IVA
Inscripción de responsables del régimen simplificado en el RUT libro fiscal - Obligaciones en el régimen simplificado

DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
CONCEPTO 26491
14 de mayo de 2003

El artículo 468-3 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 35 de la Ley 788 de 2002 incluyó como servicio gravado con el impuesto sobre las ventas el arrendamiento de inmuebles diferentes los destinados para vivienda y de espacios para exposiciones y muestras artesanales nacionales. Para efecto de la responsabilidad se tendrá en cuenta si quien presta el servicio es del régimen común o simplificado.

Los artículos 499 y 499-1 del Estatuto Tributario, modificados por los artículos 42 y 43 de la Ley 788 de 2002, estableció los requisitos para pertenecer al régimen simplificado para los comerciantes minoristas o detallistas que vendan bienes gravados o para las personas naturales que presten servicios gravados con el impuesto sobre las ventas, así:

Para los comerciantes minoristas o detallistas que vendan bienes gravados se señalan ingresos brutos provenientes de su actividad inferiores a 400 salarios mínimos legales vigentes en el año inmediatamente anterior, es decir año 2002, y que tengan un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.

Las personas naturales que presten servicios gravados cuyos ingresos brutos provenientes de su actividad por un valor inferior a 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes y tenga un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.

Sobre el establecimiento de comercio la Oficina Jurídica se ha pronunciado mediante el Concepto Unificado del Impuesto a las Ventas 003 de julio 12 de 2002 en el sentido de señalar:

"De conformidad con lo dispuesto por el artículo 515 del Código de Comercio : "Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener vados establecimientos de comercio y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales"

Del contenido de la anterior disposición, se sigue que un establecimiento de comercio puede destinarse al desarrollo de diversas actividades, o que la actividad comercial puede desarrollarse en varios establecimientos de comercio. Es decir, que el establecimiento es el sitio en donde, previa la existencia de un conjunto de bienes organizados, una persona desempeña su actividad u oficio para el desarrollo de la empresa/.../"

Así mismo se señalan las obligaciones de los responsables del régimen simplificado:

Inscribirse como responsables del régimen simplificado en el Registro Único Tributario, RUT.

Esta Inscripción deberá realizarse ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones .

Es del caso recordar que la inscripción extemporánea para las personas del régimen simplificado causa una sanción de $ 68.000 por cada mes o fracción de mes de retardo en la inscripción y de $ 140.000 cuando la inscripción la realice la Administración oficiosamente. ( Decreto 3257 de 2002, valores año 2002)

Llevar el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias.

En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además:

a. Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada.

b. Anotar diariamente los egresos por costos y gastos.

c. Al finalizar cada mes deberán totalizar:

El valor de los ingresos del período,

El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos según las facturas que le hayan sido expedidas.

Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1° de enero del año siguiente al de su elaboración.

Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el Gobierno Nacional.

El artículo 684-2 del Estatuto Tributario, faculta a la DIAN para implantar sistemas técnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirán de base para la determinación de las obligaciones tributarias. La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos, o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 supra.

Documento soporte en operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado.

Las declaraciones tributarias, al igual que la información suministrada a la Administración de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden dicha información, ya sean registrados en los libros de contabilidad, libro de registro de operaciones diarias o en documentos públicos y privados. Los mismos deben estar a disposición de la DIAN, de conformidad con lo señalado en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

En operaciones realizadas con los no obligados a expedir factura o documento equivalente, como es el caso de los responsables que pertenecen al régimen simplificado, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deducción con el comprobante de que trata el artículo 3° del Decreto 3050 de 1997.

Este documento deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos :

1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción.

3. Concepto.

4. Valor de la operación

Obligación de presentar declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.

Las personas naturales del régimen simplificado también quedan cobijadas por las previsiones contenidas en los artículos 592 numeral 1, 593 y 594-1, según el caso, siempre y cuando llenen los demás requisitos establecidos en las mismas normas, teniendo en cuenta que los montos de ingresos y de patrimonio a observarse son los establecidos en los decretos de ajuste de valores absolutos para estar obligados a declarar renta por el año gravable de que se trate y no los señalados para pertenecer al régimen simplificado del IVA.

