Cierre Contable e información de Estados Financieros
Guías para el proceso de verificación de la información del año 2006.
Lista de chequeo para evaluar el cumplimiento de obligaciones en el área administrativa, relacionadas con los más importantes elementos a tener en cuenta al Cierre contable del año 2006 :
A. Certificado de Camara y Comercio
B. Libro de Actas
C. Libros de Contabilidad
D. Normas relacionadas con la Superintendencia de Sociedades
E. Normas relacionadas con las Declaraciones en Medios Magnéticos
F. Normas relacionadas con las Declaraciones Electrónicas
G. Normas relacionadas con las obligaciones como Grandes Contribuyentes y Autorretenedor
H. Normas relacionadas con la Correspondencia
I. Normas relacionadas con la Facturación recibida
J. Normas relacionadas con el cumplimiento oportuno de las Obligaciones Tributarias
K. Normas relacionadas con las Autoliquidaciones de aportes para las EPS
L. Normas relacionadas con los Ajustes Integrales por Inflación
Pruebas de Cumplimiento
Verifique cada información y asegúrese de que sea real
A. Certificado de la Cámara de Comercio :
Se tiene en el archivo de la empresa un de Certificado con no más de 1 mes de obtenido
En qué Notaría se hizo la última escritura de reforma
El Domicilio corresponde al sitio donde están las oficinas
Están debidamente inscritos los nombres de Revisor Fiscal principal y suplente
Los revisores fiscales han aceptado su nombramiento
La última reforma de escritura está debidamente registrada.
Si se renovó el registro mercantil oportunamente es preciso indicar el Número y fecha
Analice si hay cambios en la actividad económica en el último período contable.
Si la sociedad está vigente por no estar inmersa en las causales de liquidación que establece el Articulo 457 del Código de Comercio.
Si están registrados los Representantes legales se debe verificar que sus nombres sean los correctos.
Están registrados los nombres de Miembros de la Junta de Socios
El representante legal ha actuado dentro de los límites económicos autorizados
El Capital social es igual al señalado en los registros contables tanto en valores como en porcentajes
Hay gravámenes prendarios o hipotecarios que no estén registrados en la contabilidad
Hay embargos que no estén registrados en cuentas de orden
Observe si por la situación de control o como grupo empresarial está registrada.
Si tiene Junta Directiva, observe si se han pagado honorarios exentos de Iva.
B. Libro de Actas
Si se han registrado oportunamente las actas en la Cámara de Comercio revise las actas registradas, su concepto y su fecha
Las Actas están firmadas por el Presidente y secretario (a)
Los folios anulados lo fueron correctamente
Se conservan en un ambiente seguro
Se tiene libro de Asamblea o Junta de Socios
Se tiene claro que según jurisprudencia el libro de Actas es un libro de comercio mas no de contabilidad
Se tiene libro de Actas de Junta Directiva
Se tiene libro en el cual conjuntamente se registran las Actas de Asamblea o Junta de socios y Junta Directiva
Se incluyen en las Actas del año 2006 los Estados Financieros cortados al 31 de Diciembre del 2006 aprobados y el Dictamen del Revisor Fiscal
Hubo aprobación de distribución de participaciones o dividendos
Se hizo el registro contable de la aprobación de distribución de Dividendos o participaciones en el mismo mes de la aprobación
Se conserva para fines de certificación a los socios o accionistas la información separada de las participaciones o dividendos gravados de los no gravados
La Reserva Legal en caso de haber obtenido utilidades susceptibles de distribuir se aprobó en la Asamblea o Junta de Socios y se registró en la contabilidad después de su aprobación
Se conservan preparadas en orden consecutivo
Se indicaron en el Acta los nombres de quienes representaron en las reuniones a los socios principales
Está claramente establecida la convocatoria para las reuniones de Junta o Asamblea.
Se aprobó en el año Capitalización de la Revalorización del Patrimonio y esta se elevó a Escritura Pública
Se hizo el registro contable correspondiente.
Se ha tenido en cuenta que esta capitalización es un ingreso no constitutivo de Renta o ganancia ocasional para los socios
Se aprobaron en el año Readquisición de Acciones o cuotas de Interés Social
Se hicieron los registros contables correspondientes
Se aprobaron al mismo tiempo de la readquisición de acciones o cuotas de interés social, la Reserva correspondiente para la readquisición.
