( 04 DE JUNIO 2003 ) 

NORMA BÁSICA DE PLAZOS Y REQUISITOS

 “Por la cual se establecen los requisitos y plazos para la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación y otras obligaciones de información.”

 EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN

 En uso de sus atribuciones Constitucionales y legales en especial de las que le confieren la Ley 298 de 1996 y el Decreto 1914 de 1996, y

CONSIDERANDO

 Que el artículo 354 de la Constitución Política, desarrollado mediante la Ley 298 de 1996, establece para el Contador General de la Nación la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

 Que el literal f) de la ley 298 de 1996, señala la competencia del Contador General de la Nación para impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos relacionados con la contabilidad pública.

 Que a fin de cumplir cabalmente las obligaciones constitucionales y legales que competen al Contador General de la Nación, se hace necesario unificar en un solo texto normativo lo correspondiente a los plazos, requisitos y obligaciones relacionadas con la entrega de la información financiera, económica y social por parte de los entes públicos a la Contaduría General de la Nación.

 Que con el fin de conocer el monto e impacto financiero de los recursos estatales que actualmente son administrados por terceros, bajo cualquier modalidad permitida a los entes públicos, como pueden ser los negocios fiduciarios, se hace necesario solicitar a las entidades públicas la relación de contratos fiduciarios vigentes y contratos de recursos entregados en administración.

 RESUELVE

 ARTÍCULO 1º. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Los plazos, requisitos y obligaciones que se señalan  en la presente resolución serán cumplidos por los entes públicos y privados incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública.

 ARTÍCULO 2º. FUNCIONARIOS RESPONSABLES. Serán responsables por el cumplimiento de las políticas, principios, plazos, requisitos, normas, procedimientos y obligaciones relacionados con la presentación de la información a la Contaduría General de la Nación los siguientes funcionarios:

  a)        En el sector central del orden nacional: serán responsables el representante legal, jefe de área financiera y el contador público.

 b)        En el sector descentralizado por servicios del orden nacional: serán responsables el representante legal, jefe de área financiera, contador público,  y revisor fiscal en las entidades obligadas.

 c)        En el sector central del orden territorial: serán responsables el representante legal, secretario de hacienda, jefe del área financiera a cuyo cargo se encuentre la oficina o centro contable y contador público.

 d)        En el sector descentralizado por servicios del orden territorial: Serán responsables el representante legal, jefe de área financiera a cuyo cargo se encuentre la oficina o centro contable; contador público, y revisor fiscal en las entidades obligadas.

 ARTÍCULO 3º. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL. Los entes públicos y privados incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública presentarán la información financiera, económica y social ante la Contaduría General de la Nación de acuerdo con las siguientes fechas:

 PARAGRAFO 1º: En  ningún caso los plazos aquí establecidos serán prorrogables.  Cuando la fecha límite de presentación coincida con un día no hábil, el cumplimiento deberá efectuarse el día hábil siguiente.

PARAGRAFO 2°. Las entidades públicas y privadas sujetas al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP-, que deban someter su información financiera, económica y social a la aprobación de asambleas de accionistas o juntas directivas, deberán remitir la correspondiente al 31 de diciembre a la Contaduría General de la Nación en la fecha establecida en el presente artículo, sin perjuicio de garantizar que la información que quede incorporada en el balance general de la nación sea la aprobada por la asamblea general o la junta directiva. Para ello, si la información aprobada llegara a ser modificada con respecto a la enviada previamente, deberá remitirse nuevamente acompañada del acta de aprobación respectiva, dentro de los cinco (5)  días hábiles siguientes a la realización de la asamblea o junta.

 PARAGRAFO 3º:  Las entidades y/o organismos sin personería jurídica del orden nacional, que deban enviar su información para ser agregada y/o consolidada a otra entidad del sector central o descentralizado, previa conciliación de sus operaciones, deberán remitirla en las fechas que   se indican en este parágrafo.

 En el nivel territorial, tanto la administración central como las entidades del sector descentralizado por servicios, serán los entes públicos que deberán reportar  la información a la Contaduría General de la Nación. En este sentido, los órganos de control, corporaciones públicas y organismos públicos sin personería jurídica que prestan servicios de educación, salud y otros servicios públicos, deberán enviar la información contable a la administración central correspondiente para que sea objeto de agregación y/o consolidación por parte de las gobernaciones y alcaldías, según el caso,  del departamento o municipio al cual pertenecen.

 De acuerdo con lo anterior, se deberá enviar la información para ser agregada y /o consolidada en las fechas que a continuación se establecen:

 PARAGRAFO 4°.  El reporte de la información para la actualización de las inversiones patrimoniales debe rendirse al inversionista, por parte de las entidades beneficiarias de la inversión, en los mismos plazos definidos en el parágrafo anterior.

