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Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Cada año por el mes de diciembre las empresas preparan el cierre contable y fiscal, para determinar de manera adecuada los niveles de utilidad comercial, utilidad fiscal, pago de impuestos, preparación de informes a entidades de control y por último si queda tiempo, elaborar los informes de los propietarios. No se trata de un eufemismo, sino por el contrario, resaltar que el cumplimiento de las obligaciones formales en materia tributaria y de los organismos de control, se volvió un tema especializado y que demanda por lo menos el 60% del tiempo de los departamentos financieros de las organizaciones.

Algunos de los asuntos más relevantes para una adecuada planeación del cierre contable y fiscal, las exponemos a continuación, como resumen de las experiencias de años anteriores y otros artículos ya elaborados sobre el mismo tema.

 

Técnicas de auditoria y contabilidad

Las principales técnicas para un adecuado cierre contable y fiscal ya han sido presentadas en anteriores artículos. Se destacan los siguientes instrumentos: 1- Plan de cierre contable y fiscal 2- Corte de documentos para el cierre contable, 3- Análisis de cuentas transitorias activas y pasivas, 4- Análisis de cuentas activas y pasivas sin movimiento durante el 2006 y conciliación de cuentas corrientes entre asociadas, 5- Cuentas con movimientos extraordinarios, detectadas mediante el uso de herramientas estadísticas de análisis de dispersión tales como desviación estándar, asimetrías y curtosis. 6- Revisión de retenciones a favor 7- Conciliación IVA – RENTA 7- Revisión de aportes al régimen de seguridad social y aportes parafiscales, 8- Análisis de provisiones no deducibles fiscalmente, 9- Revisión de activos y pasivos inexistentes, 9- Revisión global de ajustes por inflación, prestaciones sociales, depreciaciones, amortizaciones. 10- Revisión de parametrización de información contable y bases de datos para reporte de medios magnéticos, informes a entidades de control, declaraciones tributarias. 11- Lista chequeo de actividades última semana del año 2006 y primer semana del 2007.

Existen procedimientos específicos en algunas compañías. Tres ejemplos: 1- Empresas que requieren de la valoración de sus portafolios de inversiones para fines contables y fiscales, 2- Informes para valorar inversiones en asociadas con el método de participación. 3- Conciliación de cuentas corrientes entre empresas del grupo económico.

 

Declaraciones de retención en la fuente e IVA de final de año

Cuando no hay una adecuada planeación tributaria durante el año, las declaraciones de retención en la fuente e IVA, constituyen el primer indicio de ajustes extraordinarios que pueden señalar las posibles controversias con la autoridad tributaria. Otro indicador de desorden e improvisación, son las correcciones de estas dos declaraciones, con variaciones en las nuevas cifras declaradas de materialidad relativa.

Durante el año, por diferentes razones, pueden algunas transacciones ser registradas al mes siguiente, sin que afecte el período fiscal anual en el caso de costos y deducciones o los períodos bimestrales en el caso del IVA. Sin embargo, en diciembre las facturas que no se registren oportunamente corren el riesgo de ser objeto de rechazos por parte de la autoridad tributaria, debido a que no se imputan al período fiscal correspondiente.

Entre otras razones, esta es una de las causas por las cuales no es conveniente que el personal del departamento financiero de las compañías salga a vacaciones colectivas para un cierre contable de final de año. Las fechas de vencimientos de las declaraciones de IVA y retención en la fuente son muy cercanas al inicio del año 2007 y por tanto, los espacios de tiempo cortos, para elaborar todas las actividades claves que no pueden aplazarse o sencillamente, posteriormente no se pueden realizar, como los casos de registro de una escritura pública, cambio de un cheque, entre otras situaciones especiales con protocolos ante entidades que no podrán efectuar registros con fechas anteriores.

