECCION NO VALIDA. HAY QUE ESPERAR ALGUN TIMEMPO PARA PODER ONSULTAR ESTE MATERIAL QUE DICE ESTAR DISPONIBLE, O SOLO ES PARA AMPLIAR SU BASES DE DATOS Y POSTERIORMENTE COMENZAR A ENVIAR MENSAJES PROMOCIONALES, GACIAS.
Pedro Perez Popo

BUENA TARDE, GRACIAS POR LA INFORMACION QUE USTED AMABLEMENTE QUIERE COMPARTIR PARA AGILIZAR LAS FUNCIONES DE LA PROFESION.
MI PREGUNTA ES LA SIGUIENTE DICE USTED QUE LA SUSCRIPCION ES GRATUITA, ACABO DE REGISTRARME A LA PAGINA EN MENCION PERO CUANDO VOY ACCEDER ENVIA ERROR DE DIRECCION NO VALIDA. HAY QUE ESPERAR ALGUN TIMEMPO PARA PODER ONSULTAR ESTE MATERIAL QUE DICE ESTAR DISPONIBLE, O SOLO ES PARA AMPLIAR SU BASES DE DATOS Y POSTERIORMENTE COMENZAR A ENVIAR MENSAJES PROMOCIONALES, GACIAS.
http://ww.excelmaquial.com Alejandro Quiceno

Hola Pedro,

El proceso de registro pide unos datos basicos, solo nombre, un nick, un password y un email. una vez llenes esta informacion, la web envia un email automatico a tu cuenta de correo. Cierras la pagina de Excel Maquial, Abres tu correo, revisa la bandeja de correo, o la de correo no deseado, y abre el mensaje de Excel Maquial. Dale click a mostrar contenido. Haz click en el enlace o link que trae el contenido del correo. Una vez lo hagas, regresarás a la web de ExcelMaquial y asi verificamos que eres tu el usuario registrado y no otro. Ahora si, ingresa tu nombre de usuario y password. Si los datos son iguales a los que registraste, podrás ver como debajo del menu inicio salen otros enlaces, tales como “Control de contenido”, “Formulas”, etc. Dando click en ellos podras acceder a los recursos, en particular, recomiendo que descarguen el archivo del diccionario de formulas en Excel, para que vean ejemplos practicos de una gran cantidad de funciones hechos de una vez en Excel, que pueden incluso copiar y pegar, el archivo tambien lo pueden reenviar por email a sus amigos o quien crean que le pueda ser de utilidad.

Cordial Saludo,

Alejandro Quiceno
Creador
http://www.excelmaquial.com
Felipe Trejos

Mil gracias..
Fredy Quintero

No amigo, la pagina de Excel Maquial es muy buena, yo soy un usuario de ella y hasta la fecha no me ha llegado a mi correo, ningun mensaje que no tenga que ver con el contenido de la misma
Dagoberto Gonzalez D.

Bueno, inicie con intencion de conocer esa nueva pagina, me inscribi, pero no me permite ingresar.Quisiera saber que debo de hacer?

gracias.?

Dagoberto Gonzalez D.
PATRICIA

Hola alejandro:

me ha sido imposible entrar a la pagina ya me registre 2 veces con distinto correo y no me llega el enlace en el 2 correo y en el primero me dice que acceso restringido, me podrias colaborar por favor

muchas gracias por tu pronta atencion
PATRICIA

con todo respeto me parece un comentario salido de tono, comentarios como los tuyos y colegas asi son los mandados a recoger.
http://www.facebook.com/group.php?gid=12125089437 Alejandro Quiceno

Hola Patricia, escribeme a alejoquiceno@gmail.com, para darte instrucciones.

Saludos,
http://www.excelmaquial.com Alejandro Quiceno

Patricia, escribeme a alejoquiceno@gmail.com para orientarte.

Cordial Saludo,
JAVIER SILVA V.

A mi tampoco me permite ingresar no se lo que pasa, estoy muy interesado en conocer el contenido de la página pero no he podido ingresar tampoco.
http://www.facebook.com/group.php?gid=12125089437 Alejandro

Hola,

Alternativamente puedes entrar al grupo en Facebook Excel Máquial, este es el enlace:

http://www.facebook.com/group.php?gid=12125089437

Ya somos mas de 4.200 miembros

Cordial saludo,

Alejandro Quiceno García
Civil

Alejandro Quiceno, me parace por su entrevista Y por la veracidad de lo comentado, ya que realmente uno puede bajar todos los archivos encontrados en la Web, que es un tío con una dignidad envidiable, y algunos comentaristas no valen ni para estar escondidos.

Alejandro muchisimas gracias y saludo.
http://www.facebook.com/group.php?gid=12125089437 Alejandro

Estoy muy contento, pues el grupo de Facebook superó la meta de los 5.000 miembros, y continuamos creciendo cada dia mas y mas.

http://www.facebook.com/group.php?gid=12125089437

Feliz y próspero año para todos
Marco Antonio

Hola Alejandro, sinceramente me parece muy loable el trabajo que realizaste en favor de personas como yo que tienen el deseo aprender Excel avanzado, te agradezco mucho, para mi la información que proporcionas me llega como una bendición, sigue adelante, exitos.

Saludos cordiales y nuevamente mil gracias.

Desde Bolivia: Marco Antonio
http://www.facebook.com/group.php?gid=12125089437 Alejandro

Es con mucho gusto!
rene

gracias por las enseñanzas que me han dado y el cual desconocia
sobre excel avanzado, quiero saber sobre cruce de informacion y todolo relacionado con cruce de archivos. por ejemplo tengo un archivo abierto, cuya informacion es igual en otro archivo que tengo que hacer para insertar esa informacion en en el archivo abierto.
Jennifer Mena

Buenos dias agradezco por la enseñanza que brinda, pero tengo una inquietud, en cuanto tiempo llega el codigo de validación.

Mil gracias