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Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Análisis operativo o desarticulación del PAAG de los sistemas contables

Esta fase puede crecer en complejidad, dependiendo del modelo de ajustes por inflación desarrollado en los sistemas contables. A continuación se describen las prácticas observadas en el caso colombiano, a manera de orientación, toda vez que podrán existir casos no contemplados en nuestros análisis.

Modelo Excel

Bajo esta denominación se consideró aquellos casos en que los ajustes por inflación se implementaron en hojas de Excel, complejas o sencillas, y de manera paralela al sistema contable básico u original.

El ajuste de los rubros no monetarios, tanto activos, pasivos como patrimonio, se realizó bajo este modelo por lo general de manera global y no individual. Es decir, se ajustó por inflación en el rubro de inventarios, los saldos acumulativos de productos terminados y no cada una de las referencias que lo integran. Lo mismo se efectúo con la propiedad planta y equipos, donde por ejemplo se ajustó la cuenta de maquinaria y equipo y no de manera individual cada máquina.

Esta construcción global de ajustes por inflación, la parametrización contable, o determinación de las cuentas contables que afectan cada uno de los ajustes de los rubros no monetarios, se registró por lo general a nivel de 6 dígitos en el plan único de cuentas (subcuentas).

El cálculo y su correspondiente registro de los ajustes por inflación, se efectuó normalmente al final del período, en un solo comprobante de contabilidad resumen. Otros casos se observó que el registro de los ajustes se efectúo el primer día del mes.

Los movimientos contables de las cuentas ajustadas por inflación, tienen bajo este modelo, normales limitaciones, por no disponer del detalle y tener que efectuar los traslados mediante “ajustes” contables, justificados con cálculos al margen o separados de los cómputos globales.

En otros casos se desarrollaron modelos de Excel que computaban los ajustes a nivel de cada item de los rubros no monetarios, que luego se sumarizaban por cuentas y/o subcuentas. Los movimientos contables diferentes de los ajustes por inflación, igual del comentario del párrafo anterior, tuvieron dificultades para su control, por cuanto la mayor parte de los diseños en Excel solo realizaban los cómputos de dichos ajustes por inflación, pero no posibles traslados contables, incluidas anulaciones, correcciones, pérdidas, entre otros.

Modelo integrado

Otros sistemas contables, elaboraron de manera integrada los ajustes por inflación de los rubros no monetarios, con un nivel de detalle superior al logrado en los formatos diseñados en hojas de Excel.

En el modelo integrado se utilizaron varias estrategias de diseño, algunas muy similares a las del modelo Excel, por cuanto solo computaban los ajustes por inflación a nivel de cuentas o máximo subcuentas, pero no a nivel de detalle de cada una de las referencias que integran una partida. Por separado explicamos un modelo que denominamos mixto, por cuanto podría tener algunas consideraciones especiales en materia fiscal y contable.

En otros casos, el diseño del sistema contable de ajustes por inflación, se desarrolló hasta un nivel de detalle de cada item de inventario; Por ejemplo, independientemente del número de referencias, 20 mil o 30 mil, adicional al ajuste por inflación, se integraron los movimientos correspondientes de costeo, distribución o asignación por centros de costos, salidas de inventarios, traslados, de las partidas ya ajustadas por inflación, entre otros movimientos contables.

En estos casos, la metodología de revisión se realizó mediante el análisis del algoritmo utilizado para el ajuste por inflación y los parámetros contables establecidos para registrar dichos ajustes.

La parametrización del sistema contable de cada una de las transacciones se efectúa de manera predeterminada. La mayor parte de los diseños de estos sistemas de información, incluyeron la conciliación entre los cómputos individuales y globales o por cuenta o subcuenta según el caso. En otras palabras, el programa desarrolla no solo los ajustes y las correspondientes transacciones que se pueden dar con una partida ajustada por inflación, sino que suministra, por cada una de las referencias, los datos individualizados, en algunos casos incluso, incluyó su comportamiento histórico.

Ejemplo. Algunos sistemas contables tienen el subsistema de propiedad planta y equipo, por cuentas, subcuentas, referencias individuales, locaciones físicas de ubicación, responsables, hojas de mantenimiento, entre otros controles. Al momento de transferir una maquinaria de una locación física a otra, se registra el traslado con todo el historial, es decir, fecha de adquisición, ajustes acumulados, depreciación acumulada y todos los demás datos desde su origen.

Modelo mixto

Este modelo de cálculo de los ajustes por inflación combinó el modelo Excel con el modelo integrado. Ocurrió con algunos sistemas contables que los cómputos se realizaron a nivel de sub cuentas de 6 dígitos, pero no el detalle de las referencias que la componen. Para un control adecuado del ajuste por inflación de cada item, se utilizaron como anexos explicativos los cálculos en Excel, los cuales fueron conciliados periódicamente, por lo menos una vez al año.

Este modelo también fue muy utilizado en los casos de ajustes por inflación fiscales, en los casos de reajustes fiscales u otras diferencias entre bases contables y fiscales de algunos rubros no monetarios.

Las partidas fiscales requieren mantener el control individual, por cuanto podrían ser actualizadas bajo las condiciones establecidas en la Ley 1111 de 2006, en especial lo determinado en los artículos 68 y 280 del Estatuto Tributario. Se sugiere separar los ajustes acumulados hasta diciembre 31 de 2006 de los reajustes que se efectuarán del año 2007 en adelante.

Ajustes contables y ajustes fiscales

Las bases contables y fiscales para efectos de ajustes por inflación no siempre coincidieron. En el punto anterior se expuso el caso del ajuste por inflación de los reajustes fiscales, que requirieron un control separado de los ajustes por inflación contables de las cuentas contables que le dieron origen a dichos reajustes (Con excusas por algunos términos aparentemente redundantes). Es decir, cada cuenta no monetaria contable, tendrá su correspondiente gemelo de reajuste fiscal.

Para los propósitos de eliminación contable, se requieren tener en cuenta si las partidas tuvieron ajustes por inflación fiscales por separado, debido a que como se dijo, hacia el futuro deberán continuar con el control de las actualizaciones que se efectuarán con base en lo establecido en el artículo 280 del Estatuto Tributario. Algunas compañías, diseñaron controles y cómputos simultáneos de los ajustes contables y de los ajustes fiscales por inflación.

En el próximo artículo se analizarán los parámetros contables, los posibles escenarios de desactivación del cómputo y las reversiones de los registros realizados durante el año 2007, cuando existieren.

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: gvasquet@yahoo.es
16 de Mayo de 2007

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