Se efectuó el registro de las cuotas de interés social o acciones propias readquiridas como parte del patrimonio, pero débito
Si se vendieron cuotas o acciones readquiridas, hubo, ganancia o pérdida en la operación o ninguna de las dos.
Si se hizo la venta de las cuotas o acciones propias readquiridas con ganancia el valor se registró en la Cuenta Prima en colocación de cuotas o acciones
Si se hizo la venta de cuotas o acciones readquiridas y esta se hizo con pérdidas; el Contador en forma inmediata hizo la Reserva establecida en las normas contables en su artículo 88 del decreto 2649 de 1993.
Se tiene debidamente inscrito en la Cámara de Comercio el Libro de Socios o Accionistas.
Se han registrado en éste libro los títulos expedidos
Se han expedido los títulos (acciones) a los o accionistas adquirientes
Son claros en este libro los registros tanto de aportes en limitadas o asimiladas como de los accionistas en las sociedades por acciones.
C. Libros de Contabilidad
Se encuentran debidamente registrados en la Cámara de Comercio los libros de contabilidad
El registro de los libros se hizo como lo establece el artículo 126 del decreto 2649 de l.993
Se encuentran debidamente actualizados con base en las normas contables y tributarias
La contabilidad utiliza libros empastados o en formas continuas para uso en computador
Los comprobantes y soportes cumplen con las normas establecidas en los artículos 123 y 124 del decreto 2649 de l.993
Los soportes de origen interno o externo están debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboran.
Los soportes se conservan archivados en orden cronológico de tal manera que es posible su verificación.
Las operaciones contables están respaldadas por comprobantes de contabilidad como lo establecen las normas contables y tributarias
Los comprobantes de contabilidad están numerados consecutivamente con indicación del día de su preparación y de las personas que los han elaborado y autorizado.
Los estados financieros y la información de las declaraciones tributarias son elaboradas con fundamento en los libros de contabilidad
Las hojas de los libros de contabilidad llevan una numeración sucesiva y continua
No obstante que la ley ni los decretos reglamentarios han establecido la clase y número de libros obligatorios la empresa lleva los libros necesarios e indispensables para cumplir con lo establecido en los artículos 50,52 y 53 del código de Comercio y el artículo 125 del Decreto 2649 de l.993
Los libros de contabilidad están disponibles para ser exhibidos en el domicilio principal
Los libros de contabilidad se llevan de acuerdo con lo establecido en el artículo 128 del decreto 2649 de 1993
Los libros de contabilidad, los de actas y el de registro de acciones o aportes, lo mismo que los comprobantes y soportes de contabilidad y la correspondencia se conservan debidamente como lo establece el artículo 134 del Decreto 2649 de 1.993
En el período no se han sucedido pérdidas, extravíos o destrucción de libros o papeles contables.
Si ha sucedido algún extravío se ha colocado la denuncia ante la autoridad competente.
Conoce la disposición que establece que los registros en los libros en caso de extravío deben reconstruírse en una plazo no superior a 6 meses después de la pérdida
Se utiliza el plan de cuentas establecido para los comerciantes
Se tiene una adecuado back-up de la información contable
Los archivos de la empresa son adecuadamente conservados .
D. Normas relacionadas con la Superintendencia de Sociedades
Conoce si su empresa debe presentar informe para la supersociedades por estar vigilada o por ordenamiento especial.
La superintendencia de sociedades ejerce sobre las empresas: Supervisión , Vigilancia o Control.
Para la vigilancia ésta debe fundamentarse en los estados financieros aprobados por el máximo organismo.( Asamblea General o Junta de Socios)
Los montos establecidos para las empresas obligadas a presentar la información en el año 2006 y por lo tanto quedar vigiladas fueron .Total de Activos equivalentes 20.000 salarios mínimos legales vigentes por $ 408.000 igual a $ 8.160.000.000 .
Revisar las fechas de presentación de la información cuyas fechas de acuerdo con el Nit fueron establecidas entre el 6 de Febrero y el 3 de Marzo del año 2007 para envío en los nuevos software establecidos
Conoce la opción para enviar información vía electrónica con firma digital como lo establece la Circular Externa aplicable a la información financiera del año 2006.
