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CIRCULAR EXTERNA 165-000003 DE 2004
(febrero 23)

Señores
REPRESENTANTES LEGALES
Y REVISORES FISCALES

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales

Asunto: Actualización de datos.

Con el fin de mantener actualizada la información básica de las sociedades y sus administradores, para lograr una efectiva comunicación entre la Superintendencia y las Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales sujetas a Vigilancia o Control, así como a las Inspeccionadas que reciban esta circular, la entidad, con base en las atribuciones conferidas en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 2° del Decreto 1080 de 1996, considera procedente solicitar que reporten en forma inmediata a esta Superintendencia cualquier cambio que ocurra en uno o más de los siguientes datos:

1. Datos básicos de la sociedad
Por cuanto la entidad, respecto de sociedades vigiladas, ya no aprueba reformas estatutarias, distintas de la fusión y escisión, es de gran importancia para la entidad que las compañías nos informen el cambio realizado en alguno de los siguientes datos:
- Razón social.
- Objeto social.
- Actividad económica (Clasificación Internacional Industrial Uniforme, CIIU).
- Transformación de la sociedad.
- Domicilio (incluyendo dirección del domicilio y para notificaciones).
- Corte de los estados financieros según estatutos.
- Período de duración de la sociedad.
- Y en general, todas aquellas modificaciones a las cláusulas estatutarias que afecten la información general que reposa en esta Superintendencia.

2. Cambios de los administradores y revisor fiscal
En consideración a que las sociedades no están obligadas a enviar las actas de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, ni las de Junta Directiva, es necesario que cuando realicen nuevos nombramientos de representante legal, miembros de junta directiva y revisor fiscal, tanto principales como suplentes, suministren la información relacionada con la persona designada para el cargo, la cual deberá incluir los siguientes datos: Nombres y apellidos completos, número de identificación, nacionalidad, dirección de domicilio y ciudad, teléfono, profesión, número de tarjeta profesional (para el caso de revisores fiscales).

3. La disolución y liquidación voluntaria
Cuando quiera que la sociedad declare o reconozca su disolución, deberá informar de tal decisión a la Superintendencia, una vez perfeccionada la reforma correspondiente y dentro de los cinco (5) días siguientes a la inscripción en el registro mercantil, con el objeto de actualizar la base de datos y realizar el seguimiento en los casos que sea pertinente.
La información requerida en esta Circular, deberá ser enviada al Grupo de Estadística o a la Intendencia Regional correspondiente, acompañada de los documentos que den cuenta del cumplimiento de los requisitos legales establecidos para que la modificación sea oponible a terceros.
El revisor fiscal, en cumplimiento de lo previsto en el numeral 3 del artículo 207, velará porque los destinatarios de esta circular atiendan oportunamente las instrucciones aquí impartidas, evitando que su inobservancia les haga acreedores a las sanciones establecidas en la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico.
Cualquier información adicional con relación al tema tratado en esta circular será resuelta por el Grupo de Estadística en el teléfono 3245777 extensiones 355 o 328.

Publíquese y cúmplase.
Cordialmente,
Rodolfo Daníes Lacouture,
Superintendente de Sociedades.
(C.F.)

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