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Oficio 030421

23-04-2007

DIAN

Tema: Procedimiento
Descriptor: Autorización para no imprimir copia de las factuaras. Uilización de cinta testigo magnética.

SEÑORA
SANDRA PEARSON MOLANO
CARRERA 48 N° 163-B-73
BOGOTÁ

REFERENCIA: CONSULTA RADICADA N° 122360 DE 27/12/2006.

TEMA: FACTURACIÓN

DESCRIPTOR: AUTORIZACIÓN PARA NO IMPRIMIR COPIAS DE LAS FACTURAS

Cordial saludo señora Sandra:

De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, y el artículo 10 de la Resolución 1618 de 2006, es función de este despacho absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional; presupuesto bajo el cual se da respuesta a su solicitud.

Solicita autorización para no tener que imprimir las copias de los recibos de caja y de las facturas, en razón al volumen de los mismos y a los altos costos que le genera por el bodegaje.

En primer lugar le informamos que no es del resorte de esta dependencia conceder autorizaciones referidas a los soportes fiscales, pero en cuanto a la procedencia de conservación de las copias de las facturas en medio magnético el Concepto 013362. del 3 de marzo de 1998 precisó:

“El artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, establece que se entiende por factura expedida por computador, la que permite al software asociar la identificación del servicio o venta a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, etc.

El artículo 8° de la Resolución 3878 de 1996, establece que quienes utilicen máquinas POS o facturen por computador, deben tener una cinta teestigo magnética, la cual deb estar a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

De otro lado, facultada por el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, que permite implantar sistemas técnicos de control, la DIAN expidió la Resolución 2002 de octubre 31 de 1997, por medio de la cual se establecieron los requerimientos y especificaciones funcionales y técnicas para el software aplicativo para la facturación por computador (SAF) y sistema POS.

El artículo 1° de dicha resolución, se indica que la cinta testigo magnética (CTM) es el equivalente a la tira física testigo (cinta de auditoría) para los sistemas POS o a la copia física de la factura, para la facturación por computador; contiene la información necesaria para recuperar o generar nuevamente el documento equivalente, la factura de venta y el comprobante informe diario.

Así las cosas, al tener la misma eficacia la cinta testigo magnética y la copia física de la factura expedida por computador, se concluye que cuando se utiliza este sistema para cumplir con el deber formal de facturan no es necesario conservar una copia física de cada una de las facturas que se expidan …”.

Ahora bien, respecto de la no impresión de las copias de los recibos de caja, este despacho considera que es viable, si se garantiza la conservación de los documentos.

Finalmente le informo que el artículo 26 de la Ley 962 de 2005, en la actualidad es objeto de reglamentación por el Gobierno Nacional.

Por último le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” —“Técnica”— dando click en el link “Doctrina” “Oficina Jurídica”.

 

Isabel Cristina Garcés Sánchez
La jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria,

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