Determine si estaba obligado a presentar información de Estados Financieros Consolidados .
Tenga en cuenta la preparación de los avalúos técnicos para Propiedad Planta y Equipo del 2006 adquirida por valor superior a 20 salarios mínimos legales por $381.500 igual a $ 7.630.000
Con fundamento en el artículo 64 del Decreto 2649 se ajustó el último avalúo técnico utilizando indicadores específicos o a falta de estos por el PAAG
Observe si la presentación de la información para supersociedades fue firmada por el representante legal, contador público y revisor fiscal.
Revisar si se han presentado requerimientos especiales y si se han contestado en las fechas oportunas.
La Superintendencia ha ordenado rectificaciones de los Estados financieros dentro del mes siguiente a su envío.
Hasta la fecha de ésta auditoria la Superintendencia ha ordenado correcciones a la información enviada
Los funcionarios indicados en la solicitud de información de la Superintendencia son los que desempeñaban sus cargos a la fecha del reporte
Observe si además de la información en línea solicitada, se enviaron en papel los estados financieros, las notas, el proyecto de distribución de utilidades , el informe de gestión, la certificación y el dictamen debidamente firmados por el Representante legal, el Contador y el Revisor Fiscal en los casos en que les corresponde
Sabe que de acuerdo con la ley 222 de l.995 toda empresa está obligada a contratar Contador pues sus Estados Financieros deben ser firmados por éste.
E. Normas relacionadas con las Declaraciones en Medios Magnéticos
Para su elaboración es necesario tener conocimiento sobre la presentación en medios magnéticos.
La empresa debe brindar capacitación sobre el manejo de los medios magnéticos
Para diligenciar su elaboración debe contar en su empresa el Departamento de Sistemas.
En la empresa debe existir la persona responsable del manejo de los sistemas de compañía.
La información suministrada por sistemas debe ser analizada y verificada.
De presentar diferencias en la información requerida debe ser devuelta en su totalidad.
Debe conocerse en qué formato se presentan los medios magnéticos que es excell utilizando el XML
Los requerimientos especiales se deben contestar oportunamente.
Para preparar la información debe tenerse en cuenta los literales del artículo 631 del Estatuto Tributario.
Las personas naturales y jurídicas deben presentar información en medios magnéticos.
La información en medios magnéticos debe ser firmada por el representante legal y contador público revisor fiscal según sea del caso.
Deben revisarse y establecer los controles para determinar si se han presentado en las fechas oportunas.
Revisó adecuadamente la información de Ingresos que lo hacen responsable de cumplir ésta obligación tributaria
Se envió la información oportunamente
Se han recibido requerimientos para mejorar la información
Se tiene un software contable que facilite su preparación
Se ha revisado que los Nit han sido adecuadamente transcritos
Sabe si alguno de quienes informa a la Dian son omisos (omiten declarar)
Conoce que la declaración en medios magnéticos constituye una fuente de información para control fiscal.
Le han enviado requerimientos para cruce de información dada de terceros en medios magnéticos
Sabe que el sistema de información exógena solicitada se denomina SIEF.
Conoce que cualquier retenedor deberá reportar esta información en Medios Magnéticos
• Conoce que por el solo hecho de haber actuado como agente retenedor está obligado a registrarse en el RUT como agente de información exógena antes de enviar la información a la DIAN.
• Ha obtenido el RUT, de aquellas personas naturales pertenecientes al régimen simplificado.
• Sabe que para el año gravable 2006 se deben reportar las retenciones aplicadas a los pertenecientes al régimen simplificado
F. Normas relacionadas con las Declaraciones Electrónicas
Se debe tener conocimiento sobre la presentación electrónica
Las empresas que deben presentar declaraciones electrónicas son notificadas por resolución de la Dian.
No todas las declaraciones deben presentarse a través de medio electrónico.
El representante legal debe tener código de acceso
El contador de la empresa debe tener código de acceso
El revisor fiscal de la empresa debe tener código de acceso
Se recomienda que los códigos de acceso del representante legal, el contador y el revisor fiscal ningún funcionario la conozca.
