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Circular externa 15 de 2005
(ABRIL20)

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Para: Representantes legales, miembros de Junta Directiva, miembros de Consejo de Administración, Revisores Fiscales de las entidades promotoras de salud públicas.

Asunto: Adopción del Plan General de Contabilidad para las entidades promotoras de salud de carácter público.

La Superintendencia Nacional de Salud con la colaboración de la Contaduría General de la Nación, ha determinado que el Plan General de Contabilidad es el aplicable a las entidades promotoras de salud de carácter público, el cual es el resultado de la concertación entre los dos organismos estatales y que arroja como resultado este documento el cual conserva la estructura del plan único de cuentas adoptado por la Contaduría General de la Nación para el sector público.

En efecto, este Organismo de Control, acogiendo las competencias asignadas en el Decreto 1259 de 1994 como en disposiciones posteriores, ha considerado conveniente instruir a sus vigilados al respecto, con el propósito de contribuir a que cuenten con mecanismos y procedimientos contables, que permitan la identificación, medición, clasificación, interpretación, análisis y evaluación de los hechos económicos que en ellas se registren.

El documento está conformado por un catálogo de cuentas, su descripción y dinámica, los cuales hacen parte de este acto administrativo y, por lo tanto, debe observarse en el registro de todo hecho económico y hacer uso del presente plan respecto a su catálogo de cuentas y estructura. Adicionalmente, en la contabilidad no podrá utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas de manera diferente a lo dispuesto en esta circular.

De manera desagregada, el plan contiene la relación ordenada de la clase, grupo, cuenta y subcuenta del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de los servicios, cuentas de orden deudoras y cuentas de orden acreedoras. A su vez, la codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Los seis primeros dígitos

Auxiliar: Los ocho primeros dígitos

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general (activo, pasivo y patrimonio, respectivamente); las clases 4, 5 y 6 corresponden a las cuentas de resultados(ingresos, gastos y costos, respectivamente); las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden (deudoras y acreedoras, respectivamente).

La codificación de las cuentas se basa en el sistema decimal por considerarse el más idóneo en el procesamiento de la información contable a través de sistemas computarizados, manuales o mecánicos.

De la misma manera es conveniente precisar que las descripciones expresan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas, mientras que las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

Las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.

Igualmente, es importante resaltar la eliminación de la aplicación del sistema de ajustes por inflación para efectos contables en las entidades promotoras de salud de carácter público.

La definición de los grupos, cuentas y subcuentas está reservada para la Contaduría General de la Nación, sin embargo, los operadores, respecto de las subcuentas auxiliares pueden crear nuevas, donde no han sido definidas, a nivel de 8 o 10 dígitos, de acuerdo con sus necesidades particulares, respetando las ya definidas en este catálogo, previa aprobación por parte de esta Superintendencia con el fin de lograr uniformidad en todas las entidades.

En relación con los libros oficiales que deben utilizarse serán los exigidos en el Decreto 2649 de 1993, los cuales deberán estar registrados dando aplicación a los códigos numéricos ya las denominaciones del catálogo de cuentas contenidos en la presente circular.

Para garantizar la uniformidad en la información, todo reporte presentado a la administración, a los socios, al Estado y a terceros, debe realizarse utilizando los códigos numéricos y las denominaciones indicadas en el catálogo de cuentas contenido en la presente circular. Por su parte, los informes que deban elaborarse y la presentación de los mismos serán conforme a las disposiciones legales vigentes, los cuales deben estar debidamente clasificados en parte corriente y no corriente, dependiendo de la real ización de los activos y la exigibilidad de los pasivos.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 8.5 del artículo 8° del Decreto 515 de 2004, la Superintendencia Nacional de Salud podrá establecer provisiones y reservas especiales cuando las condiciones de la entidad o del sistema lo requieran.

Finalmente, el incumplimiento en las instrucciones aquí impartidas dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993, y el artículo 5° del Decreto 1259 de 1994.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, y será de obligatorio cumplimiento para las entidades vigiladas de carácter público, en razón a que a través de la Resolución 1804 de 2004, esta Superintendencia expidió el Plan Único de Cuentas el cual aplica paralas demás entidades promotoras de salud y entidades de prepago.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 20 de abril de 2005.

El Superintendente Nacional de Salud,

César Augusto López Botero.

(C.F.)

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