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SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

CIRCULAR EXTERNA 165-000002 DE 2004
(febrero 23)

Señores

REPRESENTANTES LEGALES

REVISORES FISCALES

CONTADORES PUBLICOS

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades
Extranjeras y Empresas Unipersonales

Solicitud de información
financiera

Conforme a lo dispuesto en los artículos
83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2° del Decreto
1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto
3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia
de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y
control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades
extranjeras y empresas unipersonales, en los términos
establecidos en las mencionadas disposiciones.

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento
y presentación de la información financiera

Los estados financieros del período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre
del año 2003, deberán ser diligenciados en
los formatos diseñados por la Entidad para la remisión
de información financiera, utilizando el software
de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual seguirán
las instrucciones impartidas en el numeral 2 de esta circular.

La información financiera requerida
deberá ser enviada por todas las sociedades comerciales,
sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales
vigiladas y controladas por esta Superintendencia, aun cuando
estén en concordato o en acuerdo de reestructuración.
Así mismo, están obligadas a remitir la información
requerida, las sociedades comerciales inspeccionadas
que reciban esta solicitud, excepto aquellas que estén
en liquidación voluntaria, para lo cual dentro del
plazo señalado más adelante, deberán
remitir al Grupo de Estadística un Certificado de
la Cámara de Comercio donde conste tal hecho.

2. Envío de la información
financiera

La Superintendencia de Sociedades, acatando
la Directiva Presidencial 02 de 2000, que corresponde a
la Agenda de Conectividad en cuanto al uso de Internet como
medio de contacto del gobierno con la ciudadanía,
ha puesto en funcionamiento la entrega de información
a través de Internet, de manera que las sociedades
deben obtener el software de diligenciamiento ingresando
al Portal en Internet de la Superintendencia: www.supersociedades.gov.co
o en la dirección física 216.72.6.56, en la
sección Envío de Información,
opción Software, aplicativo cuyo nombre es Superef.

Las sociedades deben remitir la información
requerida ingresando al Portal en Internet, utilizando para
tal efecto el NIT de la sociedad y la contraseña
asignada, la cual está adherida al stiker de
esta Circular. Es recomendable al ingresar, el cambio
de dicha contraseña y no olvidarla, ya que esta es
la llave para cualquier envío de información
o de consulta a la Superintendecia.

Las sociedades deberán enviar el archivo
generado por el software de diligenciamiento, el cual quedará
recibido en la entidad, únicamente cuando el indicador
del resultado de la validación sea correcto,
es decir, que no presente ningún error en los datos
ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema
generará un número de radicación (ver
el instructivo adjunto).

Las sociedades que tengan inconvenientes para
bajar el software de diligenciamiento del sitio Internet
pueden solicitar la ayuda de esta Superintendencia a través
de los medios descritos en el último numeral de esta
circular o acercarse con un disquete a una de las sedes
de la entidad para copiárselo. De la misma manera,
pueden proceder si encuentran dificultades para el envío
del archivo resultado.

Nota: Para el manejo del software ver
las instrucciones adjuntas, las cuales también pueden
obtenerse a través de Internet.

3. documentos adicionales

Los estados financieros remitidos deben complementarse
con los documentos de que tratan los artículos 37,
38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, este último modificado
por la Ley 603 de 2000, a saber:

a) La certificación del representante
legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor
fiscal que los dictamina, si lo hubiere (en original y firmas
autógrafas);

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión. Es importante
incluir adicionalmente, lo relacionado con "El estado
de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual
y derechos de autor por parte de la sociedad". (Ver
Apéndice 9 de la Guía para Diligenciar el
Formulario Oficial de Estados Financieros y Anexos - dond
e encontrarán la Circular 01 de 2000 de la Unidad
Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos
de Autor);

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

Nota: Los literales c) y e) no aplican
para las sucursales de sociedades extranjeras.

Para radicar estos documentos, las sociedades
que enviaron a través de Internet deben relacionar
el número que genera el sistema en la recepción
de los estados financieros.

