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Concepto 011706
01-02-2008

DIAN

Tema: Procedimiento
Descriptor: Facturación Electrónica. Expedición, Conservación y exhibición.

***

Doctora
ANGELA MARIA PINZON
Bogotá D.C.

Tema: Procedimiento Tributario
Descriptores: Facturación Electrónica.
Fuentes Formales: Art. 615 del E.T.; Literales a) y e) Art.1 D. 1929 de 2007; Num 2 del Art 3 Resolución 14465 /07.

Cordial saludo.

De conformidad con el artículo 11 del decreto 1265 de 1999, y el artículo 10 de la resolución 1618 de 2006, es función de esta División absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional; en tal sentido se da respuesta a su consulta.

Plantea usted varias preguntas a propósito de la factura electrónica. A continuación damos respuesta, advirtiendo sin embargo, que los obligados que opten por expedir factura electrónica deben atender las disposiciones normativas sobre el tema, sin que la DIAN valide en cada caso particular y concreto la implementación de procedimientos relacionados con la factura electrónica. No obstante, esta Oficina, considera pertinente realizar las siguientes precisiones:

1. Respecto de los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición de la factura electrónica, se debe garantizar que se den cumplimiento a los presupuestos que encierra la factura electrónica, los cuales están dados en la normatividad sobre el tema.

En efecto, el literal a) del artículo 1º del decreto 1929 de 2007, establece:

“/ . . . Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.” (Subrayado nuestro).

Así mismo, el literal e) del artículo 1º del mismo decreto, señala:

“…Número de la Factura Electrónica: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización…./“” (Subrayado nuestro).

De acuerdo con las normas en cita, debe entenderse, entre otros aspectos, que la expedición de la factura, entendida como su generación y numeración, tiene lugar por y en medios y formatos electrónicos a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información. Así mismo, que la numeración debe corresponder a un solo rango consecutivo autorizado por la DIAN y como contenido fiscal debe incorporarse en el momento de su expedición y no en otro momento.

Ahora bien, según el numeral 2 del artículo 3 de la resolución 14465 de 2007:

“Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en forma electrónica, deberá utilizarse, así:

a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación.

b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición.” (subrayado fuera de texto).

Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se indica en el literal b) del artículo 1º de la presente Resolución y, tenga una autorización anterior vigente, deberá informar además el rango que viene utilizando, para efectos de su inhabilitación.”

Así las cosas, el rango de numeración autorizado será utilizado: bien sea, en forma exclusiva para emitir facturas electrónicas (literal a) del numeral 2 del articulo 3 de la resolución 14465 de 2007) o bien sea, para ser compartido en la expedición de facturas electrónicas y en la expedición de facturas por computador (literal b) del numeral 2 del articulo 3 de la misma resolución). El rango comprende entonces, estas dos formas de facturación y por lo tanto no incluye la factura por talonario, que si bien puede coexistir con las mismas, obedece necesariamente a un rango diferente y se rige por la normativa actual sobre el tema, diferente y se rige por la normativa actual sobre el tema.

Ahora bien, después de la expedición de la factura electrónica, se debe cumplir que la misma sea entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, que garantice su autenticidad e integridad. Respecto al término de conservación debe tenerse en cuenta que mismo debe ser el legal mente establecido y garantizarse el cumplimiento del procedimiento respectivo conforme al artículo 6º del Decreto 1929 de 2007. En lo que se refiere a la exhibición, debe atenderse al artículo 5 del mismo decreto.

En lo que se refiere al contenido técnico de control, el obligado a facturar que opte por alguna de las alternativas establecida en el literal b) del artículo 1 de la resolución 14465 de 2007, incluirá este dato, así:

Alternativa del numeral 1: en las facturas electrónicas y en las que expida para otras modalidades de facturación (las cuales no incluyen factura por talonario).

Alternativa del numeral 2: en solamente las facturas electrónicas.

3. Respecto a los puntos planteados, en su correo electrónico como “otras validaciones”, se observa lo siguiente:

- Un obligado a facturar puede expedir facturas utilizando talonarios sin perjuicio de utilizar otras formas de facturación como la electrónica que supone el uso de procedimientos y tecnología de información, los cuales pueden ser compartidos para la expedición de la factura por computador.

- Lo anterior, es diferente a los casos señalados en el articulo 10 del decreto 1929 de 2007, en los cuales no hay lugar a factura electrónica.

- Respecto a los requisitos de la factura de venta y en particular en el marco de la normatividad sobre factura electrónica, le remitimos copia del oficio No. 094478 de noviembre de 2007, donde se efectuaron las precisiones pertinentes sobre el tema.

- Finalmente, sobre la aplicación de las disposiciones del decreto 1094 de 1996, debe sujetarse a lo dispuesto en el artículo 1º del decreto 4510 de noviembre de 2007, que prorrogó su vigencia, por el término de un año contado a partir de la fecha de expedición de la resolución 14465 del 28 de noviembre de 2007.

Atentamente,

CAMILO VILLARREAL G
Delegado - División De Normativa Y Doctrina Tributaria

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