Se sigue de lo anterior, que si un responsable del régimen simplificado del impuesto a las ventas no está obligado a declarar renta por un año gravable, la declaración que llegare a presentar carece de valor legal de acuerdo con lo dispuesto en el Articulo 594-2 del Estatuto Tributario, y por lo tanto su impuesto sobre la renta está constituido por el monto de las retenciones en la fuente que le hubieren practicado a título de este impuesto en el año gravable./.../"

A los responsables del régimen simplificado les está prohibido:

"De conformidad con el artículo 15 del Decreto 380 de 1996, a los responsables del régimen simplificado que vendan bienes o presten servicios, no les está permitido:

- Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto de impuesto sobre las ventas, si lo hicieren deberán cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común.

Si el responsable del régimen simplificado incurre en esta situación, se encuentra obligado a cumplir los deberes propios de los responsables del régimen común (art.16 Decreto 380 de 1996).

- Presentar declaración de ventas. Si la presentaren, no producirá efecto alguno conforme con el artículo 594-2 del Estatuto Tributario.

- Determinar el impuesto a cargo y solicitar impuestos descontables.

- Calcular impuesto sobre las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA.

- Facturar: En efecto, por mandato del artículo 612 - 2 del Estatuto Tributario y del literal c) del artículo 2º del Decreto 1001 de abril 8 de 1997, entre otros, no están obligados a facturar los responsables del régimen simplificado.

Si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso, salvo lo referente a la autorización de numeración de facturación.

El artículo 3 de la Resolución 3878 de 1.996 señaló a algunos responsables que no necesitaban de la autorización de la numeración, norma que fue adicionada por el artículo 3 de la Resolución 5709 del mismo año, en el sentido de que tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla, como los responsables del régimen simplificado.

Si un responsable del régimen simplificado que decide expedir facturas, erradamente solicita a la Administración Tributaria la autorización de la numeración, el ente administrativo debe abstenerse de concederla dado que no se dan los supuestos para su procedencia . Si no obstante, la Administración emite la resolución y autoriza determinado rango de facturación, tal actuación resulta inocua toda vez que puede el interesado desconocerla al no tener origen en una disposición normativa que lo sujete a dicho procedimiento. No puede esta actuación crear una situación jurídica y menos aun derivar consecuencias que la norma superior no previó .

En consecuencia, en este evento no procederá para los responsables del régimen simplificado, la aplicación de las sanciones que se han consagrado legalmente para quienes estando obligados no den cumplimiento a la obligación de solicitar autorización de la numeración de las facturas.

En conclusión, si un responsable del régimen simplificado a pesar de no tener obligación de cumplir con el deber formal de facturar expide factura, no está obligado a solicitar autorización de numeración de facturación y tampoco del software para facturar por computador.

Si un responsable del régimen simplificado declara el impuesto sobre las ventas, debe tenerse en cuenta no solo la prohibición que tienen de cobrar el impuesto, de determinarlo, sino lo previsto en el artículo 815 del Estatuto Tributario, el cual consagra el derecho a la compensación y/o devolución de saldos a favor que se originen en las declaraciones del IVA; al igual que el artículo 850 ibídem, que señala los responsables de los bienes y servicios de que trata el artículo 481 del citado ordenamiento y aquellos que hayan sido objeto de retención en la fuente a titulo de IVA como sujetos que pueden solicitar la devolución de los saldos a favor liquidados en las declaraciones tributarias.

Tal y como se indicó anteriormente, si una persona responsable del régimen simplificado cobra el IVA debe cumplir con todas las obligaciones de los responsables del régimen común y por lo tanto el IVA recaudado en éste evento, no se debe considerar como pago de lo no debido, ni objeto de devolución, salvo que se genere saldo a favor y se cumplan las previsiones legales para tener derecho a la devolución o compensación."