4. Plazos

La información deberá ser entregada
en las fechas del año 2004 señaladas a continuación,
para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta el último
dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de
verificación (DV):

style='mso-tab-count:1'>                         ENVIO EN DISQUETE style='mso-tab-count:2'>                                                   PRESENTACION style="mso-spacerun: yes">  
ULTIMO           Y
PRESENTACION style='mso-tab-count:1'>                  ENVIO                          DOCUMENTOS   
 DIGITO           DE DOCUMENTOS                   POR style='mso-tab-count:1'>                        ADICIONALES
PARA
DEL NIT               ADICIONALES style='mso-tab-count:1'>                 INTERNET                   QUIENES ENVIARON
                                                                                                                 POR INTERNET

     0                            18
de marzo                     18 de marzo style='mso-tab-count:1'>                     24 de marzo

     1                            19
de marzo                     19 de marzo style='mso-tab-count:1'>                     25 de marzo

     2                            23
de marzo                     23 de marzo style='mso-tab-count:1'>                     26 de marzo

     3                            24
de marzo                     24 de marzo style='mso-tab-count:1'>                     29 de marzo

     4                            25
de marzo                     25 de marzo style='mso-tab-count:1'>                     30 de marzo

     5                            26
de marzo                     26 de marzo style='mso-tab-count:1'>                     31 de marzo

     6                            29
de marzo                     29 de marzo style='mso-tab-count:1'>                      1º de abril

     7                            30
de marzo                     30 de marzo style='mso-tab-count:1'>                       2 de abril

     8                            31
de marzo                     31 de marzo style='mso-tab-count:1'>                       5 de abril

     9                             1º
de abril                        1º de abril                         6 de abril

Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido
en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante
remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa
la documentación exigida, por cuanto el término
para que esta Entidad ordene la rectificación de
los estados financieros empieza a contarse a partir de la
fecha en que reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de
un cierre contable en el año, deberán diligenciar
la información correspondiente a cada ejercicio en
forma independiente y presentarla a esta entidad en las
fechas señaladas anteriormente.

La atención al público será
de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m. a 5.00
p. m. en todas las sedes de la Superintendencia de Sociedades
y el envío a través de Internet estará
disponible, a partir de la fecha, las veinticuatro (24)
horas del día.

5. Presentación de los estados
financieros de las sociedades en proceso de liquidación
voluntaria a 31 de diciembre de 2003

En adelante, las sociedades vigiladas y controladas
en proceso de Liquidación Voluntaria a 31 de diciembre
de 2003, enviarán los estados financieros de fin
de ejercicio, en el aplicativo diseñado por la Superintendencia
para el efecto a más tardar el tercer día
hábil del mes de mayo. Las instrucciones para el
diligenciamiento y presentación de la información
serán enviadas mediante circular externa, que emitiremos
en la primera semana del mes de marzo.

6. Presentació n de estados
financieros de las sociedades que hayan sido admitidas a
la promoción de un acuerdo de reestructuración
o estén adelantando un proceso concordatario

Además de la información de
fin de ejercicio, las sociedades que hayan sido admitidas
a la promoción de un acuerdo de reestructuración
ante esta entidad o estén adelantando un concordato,
deberán remitir estados financieros de períodos
intermedios a marzo, junio y septiembre conforme a lo establecido
en el numeral 5 de la Circular Externa número 001
del 12 de febrero de 2003, la cual puede ser consultada
en nuestra página de Internet.

7. Presentación de los estados
financieros consolidados

Las matrices o controlantes que no hayan acreditado
ante esta Superintendencia la correspondiente inscripción
de control o Grupo Empresarial de que trata el artículo
30 de la Ley 222 de 1995, deberán enviar el certificado
de la Cámara de Comercio donde conste tal inscripción.
Así mismo, en el evento de que hayan modificado la
situación de control o Grupo Empresarial (parágrafo
2° del citado artículo), remitirán el
certificado respectivo.

Las matrices o controlantes que reciban esta
circular, además de los estados financieros individuales,
deberán enviar la información correspondiente
a los Estados Financieros de Propósito General Consolidados,
en forma comparativa con el ejercicio anterior y remitir
la información relacionada con las sociedades subordinadas
a 31 de diciembre del último año, tanto de
las filiales como subsidiarias.

La anterior información deberá
ser diligenciada, en miles de pesos, en el tipo de informe
"Estados Financieros Consolidados", utilizando
el Sistema de Información Financiera - DataSIFI,
disponible en el sitio de Internet www.supersociedades.gov.co,
o en la dirección física 216.72.6.56, siguiendo
las indicaciones contenidas en el instructivo guía
para el diligenciamiento.

De conformidad con la Circular Externa 05
de 2000, la información correspondiente deberá
ser certificada por el representante legal y el contador
de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen
del revisor fiscal de la misma. Igualmente deberá
adjuntarse la certificación de que los estados financieros
de Propósito General Consolidados a 31 de diciembre
de 2003, fueron sometidos a consideración del Máximo
Organo Social. En caso de Grupo Empresarial remitirán
copia del informe especial de que trata el artículo
29 de la Ley 222 de 1995.

