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Contabilidad Forense: Grandes fraudes usualmente comienzan pequeños - Consuelo Herrera
Autor: Consuelo Herrera
Los componentes del triángulo de fraude de acuerdo al criminólogo Donald R. Cressey son oportunidad, racionalizació/justificación, y necesidad/motivación. Cuando una persona tiene altos estándares de moralidad probablemente tiene dificultad cometiendo un fraude. Aquellos que no tienen principios simplemente encuentran una excusa y se justifican a sí mismos diciendo que no hay nada malo en lo que están haciendo.
Tip: No subestime los controles! Pequeños e inesperados chequeos o revisiones previenen fraudes.
Había un empleado bastante encantador en una compañía de bienes raices al que llamaremos John Doe; él siempre estaba pendiente de todo, buscaba asistir a sus compañeros de trabajo, aportaba excelentes ideas, participaba activamente en las actividades de esta compañía… por todo ello, era bastante apreciado por los dueños y los compañeros de trabajo.
Un día John Doe notó que en los recaudos del día había un excedente de $20,000 con respecto a los recibos de caja; John mantuvo los $20,000 por varios dias esperando que la persona encargada de verificar notara esta deficiencia. En vista de que nadie reclamó John utilizó estos $20,000 para sus propios propósitos y además llegó a la conclusión que si no habían notado la deficiencia anterior tampoco notarían otras cuantías.
La conclusión de John fue correcta; cuando ya había pasado más de un año y alguien empezó a notar cambios en el comportamiento de John que no estaban de acuerdo con su salario ya los $20,000 iniciales se habían convertido en un hurto continuado de varios millones. Cómo se denunció John mismo? Frequentando restaurantes costosos, cambiando su línea de vestuario por ropas de marca, afiliándose a un country club, etc. Hubo alguien suficientemente alerta en esa oficina de bienes raíces para concluír que algo andaba mal.
No obstante que las pérdidas fueron considerables para los dueños ésta situación no hubiera terminado ahí de no ser porque alguien proactivamente pensó e implementó una investigación que rápidamente mostró resultados.
Durante la entrevista cuando John fue confrontado con las evidencias, él simplemente no pudo negar nada y confesó a cambio de una reducción en la pena. La lección más importante es que John jamás hubiera intentado algo similar de no haber sido porque notó cuán descuidados y confiados eran todos en la compañía.
Conclusión: Si John hubiera actuado discretamente, no hubiera llamado la atención sobre sí mismo, ese fraude hubiera continuado indefinidamente probablemente hasta que alguien lo hubiera descubierto por accidente. Imagina cuántos millones más hubiera perdido esta compañía si esta situación se hubiera prolongado unos cuantos años más.
Ayuda a prevenir fraude en tu organización!
Cuando un empleado tiene acceso a los activos, puede registrar las transacciones y también tiene custodia de los activos y bienes, está en la posición perfecta para perpetrar fraude y esconder el ilícito. Si es una compañía tan pequeña que no puede acarrear con los costos de tener otro empleado para que haya adecuada segregación de funciones, sugiére controles que mitiguen esta incompatibilidad.
Lista algunos tips para prevenir que esto le suceda a otras compañías.
Este blog es un punto de intercambio de información para beneficio de todos los seguidores.
Indice
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- Tú Puedes Ayudar a Prevenir Fraudes En Tu Organización, Cómo?
- Fraude, Desperdicio, Corrupción…
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El caso en una empresa donde el encargado de transcribir la informacion contable al sistema,cuando se usaban disco de 8 pulgadas,y el programa quedaba sin clave de seguridad para tener acceso,forma una red con los cobradores y el jefe de cartera para registrar las operaciones de pago de los clientes sin los documentos correspondientes , recibos oficiales de caja, y se hacen directamente en el modulo de cartera.Una empleada lo detecta y trata de chantajear al operador y no acepta el chantaje y es denunciado ante el dueño de la empresa y este resulta ser el empleado de mas confianza para el dueño.
Hola Carlos,
Gracias por tu contribución con este caso.
En una próxima entrega habrá un caso que ilustra exactamente la situación que tú describes. Cuando una persona tiene acceso al registro de las transacciones y a la custodia de los bienes, está en posición de cometer ilícitos y encubrirlos.
Segregación de funciones es clave para prevenir fraude; si la empresa es muy pequeña, deben existir factores mitigantes de esos riesgos.
Cordial saludo,
Consuelo Herrera
en una empresa paso similar como la historia que cuentas, era la persona de confianza de los dueños y ademas era demasiado atento, siempre presto a solucionar todos los problemas que los demas trabajadores presentaban, los cuales no eran muchos. que por ahorrar dinero la compañia delegaba en el: recaudo de efectivo, consignaciones y registros contables.
complacia al revisor fiscal con buenas atenciones dentro de la oficina y con presentar todos los informes que este requeria, sin dejar cabo suelto alguno, cuando se le solicitaba cosas que lo comprometian tenia la escusa o simplemente cambiaba las cifras para que todas cuadraran, lo mas triste es que era un colega del cual dificilmente se podria sospechar, tenia cambios de vida pero todos los relacionaban con el buen trabajo que tenia su pareja, en fin asi con cambios de registros y manejos de efectivo puedo cometer el fraude a la empresa que tanta confianza le ofrecio y se burlo de frente de su colega.
lo anterior lo comento para que tengan en cuenta que se debe prender alarma cuando los controles internos no son los correctos sin importar el tipo de persona o profesional que este a cargo. y porque siento pena ajena con nuestro colega que no pudo detectar a tiempo dicha situacion y hoy siente que fue engañado en sus buenos oficios.
