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Resolución 01887 de
( 22 FEB. 2007 )

Por la cual se regulan aspectos relacionados con los trámites de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario - RUT

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, en el literal cc) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999
y en el Decreto 2788 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 555-2 y 562-1 del Estatuto Tributario y en el Decreto 2788 de 2004, corresponde a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales regular los procedimientos para la inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario - RUT, de todos los sujetos que deban cumplir con las obligaciones administradas y controladas por esta entidad.

Que a propósito del Registro Único Tributario - RUT, se han expedido las Resoluciones 8502 de 2004, y 8202 de 2005 que regulan los procesos de inscripción, actualización y cancelación y, toda vez que algunos de estos procesos han sido optimizados en función de mejorar el servicio, es necesario adecuar las normas existentes y, por claridad, unificarlas en un solo cuerpo normativo.

RESUELVE:

ARTICULO 1. Inscripción en el Registro Único Tributario - RUT. La inscripción en el Registro Único Tributario -RUT- de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la Administración, Cámaras de Comercio o puntos habilitados para el efecto, y la formalización de la inscripción.

ARTICULO 2. Diligenciamiento del Formulario Registro Único Tributario - RUT. El diligenciamiento del formulario oficial de inscripción en el Registro Único Tributario - RUT, se realiza a través de los servicios informáticos electrónicos, de manera virtual o presencial.

La opción presencial, implica en todo caso el diligenciamiento de la solicitud de inscripción a través de los servicios informáticos electrónicos en forma asistida, en las Administraciones de Impuestos, de Aduanas, y de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámaras de Comercio o puntos de atención habilitados para el efecto.

Parágrafo. Lo previsto en el presente artículo se aplicará igualmente a los obligados que aún no cuenten con Registro Mercantil.

ARTICULO 3. Presentación del formulario de Inscripción en el Registro Único Tributario - RUT. El formulario diligenciado deberá imprimirse y presentarse en forma personal o a través de un tercero debidamente autorizado, mediante escrito autenticado ante Notario, en las Administraciones de Impuestos, de Aduanas, y de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la correspondiente Cámara de Comercio o en los puntos habilitados para el efecto.

Sin perjuicio de lo previsto en el inciso anterior, las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de inscripción, previo diligenciamiento, en el Consulado del país de residencia y a través de éste se hará entrega del certificado . En su defecto, enviarán la solicitud de inscripción a través del correo electrónico al buzón “asistencia@dian.gov.co” habilitado para tal efecto y por medio de éste se enviará el documento formalizado.

ARTICULO 4. Documentos anexos al Formulario de Inscripción en el Registro Único Tributario - RUT. El formulario de Inscripción en el Registro Único Tributario, debe presentarse con los siguientes documentos:

a. El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.

b. Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.

c. Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través de terceros.

d. Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas, o del documento de creación en el caso de entidades públicas.

e. Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el trámite lo realice directamente el representante.

Parágrafo. En el evento que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales modifique alguno de los requisitos señalados, dichas modificaciones deberán ser publicadas oportunamente en el portal de la entidad www.dian.gov.co ; en lugares públicos de las Administraciones y en los puntos habilitados.

ARTÍCULO 5. Formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT . Se entiende por formalización el proceso de autenticación del obligado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entidades autorizadas y, la expedición del respectivo certificado.

Para tal efecto, una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante las Administraciones de Impuestos, de Aduanas, y de Impuestos y Aduanas Nacionales o puntos habilitados. El funcionario competente de la DIAN, de la Cámara de Comercio y de las demás entidades facultadas, revisará y validará la información, confrontando los datos que figuran en el documento de identificación con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la calidad de la información incorporada en el Registro Único Tributario.

Una vez verificada la información, el funcionario competente procederá a formalizar la inscripción en el registro, para lo cual imprime el certificado que debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y por el funcionario facultado. Una copia del documento será entregada al interesado y otra reposará en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Para aquellos obligados que aún no cuentan con registro mercantil ni con número de identificación tributaria, la formalización podrá realizarse en Cámara de Comercio presentando el formulario diligenciado o el número del mismo. Para el efecto, el funcionario competente de Cámara de Comercio procede a enviar la información requerida a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para la asignación del Número de Identificación Tributaria - NIT, que deben solicitar a más tardar dentro los dos (2) días calendario siguientes a la asignación de la matrícula mercantil.

ARTICULO 6. Actualización. El diligenciamiento del formulario para actualizar el Registro Único Tributario deberá realizarse a través de los servicios informáticos electrónicos o en forma personal asistida por un funcionario acreditado, en los puntos de atención de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Consulados y otras entidades públicas o privadas facultadas para el efecto.

Una vez actualizada la información a través de los servicios informáticos electrónicos, si el obligado posee mecanismo de firma respaldado con certificado digital emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, podrá firmar digitalmente el documento y presentarlo en forma virtual.