Plazo: La información consolidada
y los demás documentos exigidos en este numeral deberán
presentarse dentro de los cinco (5) primeros días
hábiles del mes de mayo de cada año.

8. Sanciones

Los plazos señalados para el envío
de la información serán improrrogables.

El incumplimiento de las órdenes impartidas
en esta circular para el envío de la información
financiera dará lugar a la imposición de multas
hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, de conformidad con lo previsto en el
numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995,
independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada
o controlada del ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la
sanción cuando no diligencien los formatos de solicitud
siguiendo las instrucciones y pasos señalados por
esta Superintendencia.

Por cuanto la información financiera
remitida a la Superintendencia debe venir certificada por
el representante legal y el contador, y dictaminada por
el revisor fiscal de la sociedad, serán responsables
de las inexactitudes o errores que en su revisión
determine la entidad y podrán ser sancionados conforme
a lo previsto en la ley.

9. Generalidades

9.1 Es importante resaltar que la información
enviada a esta Superintendencia por cualquiera de los medios,
Internet o disquete, mantiene la reserva en los términos
que la ley establece y, por tal razón, no será
de uso público.

9.2 No serán recibidos aquellos archivos
que presenten errores en la validación de sus datos
o de su estructura, así como los disquetes que presenten
daños físicos.

9.3 Carecerán de validez oficial los
estados financieros que no estén acompañados
del escrito mediante el cual el representante legal y contador
los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circular
Externa número 17 del 30 de octubre de 1997).

9.4 Cuando el envío sea en disquete,
este deberá venir marcado con un rótulo que
indique el NIT y la denominación completa de la sociedad,
sucursal o empresa unipersonal a la cual corresponde dicha
información y la fecha de corte o cierre de los respectivos
estados financieros.

9.5 No podrán hacerse modificaciones
al aplicativo obtenido vía Internet o por disquete,
ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento,
so pena de las sanciones a que haya lugar.

9.6 Es de recordar que quienes suministren
datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones
contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran
falsedades en los estados financieros o en sus notas, podrán
ser sancionados con prisión de uno a seis años.
(Artículo 43 Ley 222 de 1995).

9.7 En el evento de existir alguna modificación
a los estados financieros ya remitidos, con los presentados
y aprobados por el Máximo Organo Social, será
necesario su reenvío a la Superintendencia de Sociedades,
previa solicitud de autorización para retransmitir,
efectuada ante el Coordinador del Grupo de Estudios e Investigación
Contable o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud
deberá venir debidamente justificada, indicando expresamente
las cifras objeto de la modificación y suscrita por
el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere
el caso.

9.8 Es importante consultar en nuestro Portal
en Internet la sección Envío de Información-
vínculo Preguntas Frecuentes, las respuestas a las
preguntas más frecuentes, así como los errores
en que más incurren al diligenciar la información.

9.9 Las sociedades que tengan inconvenientes
para el diligenciamiento, generación o envío
del archivo resultado, pueden solicitar asesoría
al Grupo de Sistemas en la parte técnica o al Grupo
de Planeación en cuanto al diligenciamiento, los
cuales atenderán todas las consultas de lunes a viernes,
en jornada continua de 8 a. m. a 5 p. m. de la siguiente
manera:

¿ Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co.

? Bogotá, D. C.:

Grupo de Planeación, teléfonos
directos 3245145, 3245105, 3245860, 3245152 y 3245366, o
018000-911121 o por el conmutador 3245777 extensiones 339,
323, 371, 340.

Grupo de Sistemas: 3245521 o al conmutador
3245777, extensiones 320, 327 y 332 .

¿ Barranquilla: 3454495 y 3454506.

¿ Bucaramanga: 6454266 y 6321541.

¿ Cartagena: 6646051 y 6642429.

¿ Cali: 5141674 y 5141791.

¿ Cúcuta: 5716190 y 5717985.

¿ Medellín: 2518854 y 2518855.

¿ Manizales: 8847393 y 8847810.

10. Encuesta financiera empresarial

Las sociedades obligadas a enviar información
financiera a la Superintendencia de Sociedades, según
la presente circular, deberán diligenciar la ENCUESTA
FINANCIERA EMPRESARIAL en Internet, antes de remitir los
estados financieros con corte a diciembre de 2003. Para
tal efecto, luego de digitar el NIT y contraseña,
en la opción Envío de Información,
encontrarán el vínculo denominado ENCUESTA
FINANCIERA EMPRESARIAL, el cual al accionarlo les permitirá
el diligenciamiento total de la misma.

Publíquese y cúmplase.

Cordialmente,

Rodolfo Daníes Lacouture,

Superintendente de Sociedades.

(C.F.)

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