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Ministerio de la Protección Social
Concepto 76982
27-03-2008

Señor
MARCO PÉREZ USECHE
Bogotá D. C.
Respetado Señor Pérez:

En atención a la comunicación de la referencia, donde consulta sobre la normatividad legal con respecto al uso del Internet y del correo electrónico por parte de los trabajadores de una empresa, esta oficina se permite manifestar:
 En primer lugar, se hace necesario determinar cuál es el ámbito de competencia de ésta oficina, para lo cual, no remitimos a lo dicho por el artículo 3° del Código Sustantivo del Trabajo, que señala:

 "Artículo 3. Relaciones que regula.

El presente Código regula las relaciones de derecho individual del Trabajo de carácter particular, y las de derecho colectivo del Trabajo, oficiales y particulares".

Así las cosas, lo correspondiente al uso del Internet por parte de los servidores públicos, como se puede desprender del artículo trascrito, desborda la órbita de nuestra competencia, razón por la cual, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, estamos remitiendo su solicitud al Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad competente para atender este tipo de solicitudes.

En cuanto a la normatividad legal sobre el uso del Internet por parte de los trabajadores de una empresa, resulta aclarar que la normatividad laboral no ha dispuesto de norma alguna que lo regule, de tal forma que, la forma y racionalización de esta herramienta, así como del correo electrónico, será la que el empleador decida regular y cualquier disposición al respecto, debería estar contenida en el respectivo Reglamento Interno de Trabajo, implicando con ello la posibilidad de restringir el acceso al contenido de determinadas páginas, así como el grado de privacidad del correo electrónico, teniendo en cuenta que el mismo, al ser una herramienta de trabajo suministrada por la empresa, no necesariamente podría ser utilizado para asuntos personales y confidenciales.
En cuanto al Reglamento Interno de Trabajo, los artículos 104, 105 y 108 del Código Sustantivo del Trabajo, que señalan quiénes tienen la obligación de adoptarlo y cuál debe ser su contenido, normas que para facilitar su proveer, se trascriben:

"Artículo 104. Definición.

Reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio".
"Artículo 105. Obligación de adoptarlo.
1. Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo empleador que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
2. En empresas mixtas, la obligación de tener un reglamento de trabajo existe cuando el empleador ocupe más de diez (10) trabajadores".
"Artículo 108. Contenido.
El reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos:

1. Indicación del empleador y del establecimiento o lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.
2. Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
3. Trabajadores accidentales o transitorios.
4. Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.
5. Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
6. Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.
7. Salario mínimo legal o convencional.
8. Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
9. Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el empleador suministre.
10. Prescripciones de orden y seguridad. (Subrayas fuera del texto original)
11. Indicaciones para evitar que se realicen los riesgos profesionales e instrucciones, para prestar los primeros auxilios en caso de accidente.
12. Orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces y vigilantes.
13. Especificaciones de las labores que no deben ejecutar las mujeres y los menores de dieciséis (16) años.
 14. Normas especiales que se deben guardaren las diversas clases de labores,  de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo. (Subrayas fuera del texto original)
 15. Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores. (Subrayas fuera del texto original)
 16. Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarías y forma de aplicación de ellas.
 17. La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.
 18. Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existieren.
 19. Publicación y vigencia del reglamento.

 Así las cosas, de los numerales resaltados en subrayas se extrae, que el empleador puede fijar en dicho reglamento, las medidas que considere convenientes para obtener una mejor seguridad en la empresa (seguridad de la información), puede fijar normas tendientes a garantizar la mayor regularidad en el desempeño laboral de sus trabajadores y lo correspondiente, a obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y para el trabajador, acápite donde puede encontrarse regulado lo atinente al uso del Internet y del correo electrónico consultado.
 El presente concepto tiene el alcance que determina el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

 

Cordial saludo, 

NELLY PATRICIA RAMOS HERNÁNDEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo

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