Revise si las declaraciones son presentadas oportunamente
Revise si las declaraciones son canceladas en la fecha respectiva
Si se presenta la declaración en fechas posteriores se debe liquidar y pagar sanciones e intereses de mora.
Para efectos de revisión establecer los valores declarados y pagados cruzando con los registros de los libros oficiales.
Establecer que las retenciones sean revisadas por funcionarios diferentes al que las calculó.
• Recuerde que la no presentación oportuna de estas declaraciones solo tiene justificación si se comprueba como causal la fuerza mayor .
• Ha tenido en cuenta las normas sobre firma digital
G. Normas relacionadas con las Obligaciones como Gran Contribuyente y Autoretenedor
Conoce la Resolución por la cual lo calificaron como Gran Contribuyente
Conoce los motivos por los cuales una empresa es gran contribuyente
Sabe que la calificación como gran Contribuyente la da la Dian
Deben tenerse en cuenta qué tipo de información especial obliga a estos contribuyentes
Conoce que para efectos de la retención en la fuente de iva ésta no es aplicable entre los calificados como grandes contribuyentes.
Conoce que como gran contribuyente , debe aplicar reteiva a los del régimen Común y a los del Régimen Simplificado.
Conoce que cuando un contribuyente es calificado como Gran Contribuyente mediante Resolución que sale en el mes de enero , éste queda obligado a cumplir con las normas vigentes a la fecha de su calificación como son , declaración de Renta, información en medios magnéticos , fecha de presentación de las Declaraciones etc.
Conoce que cuando un gran contribuyente deja de ser calificado como tal mediante resolución emitida por la DIAN , cesan automáticamente sus responsabilidades respecto a la Declaración de Renta, Medios Magnéticos, fecha de presentación de Declaraciones etc.
Conoce en la forma como se aplican las de las autoretenciones.
Los grandes contribuyentes son reconocidos mediante Resolución para efectuar autoretención.
Sabe que para presentar las Declaraciones estos contribuyentes tienen fechas especiales
Observe si se han recibido requerimientos especiales y si se han contestado oportunamente
Las declaraciones tributarias deben ser firmadas por el representante legal y contador público o revisor fiscal según el caso.
Revise si las obligaciones de un gran contribuyente las declaraciones se han presentado en las fechas oportunas.
Conoce que estos contribuyentes pueden pertenecer al Régimen Común
H. Normas relacionadas con la Correspondencia
La correspondencia tiene en su membrete impreso el Nit como lo establece el artículo 616 del estatuto tributario
Se deja fiel copia de la correspondencia
Se deja evidencia de la correspondencia recibida, incluyendo el registro de la fecha de contestación o no de la misma , como lo establece el artículo 54 del Código de Comercio
Se tiene la suficiente agilidad con la correspondencia para que haya respuesta oportuna
Hay un responsable del recibo y distribución de la correspondencia
Sabe que el articulo 51 del Código de Comercio indica que la correspondencia directamente relacionada con los negocios es parte integrante de la contabilidad.
Tiene control de los fax recibidos y enviados
I. Normas relacionadas con la Facturación Recibida
Cumple con las normas establecidas en el artículo 617 del Estatuto tributario
Las mismas facturas cumplen con los requisitos establecidos para el comprador para solicitar la procedencia de costos e impuestos que establece el artículo 771-2
Se tiene la autorización de la facturación
Se ha revisado el cumplimiento del plazo de dos años de la autorización de la facturación para renovarla.
Cuando recibe facturas observa si la autorización de facturación ha sido renovada dentro del plazo de dos años que tiene de vigencia tal renovación.
Se utiliza la factura cambiaria de compraventa y si esta se utiliza se entrega el original al cliente o este lo conserva la empresa.
Las facturas son firmadas por quienes tienen la responsabilidad frente a la venta
Si se tienen varios establecimientos de comercio se lleva el libro de control de facturación
Llenan los requisitos que establece la ley el documento recibido de los pertenecientes al régimen simplificado
Los documentos o cuentas de cobro recibidos de los no obligados a facturar son contabilizados como lo establece la ley .