Hola Juan,
Gracias por compartir tu caso. Lo que tú comentas sucede frecuentemente incluso en muchas compañías que tienen controles si ignoramos señales de alerta como los que tu mencionas. Una característica muy importante del contador forense es tener profesional escepticismo; esto indica que no debemos justificar sin indagar. Cuando la compañia que nos ocupa vió cambios en el comportamiento, debió indagar más y habría detectado irregularidades.
Lo que me gustaría saber es si esta persona fué denunciada a las autoridades. Si no, lamentablemente habrá otra u otras compañías víctimas de la falta de escrúpulos de este individuo. Si puedes ampliar cómo el Revisor Fiscal descubrió el ilícito sería mucho más valioso para quienes siguen este blog.
Gracias de nuevo por compartir este caso.
Cordial saludo,
Consuelo Herrera
Agradezco la oportunidad de compartir y aprender al respecto.
En una compañia sucedio lo siguiente: La persona encargada del area de compras normalmente le facilitaban un anticipo en efectivo lo cual él iba y compraba los articulos que se requerian y al legalizar facilitaba facturas ficticias y la remision de donde recibio el producto lo hacia firmar del responsable de la recepcion de los insumos y de esta forma legalizaba el anticipo, dejando pendiente de pago al proveedor que realmente vendio el producto. Adicional se hizo un pedido el cual lo negocio a credito y el mismo dia lo hizo efectivo en caja menor, dejando al proveedor pendiente de pago e informando que la factura ya estaba cancelada la cual tenia un sello de cancelado que él mismo colocaba y solicito el reintegro el efectivo que “presto de su bolsillo”. La deteccion se hizo cuando la compañia decidio hacer circularizacion a los proveedores para constatar el saldo que se les debia y o sorpresa en el primer caso no contestaban por tal motivo procedieron a dirigirsen al lugar y la realidad es que no existia tal proveedor y al consultarlo por la Camara de Comercio no aparecia el nit relacionado.
En el segundo caso el proveedor confirma la deuda pendiente y la negociacion se realizo bajo modalidad credito.
De acuerdo al antecedente mencionado anteriormente se evidencia que los fraudes nacen con personal de confianza y que tengan a su cargo funciones que no son compatibles, es decir si el es el encargado de ubicar los proveedores, no se debe encomendar manejo de efectivo ni la compra directa de los productos que se requieran.
Este tema es de suma importancia comprenderlo y adicional porque nosotros como contadores debemos velar por los recursos de la compañia y velar que se este ejecutando los procesos bajo controles adecuados para evitar estos inconvenientes. Ademas debemos cambiar de mentalidad ya que nos encontramos en un mundo de constante cambio donde prevalece el conocimiento y la multifuncionalidad, es decir, debemos romper paradigmas y expandir nuestros conocimientos no en una simple teneduria de libros sino mas a analizar situaciones reales y de fondo.
Felicitacines al grupo actualicese y a nuestra colega Consuelo Herrera de quien podemos aprender mucho mas y evitar pecar por ingenuidad.
Hola Maria,
Muchas gracias por traer este caso tan común a nuestro blog; esos pequeños “ahorros” resultan extremadamente costosos para las compañías y ahí es donde nuestro rol de asesores juega un papel muy importante.
No solamente debemos educarnos nosotros en prevención de fraude pero también educar a nuestros clientes, esa es una forma tangible de agregar valor a la organización a la cual servimos.
Los procedimientos mencionados en tu e-mail son muy efectivos para detectar esta clase de fraudes:
- Verificar duplicidad en direcciones en la lista de proveedores
- Hacer verificación de cuentas por pagar; para efectos de auditoría siempre se hacen circularizaciones de cuentas por cobrar, pero para detectar fraudes, las verificaciones de cuentas por pagar son bastante efectivas
- Verificar existencia física de las direcciones de los proveedores, lo cual puede hacerse a través de internet, en el listado de la Cámara de Comercio, etc.
De nuevo, cuando alquien tiene muchas funciones centralizadas, es muy importante que basados en escepticismo profesional tomemos un extra paso para tener factores mitigantes que contrarresten la posibilidad de fraudes.
De nuevo, gracias por tu aporte y esperamos que muchos colegas escriban los casos que conozcan para enriquecer nuestro conocimiento en prevención y detección de ilícitos dentro de las organizaciones y fuera de ellas.
Cordial saludo,
Consuelo Herrera