RESOLUCION NUMERO 5304 DE 2003
(septiembre 18)
por medio de la cual se establecen los términos
y condiciones para la rendición de cuentas, el procedimiento
para el registro de los libros de contabilidad y la presentación
de los informes públicos que deben presentar los partidos
y movimientos políticos con personería jurídica
y grupos significativos de ciudadanos, que participen en procesos
electorales
de carácter territorial.
El Consejo Nacional Electoral, en ejercicio de
sus atribuciones constitucionales, legales y en especial la
conferida por el artículo 8º del Decreto 2207 del
5 de agosto de 2003,
CONSIDERANDO:
1. Que el Acto Legislativo número 01 del
3 de julio 2003, facultó al Congreso de la República
para reglamentar lo concerniente al tema de la financiación
de los partidos y movimientos políticos con personería
jurídica en las elecciones departamentales y municipales
del 26 de octubre de 2003.
2. Que como dicha reglamentación no fue
adoptada por el Congreso de la República, el Gobierno
Nacional en uso de las facultades a él conferidas por
el Acto Legislativo número 01 de 2003, expidió
el Decreto número 2207 del 5 de agosto de 2003, que en
su artículo 8º facultó al Consejo Nacional
Electoral para reglamentar el sistema de auditoría interna
y su correspondiente acreditación, así como los
términos y condiciones para la rendición de cuentas,
RESUELVE:
Artículo 1º. Responsables
de la presentación de los informes y de la rendición
de cuentas. Para la presentación de informes
y la consiguiente rendición pública de cuentas,
los partidos y movimientos políticos con personería
jurídica y los grupos significativos de ciudadanos, deberán
designar, al tenor del artículo 11 del Decreto 2207 de
2003, una persona por cada lista uninominal o plurinominal,
en las circunscripciones electorales do nde las han inscrito,
como responsable de la presentación de los informes y
de la rendición de cuentas.
La acreditación de dichos responsables
se hará mediante oficio suscrito por el Representante
Legal o su Delegado en el caso de los partidos y movimientos
políticos con personería jurídica, o por
un mínimo de tres (3) inscriptores, en el de los grupos
significativos de ciudadanos, dirigido al Fondo Nacional de
Financiación de Partidos y Campañas Electorales,
antes del veinticuatro (24) de octubre de dos mil tres (2003).
En dicho oficio se señalará el nombre
del responsable con su respectivo número de cédula
de ciudadanía, la circunscripción electoral asignada
y el (los) nombre (s) del (los) integrante (s) de la lista uninominal
o plurinominal para la cual fue (ron) designado (s).
Artículo 2º. Registro de los
libros de contabilidad. Los responsables de la rendición
de cuentas en los términos del artículo 1º
de esta resolución, deberán registrar sus libros
de contabilidad por cada lista o candidatura única ante
los respectivos Delegados Departamentales o ante el Registrador
Distrital o Municipal del Estado Civil donde se realizó
la inscripción de la lista o candidatura, a más
tardar hasta el 24 de octubre de 2003.
Los libros, facturas, comprobantes de contabilidad
y demás documentos que soporten la información
financiera y contable, deben permanecer de manera física
en los archivos del partido o del movimiento o grupo significativo
de ciudadanos, por lo menos durante cuatro (4) años,
y a partir de allí opcionalmente en archivos electrónicos
o microfilmados, para efectos de la realización de las
auditorías externas señaladas en el artículo
39 de la Ley 130 de 1994 o de cualquier otro requerimiento administrativo,
penal, disciplinario o jurídico a que pudiere haber lugar.
El partido o movimiento político, o el
grupo significativo de ciudadanos adoptarán, en el evento
en que los candidatos realicen sus campañas de manera
individual, las medidas que consideren necesarias para asegurar
que todos los candidatos internamente presenten sus cuentas
de ingresos y egresos de campaña ante el responsable
de la lista.
