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Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Circunstancias que indican la posibilidad de fraude en la documentación o evidencia

En materia de auditoria tributaria, de los procedimientos más sencillos son los utilizados para detectar una organización con dobles contabilidades. Son innumerables las inconsistencias o rastros que se dejan en el sistema contable, que no resulta difícil detectar una situación de evasión. A su vez, las transacciones comerciales tienen controles tributarios implementados por la DIAN , tales como información reportada en XML por los mismos contribuyentes, retenciones en la fuente, facturación, RUT, exigencia de inventarios permanentes, entre los más destacados, sin contar, con evidencias o rastros de terceros relacionados con la compañía, como por ejemplo las cuentas bancarias de los propietarios, empleados de confianza y hasta de personal de servicios varios.

Entre las evidencias que señala el estándar de auditoria 240 como relevantes y que son indicios de fraude están las siguientes:

Documentos extraviados, ó, que parecen haber sido alterados. Algunos más atrevidos hasta incendian las instalaciones. Por ello, cuando se hacen denuncios de pérdidas de documentos o de libros de contabilidad, deben ser sustentados los actos criminales con alta credibilidad, debido a que no son actos propios de la delincuencia común.

No disponibilidad de los documentos y en su reemplazo se encuentran otros, como fotocopias o documentos tramitados electrónicamente cuando se espera que estos existan en su forma original. Los delincuentes siempre logran confundir con documentos aparentemente idóneos, y se requiere de personal con un entrenamiento superior para detectar títulos valores, contratos, facturas que han sido falsificados.

Cambios inusuales en los auxiliares de balance, o cambios importantes en las tendencias de los Estados Financieros, por ejemplo, las cuentas por cobrar que tienen crecimiento más rápido que las cuentas de los ingresos. Para detectar estas inconsistencias se utilizan modelos estadísticos basados en cálculos de dispersión de variables tales como desviación estándar, asimetrías, curtosis, promedio, entre otros. En algunas situaciones de alta complejidad se pueden utilizar técnicas econométricas aplicadas a variables de la contabilidad para detectar fracturas entre los rubros de los estados financieros.

Respuestas inconsistentes, vagas o inverosímiles de la gerencia o de los empleados, presentadas en las investigaciones o procedimientos analíticos. Son de las evidencias más comunes relacionadas con los fraudes. Al poco tiempo se olvidan los pasos claves del ilícito y se dan explicaciones que no son coherentes con los actos o documentos objeto de violación o cada empleado intenta encubrir su parte, dejando al descubierto a los demás partícipes.

Discrepancias inusuales entre los expedientes (registros contables) de la entidad y las respuestas de confirmaciones de terceros, y en su caso con las declaraciones tributarias. Al no permitir un alto funcionario del Estado el cruce de información de la cuenta corriente de la contabilidad oficial con los registros de algunas compañías, entró inmediatamente bajo sospecha, y lo que se descubrió por parte de la fiscalía fue nada mas ni nada menos que uno de los robos mas altos de impuestos conocidos en Colombia. Esta experiencia nos revela que los ilícitos no tienen un solo origen.

Cantidades cuantiosas registradas como abonos y otros ajustes en las cuentas por cobrar. Se trata de alterar los registros de las cuentas que son objeto de jineteo. Este fraude implica que exista colusión entre personal de contabilidad, ventas y tesorería. Las segregaciones de funciones, el personal de cartera que nunca sale de vacaciones o los vendedores que siempre tienen comportamientos atípicos en los reportes de recaudo y ventas, son algunos de los temas a revisar.

En concordancia con el punto anterior, las diferencias explicadas inadecuadamente entre los auxiliares de cuentas por cobrar y la cuenta de control, ó, entre las cuentas confirmadas directamente con el cliente y el auxiliar de cuentas por cobrar. También cuando no existen las conciliaciones periódicas, mínimo cada mes, entre los subsistemas que tienen relación con tesorería: Cartera, bancos, despachos de mercancía.

Extravío o inexistencia de cheques que fueron cancelados y que a su vez son ordinariamente devueltos con el extracto bancario. El delincuente, no le interesa que se descubra quien realmente cobra los cheques que son objeto de movimientos ilícitos. En estos casos, por lo general hay colusión entre personal de la compañía y de las entidades financieras.

Faltantes de inventarios o de activos físicos de magnitud significativa. No tienen explicación válida y es una de los rubros mas utilizados en los casos de elusión y evasión de impuestos, como se señala adelante.

Evidencia electrónica extraviada o desaparecida o inconsistente con las prácticas y políticas de la entidad. El delincuente intenta borrar evidencias. Igual que ocurre con los documentos físicos, también se desaparecen los archivos virtuales de respaldo.

En línea con la evaporación de archivos electrónicos, está la inhabilidad para reproducir evidencia del año en curso mediante sistemas desarrollados y programas. Para encubrir las áreas objeto del fraude, cambian sin ninguna justificación ni autorización, las actividades de auditoria con diferentes pruebas e implementaciones.

Partidas significativas que se encuentran inexplicablemente en conciliación y/o que por largos períodos no tienen justificación. Son muy comunes los fraudes que están a la vista en partidas conciliatorias, que sin ninguna excusa se mantienen período tras período. Luego de dos o tres años, se castigan contra resultados por falta de documentación o algunos timadores más hábiles los mimetizan como parte del saneamiento contable.

 

Áreas utilizadas en fraudes tributarios con mayor frecuencia

Sin disponer de una estadística que surja de una investigación formal, pero el seguimiento de conceptos de la autoridad tributaria con ocasión de controversias en la aplicación de normas y de doctrinas del Consejo de Estado, sección cuarta, observamos como áreas de mayor frecuencia en errores, fraudes y aplicación de sanciones las siguientes:

• Ingresos: Detectado el fraude mediante análisis de movimientos bancarios, omisos, facturación no autorizada, gastos con tarjetas de crédito y/o transacciones en moneda extranjera, por encima de del nivel de ingresos declarados, entre otras metodologías.

• Inventarios: Detectado el fraude por seguimiento de márgenes brutos por referencias, salidas de inventarios (diferentes de faltantes) sin registro del correspondiente ingreso por ventas, cruce con proveedores, seguimiento de gastos de envío de mercancía no facturada, entre otras metodologías.

• Pasivos inexistentes: Detectados por análisis de flujos de tesorería, movimientos de caja por fuera del sistema financiero, gastos inexistentes o ficticios (contratos de reparaciones que nunca se cancelan al contratista), transacciones o movimientos de mercancías entre empresas de un grupo económico sin facturación, registro de pasivos financieros extraordinarios al final del período que son cancelados al inicio del siguiente, entre otras metodologías.

• Activos omitidos: Detectados por cruces con testaferros o personas directamente o indirectamente relacionadas con la compañía, cuentas encubiertas en compañías de un mismo grupo económico, sub facturación de precios, permutas, trueques o compensaciones, o la mas sencilla, arqueo de efectivo en la compañía de manera inesperada, mediante el procedimiento de registro de parte de funcionarios de fiscalización y su cruce con los movimientos bancarios y contables de la compañía.  

 

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: gvasquet@yahoo.es
26 de Febrero de 2007

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