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Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

En Colombia el concepto de factura electrónica no había sido actualizado desde hace mas de 10 años, cuando la Ley 223 de 1995 modificó el artículo 616-1 (factura o documento equivalente) y su Decreto Reglamentario 1094 de 1996, expresamente derogado por el Decreto 1929 de Mayo de 2007. Algunos comentarios incluidos en este artículo, pueden cambiar cuando La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establezca mediante Resolución las características y contenido técnico de la factura electrónica del Decreto 1929, la cual deberá ser expedida a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del mismo.

Cuando un empresario piensa en implementar un sistema de facturación electrónica, debe tener presente que no se trata de un proceso aislado, sino de un elemento integrado con las actividades financieras y de gestión de tesorería, que incluyen los flujos de compras y ventas de una entidad. Es por así decirlo, la consecuencia lógica de la actualización en tecnologías de información del conjunto de transacciones internas y externas de una organización en particular o de un grupo económico.

Las Tecnologías de Información que tienen desarrollos a medida o integraciones complejas de productos, incluyen proyectos avanzados de facturación electrónica. Dichos proyectos lo que buscan son la integración con soluciones ya desplegadas de ERP (Enterprise Resource Planning) o BPM (Business Process Management), SCM (Supply Chain Management) o CRM (Customer Relationhip Management).

En sentido general, hoy por hoy, se considera la facturación electrónica como la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un computador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

En Colombia, se define como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1929 de mayo de 2007, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.

Adicionalmente, en nuestro país se requiere que el adquirente lo haya aceptado en forma expresa. Para tal efecto deberá suscribirse de manera independiente un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, asegurando, en todo caso, que se garanticen los principios básicos enunciados en el presente Decreto.

Que no es facturación electrónica

La factura electrónica debe cumplir en Colombia los requisitos establecidos para la factura por computador, entre los cuales están los siguientes: 1- T odos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del estatuto tributario, 2- Permitir al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc. (D. 1165/96, art. 13).

“Si se utiliza factura con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario que deben cumplir tal formalidad, y el sistema computacional únicamente llena algunos espacios, no se considerará factura por computador , aun en el evento en que el programa permita al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente y ejecutar las demás operaciones a que hace referencia el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, es decir, no se está utilizando factura por computador conforme lo señalado anteriormente….” (DIAN, Conc. 85922, nov. 5/98, Tomado Legis Renta, Código Interno 3233 – Actualización Mayo de 2007).

Significa esta aclaración que las denominadas facturas electrónicas simplificadas, que serían la firma electrónica de documentos derivados de las herramientas ofimáticas (word, excel, acrobat, …) o productos dedicados a la firma electrónica de documentos, no tendrían aplicación al caso de Colombia.

Igual ocurriría con una de las variantes más sencillas, cuando el emisor de la factura puede firmar un correo electrónico y enviarlo con los datos de la factura, para lo que sólo sería necesaria una clave con su certificado electrónico cualificado expedido por un prestador de servicios de certificación.

Costos de implementar la factura electrónica

A mayor grado de complejidad de la plataforma y mayor automatización crecerá inevitablemente el costo de puesta en marcha, a la vez que se lograrán mayores ahorros por cada factura emitida o recibida.

Según lo anterior, el costo de adopción de la factura electrónica puede considerarse muy bajo si empleamos elementos ya existentes en la empresa (herramientas ofimáticas que permitan la firma electrónica, certificados digitales empleados en otros procesos de la empresa y el correo electrónico).

Por su parte, la creación de un entorno particular de facturación electrónica con desarrollos específicos e integración, debe considerarse como una inversión de largo plazo y no una solución aislada o mejor desconectada de los sistemas de información contables de la entidad. No sobra recordar que una forma de revelar el grado de desarrollo de una empresa de clase mundial, es la calidad de la Tecnología de la Información utilizada.

Como orientación, algunos sistemas de implantación sencilla, como aplicaciones tipo web para emitir facturas pueden costar unos 40 dólares al mes. En otras ocasiones, los prestadores de estas soluciones pueden definir modelos de precio basados en el número de facturas emitidas con valores entre 13 y 26 céntimos de dólar por factura.

En un entorno sencillo en el que el emisor de la factura adquiera un certificado electrónico en un Prestador de Servicios de Certificación para firmar las facturas, el costo de tal certificado puede estar entre 40 y 530 dólares al año. (Publicación " Red.es ", entidad adscrita al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio a través de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información de España. " La Factura Electrónica ". Manuales Plan Avanza ).

Este artículo fue revisado por el estudiante de doctorado en mercados electrónicos de la Universidad de Zaragoza de España, Contador Público Fabio Gómez Meneses.

Cordialmente,

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: gvasquet@yahoo.es
13 de junio de 2007

 

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