Si el obligado opta por la actualización en forma asistida, bien sea por que no posee certificado digital o porque así lo decide, deberá proceder a imprimir el formulario y presentarlo personalmente o a través de un tercero autorizado mediante escrito autenticado ante Notario, o informar el número de éste a la Administración más cercana o puntos de atención habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Parágrafo Transitorio. El proceso de actualización del Registro Único Tributario a través de los servicios informáticos electrónicos haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, operará en forma gradual según lo disponga la DIAN.

ARTICULO 7. Solicitudes Especiales . La actualización del Registro Único Tributario también procede en los siguientes eventos, en los cuales se requiere realizar las verificaciones consagradas en la normatividad vigente:

a. Por cambio de régimen común a simplificado. Cuando la persona natural inscrita en el Registro Único Tributario – RUT, pretenda obtener el cambio de régimen de común a simplificado de que trata el artículo 505 del Estatuto Tributario.

b. Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas. Cuando la persona inscrita en el Registro Único Tributario – RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto. En este caso se realizarán previamente las verificaciones de que trata el artículo 614 del Estatuto Tributario.

c. Cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario: Cuando se pretenda cancelar la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT, en los eventos señalados en el artículo 11 del Decreto 2788 de 2004.

d. Las demás que señale la Ley.

En todo caso, la solicitud deberá ser presentada acreditando los requisitos especiales que para cada evento consagran las disposiciones legales.

ARTICULO 8. Actualización de oficio . La actualización de oficio en el Registro Único Tributario - RUT, procederá entre otros, en los siguientes casos:

1. Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o a información reportada por autoridad competente.
2. Cuando en alguna de las áreas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de un proceso, se establezca que la información contenida en el Registro Único Tributario – RUT está desactualizada.

Para efectos de la actualización de oficio a que se refiere el numeral 2 del presente artículo, el funcionario que tenga conocimiento dejará constancia de los hechos verificados y las pruebas pertinentes, debiendo informar y remitir la documentación respectiva, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su conocimiento, a las áreas de Fiscalización para lo de su competencia y a la de Gestión y Asistencia al Cliente de la Administración competente, para que proceda a la actualización del Registro, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del informe.

Efectuada la actualización de oficio, de manera inmediata se comunicará al interesado a través de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. También se informará al área que puso en conocimiento el hecho y al área de fiscalización.

De la misma manera se procederá cuando se reciba información de terceros, evento en el cual la actualización tendrá lugar una vez el área competente realice las comprobaciones y verificaciones a que haya lugar.

Comunicada la actualización al interesado, la misma tendrá plena validez legal.

ARTICULO 9. Documentos anexos a las solicitudes de actualización y cancelación en el Registro Único Tributario - RUT . Para efectos de las solicitudes de actualización y/o cancelación del Registro Único Tributario, deberán presentarse los documentos relacionados en el artículo 4 de la presente Resolución.

Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional podrá exigir como anexos especiales, los siguientes documentos:

1. Cuando se trate de entidades estatales:
   • Copia del acto administrativo por medio del cual se extingue.
   • Exhibir el documento de identificación del representante legal.
2. Cuando se trate de fusión de sociedades por absorción o por creación, escisión, de sociedades regulares, sociedades de hecho, sociedades extranjeras sin inversión permanente en el país, extranjeros residentes o no residentes con inversión:
   • Documento que acredite la situación jurídica y comercial descrita.
   • Exhibir el documento de identificación del representante legal.
3. Cuando se trate de sociedades extranjeras con inversión permanente en el país:
   • Certificado de la terminación de la inversión por parte de la entidad competente.
   • Exhibir el documento de identificación del representante legal.
4. Cuando se trate de sucesiones ilíquidas:
   • Certificado del Juzgado o Notaria donde conste la terminación del proceso.
   • Exhibir el documento de identificación del representante de la sucesión.

Parágrafo. En el evento que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales modifique alguno de los requisitos señalados, dichas modificaciones deberán ser publicadas oportunamente en el portal de la entidad www.dian.gov.co ; en lugares públicos de las Administraciones y en los puntos habilitados.

ARTÍCULO 10. Prueba de la Inscripción, Actualización y/o Cancelación en el Registro Único Tributario - RUT. Constituye prueba de la inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario -RUT, el certificado que emita la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los puntos habilitados, las Cámaras de Comercio y las demás entidades autorizadas, el cual debe ser suscrito por el obligado y el funcionario autorizado.

Sin perjuicio de los certificados emitidos directamente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o las entidades autorizadas, para todos los efectos jurídicos, las copias del Registro Único Tributario – RUT, generadas a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN son prueba suficiente de la inscripción.

Los documentos generados en los procesos de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario – RUT, son gratuitos.

ARTICULO 11. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 08502 de 2004 y 08202 de 2005.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los

OSCAR FRANCO CHARRY
Director General

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