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Manejo contable de cuentas por cobrar en propiedad horizontal.

CTCP 133 / 2007
23-10-2007

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURIA PÚBLICA

REFERENCIA:

Fecha de la Consulta: 01 de Marzo de 2007
Entidad de Origen: JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
Nº de Radicación CTCP: 117
Temas: Manejo contable cuentas por cobrar propiedad horizontal.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“Con un cordial saludo, solicito su colaboración en lo siguiente:

1. Vivo en un conjunto Residencial obligado a tener Contador Público y Revisor Fiscal.

2. La administración alegando mora en el pago de la mensualidad no recibe dineros por ventanilla, lo cual me obligó a consignar a una cunta corriente a nombre de la misma.

3. Una vez efectuado los pagos hago llegar fotocopia de la consignación a la adminsitración. (Tengo las respectivas copias de acuse).

Se ha presentado la situación que la administración no da por válido este trámite y según ella el inmuble se halla en mora y efectúa cobro mensuales de intereses, además de publicar la deuda en cartelera del Conjunto. (de enero a diciembre/06 no figura ningún pago)

Elevé esta situación al Revisor Fiscal del Conjunto y a su consejo, los cuales no dan respuesta alguna a la fecha. Tengo las copias también.

Pregunta No. 1. Una vez presentada esta situación el manejo y legalidad contable quien lo define la administración, la secretaría, el consejo, el contador o el revisor fiscal? – Que norma aplica al respecto en el caso de existir-

Pregunta No. 2. Cómo se puede validar Estados Financieros de esta forma, bajo que normatividad legal vigente.

Pregunta No. 3. Ante quien debo resolver esta situación y solicitar el daño causado.

Pregunta No. 4. Como puedo solicitar la vigilancia y actuación del revisor fiscal al respecto.

Pregunta No. 5. Cómo los propietarios o arrendatarios (mi calidad) se pueden proteger ante esta situación?

En verdad su respuesta será un importante aporte a la profesión contable y la comunidad quien elige al profesional de la Revisoría Fiscal como ente de legalidad y otros. ”

RESPUESTA:

Es importante iniciar por aclarar que la misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico - científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional.

Es por ello que cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico - científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse al análisis, la interpretación, aplicación o efectos de disposiciones de estirpe meramente del Reglamento Interno de la Copropiedad o de otro organismo de control. Materia que escapa a la órbita de competencia funcional de este organismo de orientación técnico – contable.

En este contexto el Consejo Técnico ha emitido la orientación profesional No. 010 de 2007 referente a las Propiedades Horizontales, documento que se adjunta, y que a su vez puede ser consultado a través de la página web www.jccconta.gov.co, en el manejo contable que han de seguir las Propiedades Horizontales conforme a lo establecido en la Ley 675 de 2001.

No obstante lo anterior, a continuación se realiza algunas precisiones:

Las copropiedades corresponden a personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal. Es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro y su denominación corresponderá a la del edificio o la del conjunto. El origen de su operación proviene de la administración de los bienes de los copropietarios, quienes a través de las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias, cubren todas las erogaciones necesarias para el fin de la administración, previa una planeación presupuestal de ingresos y egresos.

Las directrices de funcionamiento de la Propiedad Horizontal están enmarcadas por lo establecido en la Ley 675 de 2001, los estatutos propios de cada propiedad, y por las decisiones tomadas por la Asamblea de Copropietarios, quienes orientan de manera particular el funcionamiento de la misma.

Por lo anterior, las políticas de recaudo de cartera deben ceñirse a los fundamentos de las disposiciones anteriores, y son estas las que determinan de igual forma el actuar del administrador en esta materia. Por tanto, es importante revisar el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias en la situación planteada en el texto de la consulta, para determinar la anormalidad del tratamiento en el recaudo de cartera.

Ahora bien, para el caso de la contabilidad, en Colombia debe prepararse conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA – los cuales están enmarcados en el Decreto 2649 de 1993.

La contabilidad debe reflejar la realidad económica de la copropiedad de manera fiel y confiable, reconociendo en su totalidad los hechos que se presentan en el desarrollo de la operación del ente, de conformidad con las cualidades establecidas en el mencionado Decreto, en el artículo 4, así:

“(… ) Art. 4o. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. (… )” (La negrilla no hace parte del texto original)

La información contable de la propiedad horizontal debe ajustarse a las cualidades anteriormente descritas, reconociendo fielmente la totalidad de las operaciones, de manera objetiva y fidedigna, garantizando confiabilidad y comprensibilidad de los informes financieros. Al existir una consignación a nombre de la propiedad horizontal y esta ha sido plenamente identificada, el contador debe reflejar esa realidad en la contabilidad de la copropiedad, afectando las cuentas correspondientes para reflejar la realidad del pago. Por su parte, el Revisor Fiscal debe considerar tal situación para pronunciarse frente al hecho económico.

El cumplimiento de estas disposiciones contables es responsabilidad de la Administración quien delega esta función al Contador Público, funcionario que deberá preparar la información contable dando fiel cumplimiento a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Por su parte el Revisor Fiscal, como institución de inspección y control velará por que esas disposiciones se cumplan cabalmente, dando garantía del beneficio de los copropietarios y residentes de la propiedad horizontal.

Dado lo anterior, se recomienda al consultante revise el reglamento interno de la copropiedad para determinar la procedencia de dicha situación. Si bien el consultante no es copropietario, tienen el derecho a revisar el cumplimiento de estas disposiciones a través del dueño del inmueble, o en ultima instancia ante la alcaldía menor o el Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial, como organismos de control y vigilancia.

Por otro lado, si la consultante observa que la actuación del contador y del revisor fiscal se aleja de las disposiciones previstas en la Ley 43 de 1990 y disposiciones complementarias, puede poner en conocimiento esta situación ante la Junta Central de Contadores organismo tribunal disciplinario de la profesión contable.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información expuesta por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 10 de Septiembre de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

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