 ARTÍCULO 4º.   REQUISITOS PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN. La información financiera, económica y social que presentarán los entes públicos y privados incluidos en el ámbito de aplicación del Plan  General de Contabilidad Pública corresponde a: información básica, estados contables, informe de control interno e  informes  adicionales.

ARTÍCULO 5°.  INFORMACION BASICA. Corresponde a la información constituida por los formatos CGN96–001 Catálogo de cuentas, CGN96–002 Información sobre saldos de operaciones recíprocas y CGN98–003 Información sobre participación patrimonial, los cuales están reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública. Estos formatos deben presentarse en medio magnético e impreso.

 Los formatos CGN96–001 y CGN96–002 deben ser enviados trimestralmente teniendo en cuenta las fechas definidas en el artículo 3° de la presente resolución. El formato CGN98–003 será enviado cuando se presenten modificaciones en la estructura patrimonial del ente, en el corte inmediatamente siguiente a dicha modificación. Los formatos impresos deberán contener la firma de los funcionarios responsables establecidos en el artículo 2º de la presente resolución. Para todos los efectos, la firma del contador deberá acompañarse del correspondiente número de la tarjeta profesional, con lo cual se certificará que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, llevados conforme a las normas de contabilidad pública y que las cifras registradas en ellos, reflejan de forma fidedigna, la situación financiera de la entidad.

 Las entidades que transmitan la información vía Internet, de manera simultánea, deberán enviarla  en forma impresa con el cumplimiento de los requisitos y plazos  exigidos en la presente resolución.

 PARAGRAFO: Cuando la entidad presente información en las subcuentas denominadas “otros”, el valor revelado no debe superar el 5% del total de la cuenta de la cual forma parte y debe explicar en las notas a los estados contables los conceptos que lo conforman.

 ARTÍCULO 6º. ESTADOS CONTABLES. La información básica correspondiente a  diciembre 31, deberá acompañarse del balance general; el estado de actividad financiera económica y social; el estado de cambios en el patrimonio y las notas a los estados contables, en medio magnético. La anterior información deberá estar debidamente certificada como se indicó anteriormente, con la firma de los responsables de presentar la información financiera, económica y social, en medio impreso, y dictaminados por el revisor fiscal en las entidades obligadas.

 El estado de flujos de efectivo reglamentado en el Plan General de Contabilidad Pública, que deben preparar las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economía mixta con participación pública igual o superior al 50%, tanto del nivel nacional como territorial, debe ser presentado trimestralmente  en las fechas establecidas en el artículo 3° de la presente resolución. Dicha información deberá estar debidamente certificada como se indicó anteriormente, con la firma de los responsables de presentar la información financiera, económica y social, en medio magnético e impreso.

 ARTÍCULO 7º. INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE. El representante legal de la entidad remitirá, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado, como anexo a la información financiera, económica y social, copia en medio magnético del informe anual de evaluación del control interno, en el cual deberán incluirse los aspectos relacionados con el control interno contable de la entidad como resultado de las evaluaciones internas realizadas según lo previsto en las normas vigentes.

 ARTÍCULO 8º. INFORMES ADICIONALES. Adicionalmente deberán presentarse los siguientes  informes:

 a) Relación de Bienes Inmuebles. El formato denominado “Relación de Bienes Inmuebles” reglamentado en el PGCP, deberá ser enviado en medio magnético, en archivo ASCII, anexo a la información correspondiente al corte del 31 de diciembre, siempre y cuando se hubiesen presentado  modificaciones.

 b) Recursos públicos entregados en administración. Las entidades públicas que tengan recursos entregados en administración tales como fondos cuenta, encargos fiduciarios y fiducia pública, deben presentar una relación de los mismos, indicando su monto, objeto, modalidad, agente fiduciario o administrador, fecha de inicio y culminación. Este informe se debe diligenciar en un formato CGN03-004, para lo cual la entidad debe solicitarle   la  información  respectiva  al  administrador  de estos recursos. Esta información debe diligenciarse en medio magnético y anexarla a la información correspondiente al corte del 31 de diciembre.

ARTICULO 9°. INFORMACION NO PRESENTADA .  En todos los casos, se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en la presente resolución.

 ARTICULO 10.  VIGENCIA.  La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial y deroga la resolución No. 373 de 1999,  la resolución No. 409 de 2002, la resolución No. 105 de 2003, la carta circular 28 de 2001, la circular externa No. 41 de 2001 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 Publíquese y cúmplase.

 Dada en Bogotá, D.C., a los.  04  Días del mes de JUNIO de 2003

JAIRO ALBERTO CANO PABON

Contador General de la Nación