Parágrafo. La autoridad
electoral deberá anotar en la primera página el
nombre del partido, movimiento político o grupo significativo
de ciudadanos, identificación del responsable, número
de páginas, ciudad y fecha en que se realiza el trámite
y nombres y firmas, con sus respectivas cédulas, de quienes
intervienen en la diligencia.
Artículo 3º. Presentación
de los informes públicos. Los responsables de
la rendición de cuentas deberán presentarlas,
debidamente acompañadas del dictamen de auditoría
a que se refiere el artículo 4º de la Resolución
4904 de 2003 proferida por el Consejo Nacional Electoral, ante
la autoridad electoral en la que se registraron los correspondientes
libros de contabilidad.
Vencido el término para la rendición
de las cuentas, la autoridad electoral correspondiente enviará
una relación detallada, con la información anterior
completa y en lo pertinente refrendada por cada responsable
de la lista o candidatura única al Consejo Nacional Electoral
-Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas
Electorales-.
Dichas autoridades deberán remitirlas al
Consejo Nacional Electoral dentro de los ocho (8) días
siguientes a su presentación. El incumplimiento de esta
obligación será causal de mala conducta.
Estos informes contables públicos deberán
ser presentados a más tardar un (1) mes después
del correspondiente debate electoral, pero su reconocimiento
se hará una vez evaluados por el CNE, Fondo Nacional
de Partidos y Campañas Electorales, y deberán
ser publ icados en un Diario de amplia circulación de
la respectiva circunscripción electoral.
Artículo 4º. Procedimiento
para realizar los registros contables en el libro de ingresos
y gastos de campaña. Además de lo establecido
en los artículos 20 y 21 de la Ley 130 de 1994, el procedimiento
a cumplir será el siguiente:
4.1 A cada uno de las diversas categorías
de ingresos y clases de gastos que contiene el formulario correspondiente,
deben destinarse los folios que se consideren necesarios, con
el objeto de informar separadamente la contabilización
de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario.
4.2 Registrar cronológicamente las operaciones
realizadas en relación con cada uno de los conceptos,
indicando la fecha, los intervinientes, el detalle y el valor.
4.3 Cada concepto debe ser totalizado, determinando
su saldo. Su valor debe ser anotado en el renglón asignado
para el efecto en el respectivo formulario. Todos estos valores
deben coincidir con el mencionado formulario.
4.4 En el diligenciamiento de los libros de contabilidad
no se podrá incurrir en las siguientes irregularidades:
I) Alterar en los asientos el orden o la fecha
de las operaciones.
II) Dejar espacios que faciliten intercalaciones
o adiciones.
III) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones
en los asientos contables.
IV) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos
contables.
V) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas
o mutilar los libros.
Como consecuencia de la presentación irregular
de libros e informes se incurrirá en la pérdida
de los derechos para la reposición de gastos electorales
y las sanciones penales a que haya lugar.
Artículo 5º. Formatos para
la rendición pública de cuentas. La rendición
de cuentas deberá ceñirse a los formatos diseñados
por el Consejo Nacional Electoral, los cuales estarán
a disposición en las Delegaciones Departamentales, Registradurías
Distritales, Especiales y Municipales, y en la página
web de la Registraduría (www.registraduria.gov.co) que
hacen parte integral de la presente resolución.
El Consejo Nacional Electoral -Fondo Nacional
de Financiación de Partidos y Campañas Electorales-,
enviará a todos los partidos y movimientos con personería
jurídica y a los grupos significativos de ciudadanos
que hayan inscrito listas o candidatos únicos, dichos
formatos.
Artículo 6º. Derogatorias.
La presente resolución deroga las normas que le sean
contrarias.
Artículo 7º. Vigencia.
La presente resolución rige a partir de la fecha de su
publicación en el Diario Oficial.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 18 de septiembre
de 2003.
El Presidente del Consejo Nacional Electoral,
Guillermo Francisco Reyes González