 

Actividades de la última semana del año 2006

Aunque se deben detallar todas las actividades a realizar en el plan de trabajo de cierre contable, para algunas empresas resulta clave el ejecutar determinadas actividades antes del cierre del año, tal como correr escrituras públicas por venta o compra de bienes inmuebles, creación de sociedades, aumentos de capital, capitalización de partidas patrimoniales, registro de traspasos de acciones, entre otras. También suele ocurrir, que para cancelar cuentas entre compañías de un mismo grupo económico, es necesario transar a través del sistema financiero las correspondientes operaciones, por lo cual se requiere que antes del cierre bancario los pagos/cobros queden debidamente registrados.

Una lista tentativa de estas actividades, conjuntamente con el responsable de cada una de ellas, podría ser la siguiente: 1- Arqueos de cajas mayores y menores de final de año 2- Consignaciones – cambios de cheques por transacciones especiales 3- Diligencias ante notarios, tales como escrituras públicas, por compra – venta de inmuebles, creación de sociedades, aumentos de capital, entre otras actividades claves en la planeación tributaria. 4- Corte de documentos del último día del año y evidencia de las últimas transacciones realizadas. 5- Reintegro de cajas menores 6- Liquidación de anticipos por viáticos, compras de maquinarias, proveedores, entre otras cuentas transitorias, que con posterioridad no se pueden elaborar documentos válidos en la vigencia fiscal correspondiente. 7- Verificación de facturas expedidas la última semana y tratamiento de la retención en la fuente a favor 8- Verificación de las facturas recibidas la última semana y tratamiento de la retención en la fuente por pagar 9- Inventarios físicos y evidencia de destrucción de obsoletos, ajustes contables y fiscales al físico. (Algunos sistemas de información, no permiten registros en las cuentas respectivas, al iniciar calendario en el período siguiente). 10- Trámites ante Cámara de Comercio, tales como registro de libros oficiales, inscripción de representación legal, entre otros. 11- Personal disponible para imprevistos y diligencias extraordinarias.

Sobre la actividad 11, nos ha ocurrido que al momento de requerirse alguna diligencia de última hora, no hay personal disponible para ejecutar acciones con cierto nivel de confidencialidad. Por ejemplo, convertir en efectivo un cheque de $ 500 millones, no se puede enviar a un auxiliar de almacén, porque no había nadie mas en la compañía en quien se pudiera encomendar este delicado asunto.

 

Actividades primer semana del año 2007

Con las emociones de final de año, suelen olvidarse algunas actividades de inicio del primer día hábil de enero, que pueden ocasionar traumas en las primeras operaciones. En algunos casos, por ejemplo la demarcación de mercancías con nuevos precios, se olvida y se pierde dinero por lo menos la primera semana.

Algunos eventos que ocurren en las empresas durante esta semana que exigen previsiones con anterioridad son: 1- Disponer de un responsable para ejecutar los cambios en las fechas de los sistemas de información y papelería disponible para transacciones con año 2007. 2- Actualización de precios y eventuales cambios por modificaciones en las tarifas de impuesto a las ventas, aunque casi siempre los decretos reglamentarios determinan reglas especiales sobre este tema. 3- Funcionarios responsables de consignaciones, cambios de cheques, por las ventas del último día del año o de algunas transacciones pendientes 4- Despachos de mercancías con fechas del año anterior y/o primeras ventas del año. 5- Revisión de causación de facturas de proveedores del período anterior y verificación de su registro adecuado en el año correspondiente. 6- Emisión de listados de precios de referencia u otros cambios que exijan autorización especial. 7- Nuevas bases y si fuere del caso de tarifas de retenciones en la fuente para el año 2007.

Puede ocurrir que algunas actividades no hayan sido incluidas en estos chequeos de referencia, pero que aparezcan en cada una de sus empresas. Lo importante es que si las escriben y definen responsables, habrá menos probabilidades de dolores de cabeza por olvidos costosos en materia de impuestos y todas las UVAS de despedida de año sean bien dulces y no amargas.

Cordialmente,

GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA

11 de Diciembre del 2006
E-mail: gvasquet@yahoo.es

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