Si pertenece al régimen común y responsable de retener Iva el comprobante soporte de sus costos y deducciones es utilizando el documento equivalente establecido en al Artículo 3 de l Decreto 522 del 7 de marzo de 2003 y que si se trata de entidades o personas no responsables del IVA , deben utilizar la nota de contabilidad como lo establece el articulo 4oº del decreto 380 de 1.996.
Está enterado de la obligación que tienen quienes facturan por Computador de preparar como medida de control fiscal el Comprobante de registro Diario .
J. Normas relacionadas con el Cumplimiento Oportuno de las Obligaciones Tributarias
Se han solicitado a la Dian listado de deudas pendientes
Se tienen denuncias penales instauradas
Se contestan oportunamente los requerimientos especiales.
Se ha recibido sanciones por libros de contabilidad y éstas se han discutido y definido
Se tienen casos en el contencioso administrativo sin definir.
Tiene sociedades sin liquidar
Tiene sociedades sin liquidar y con deudas de impuestos
Ha efectuado fusiones o escisiones de sociedades
Si ha sido la empresa fusionante, se dedujeron las pérdidas fiscales de la fusionada .
Liquida los rendimientos presuntivos por préstamos a socios, y sobre los préstamos de los socios a la recibidos por la empresa
K. Normas relacionadas con las Autoliquidaciones de aportes para las EPS
Revisar si se ha retenido aportes a los trabajadores por los períodos que no ha pagado solicitar el listado al departamento de personal de los trabajadores afiliados al sistema.
Revisar si se han dejado de afiliar a trabajadores al sistema.
Revisar si la empresa ha pagado parcialmente solo por algunos trabajadores.
Revise si se han reportado trabajadores con un ingreso básico de cotización diferente al real.
Para empresas seleccionadas especialmente existe información en medios magnéticos.
Revisar si la empresa ha pagado por personas sin vínculo laboral .
Cuando haya vinculación laboral inmediatamente se debe afiliar al sistema.
De presentarse demoras en la afiliación pueden presentarse sanciones.
No es procedente liquidar y pagar aportes en porcentajes diferentes a los legales.
Confirmar si la empresa esta afiliada a varias ARP
La presentación y pago extemporánea en los aportes implica el pago de sanciones e intereses moratorios.
La no presentación y pago de los parafiscales implica que la Dirección de Impuestos Nacionales rechace como deducción de gastos por salarios en la declaración de renta.
En el caso de las autoliquidaciones del ISS, se ha hecho oportunamente
Ha efectuado el retiro oportuno de los empleados
Los pagos a las entidades de salud se han cumplido como lo exige la ley
El pago de pensiones se hace oportunamente
Se cumple con el pago oportuno de los pagos parafiscales
Conoce que el no pago oportuno genera intereses y sanciones.
Ha solicitado la inscripción y pago de salud y pensión a los trabajadores independientes.
Compruebe si un contratista independiente, contrata trabajadores que laboren por su cuenta en la misma empresa; ha registrado y cancelado la salud y pensión de éstos.
L. Normas relacionadas con Los Ajustes Integrales por Inflación
Se prepara la conciliación entre la corrección monetaria fiscal y la contable.
Las índices del PAAG aplicados corresponden a los que establece el Dane.
Se ajustan las cuentas de orden no monetarias
Se dejan de aplicar fiscalmente los ajustes para aquellos activos cuyo valor de mercado es por lo menos inferior al 30% del costo que resultaría si se aplicara el ajuste respectivo
Se notifica oportunamente a la Dian cuando no se aplican los ajustes a Activos Fijos en el 2006 cuando estos son mayores de $130.337.000 al 31 de Diciembre de 2005.
Tuvo en cuenta que cuando un activo no monetario no ha sido objeto de ajuste por inflación en el ejercicio debe excluirse para efecto del ajuste al patrimonio líquido.
Tuvo en cuenta el ordenamiento tributario de establecer mediante avalúo técnico, el valor de los bienes a los cuales no se aplica el ajuste con base en el artículo 341 del Estatuto tributario
Si se tienen activos improductivos se aplica la corrección monetaria diferida
Se utiliza la cuenta de Cargo por Corrección Monetaria Diferida mientras está diferido el Ajuste por inflación
Se aplican los ajustes sobre las cifras contables.
Documento actualizado por www.actualicese.com al 07 de diciembre de 2006.
