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Obligación de mantener archivo de soportes y comprobantes en medios magnéticos o impresos.

CTCP 084 / 2007
12-06-2007

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

“ Referente a la impresión de los documentos contables solicito información sobre la obligación de imprimir las notas crédito y débito, estos en atención a que es muy elevado el costo de papelería por grandes volúmenes. En atención a ello, solicitamos si es viable mantener archivos magnéticos o virtuales, e imprimir solamente las notas crédito o débito requeridas por algunos clientes ”

RESPUESTA:

Es importante mencionar que los lineamentos generales sobre la presentación y preparación de la información contable, se enmarcan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, establecidos en el Decreto 2649 de 1993. No obstante el Consejo Técnico emitió el pasado 14 de julio de 2003, la orientación profesional No. 005, sobre libros de comercio, este documento puede ser consultado en la página web. www.jccconta.gov.co.

Adicionalmente, el Decreto 2649 de 1993, en el título tercero correspondiente a las normas sobre registros y libros, específicamente en el artículo 123 - Soportes, señala:

“(…) Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En este mismo sentido, el Código de Comercio en el artículo 53 - Asientos y Comprobantes de Contabilidad, establece:

“(…) …El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen .(…)”  (La negrilla no hace parte del texto original)

Así mismo, en el artículo 55 – Archivo de comprobantes, se expone que: “(…) El comerciante conservará archivados y ordenados cronológicamente los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad , de manera que en cualquier momento se facilite su exactitud.(…)”  (La negrilla no hace parte del texto original)

Ahora bien, de acuerdo a lo anteriormente expuesto los comprobantes de contabilidad corresponden a soportes contables, que sustentan las operaciones y los registros relacionados en el desarrollo de las actividades propias del ente económico e indiscutiblemente deben ser anexados en sus respectivos comprobantes de contabilidad.

Adicionalmente, es importante tener en cuenta el tiempo durante el cual deben ser conservados los libros y papeles del comerciante, tal como lo expresa la Ley 962 de Julio de 2005 en el artículo 28, así.

“(…) Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. (…)”

Por tanto, los comprobantes de contabilidad y los documentos fuentes que los soportan deben ceñirse al artículo anteriormente expuesto.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información expuesta por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 12 de Junio de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/mlab

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