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Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

La Ley 1066 de 2006, expedida el 29 de julio, con el objeto de darle liquidez al tesoro público, estableció el procedimiento de Reglamento Interno de Cartera, el cual deberá ser implementado a más tardar el 30 de Septiembre de 2006, por cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial.

También se incluyeron en la Ley 1066 otros temas, unos relacionados con el de cartera otros no, y a manera de resumen en este “Tax Tips” incluimos uno de los de aplicación casi inmediata y es el las declaraciones de retención en la fuente.

Nuevas reglas para las declaraciones de retención en la fuente

Las siguientes reglas aplican para los agentes retenedores a partir de las declaraciones a presentar en el me de agosto de 2006 y que corresponden al período de julio de 2006:

• Presentación obligatoria, incluso cuando no se hayan practicado retenciones en la fuente, caso en el cual se presentará en ceros.
• Presentación con pago, en todos los casos.De no hacerlo se entiende como no presentada.
• Los acuerdos de pago, no eximen de la responsabilidad penal al agente retenedor.

Con base en las nuevas reglas, urge precisar qué es la retención en la fuente, quienes son agentes retenedores, conceptos sujetos a retención, momento de la causación y responsabilidad solidaria, como quiera que podrían originar omisiones sin saberlo.

“La retención en la fuente es un sistema de recaudo del tributo consistente en obligar a quienes efectúen determinados pagos a sustraer del valor respectivo un determinado porcentaje a título del impuesto sobre la renta a cargo de los beneficiarios de tales pagos, teniendo como premisa de que el hecho sujeto a retención sea materia imponible”. (DIN, Conc. 27577, oct. 19/87).

Agentes retenedores

Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios,uniones temporales, las comunidades organizadas y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. (Artículo 368 del E.T.)

Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior (2005) tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a $ 596.135.000, también deberán practicar retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta que efectúen por los conceptos de otros ingresos tributarios (compras), honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos, rendimientos financieros, tales como, intereses, descuentos, beneficios, ganancias, utilidades y, en general, lo correspondiente a rendimientos de capital o a diferencias entre valor presente y valor futuro de este, cualesquiera sean las condiciones o nominaciones que se determinen para el efecto. (Artículo 368-2 del E.T.)

Ademas de los agentes de retención enumerados anteriormente, el gobierno podrá designar como tales a quienes efectúen el pago o abono en cuenta a nombre o por cuenta de un tercero o en su calidad de financiadores de la respectiva operación, aunque no intervengan directamente en la transacción que da lugar al impuesto objeto de la retención.

Los agentes retenedores de IVA no adquieren tal calidad de la misma forma que la exigida para el impuesto a la renta y complementarios.La ley los diferencia claramente.No obstante, suele ocurrir que una misma persona tenga las dos categorías, siempre y cuando cumplan las exigencias de Ley para asumir tal responsabilidad en cada uno de los impuestos.

Los agentes de retención de IVA están expresamente establecidos en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario y resaltamos los incluidos en el numeral 4 de la norma citada:

“Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado”.

Con alguna frecuencia actúan como agentes retenedores de IVA, algunos responsables del régimen común, personas naturales, no obligadas a llevar contabilidad, como los profesionales independientes y los agricultores. En estos casos, por ser responsables de retener al régimen simplificado el 50% del IVA de manera teórica – Literales e) y f) Artículo 437 Estatuto Tributario-, deberán presentar las declaraciones de retención en la fuente en cero, cuando ello no ocurra.

Por excepción los responsables del régimen simplificado actuarán como agentes de retención del IVA, por cuanto El numeral 3º del artículo 437-2 del estatuto tributario en concordancia con el inciso tercero del artículo 3º del Decreto 380 de 1996, disponen que quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, la prestación de servicios gravados en el territorio nacional, son agentes retenedores.(DIAN, Conc. Unif. 1, jun. 19/2003, Tít. XII, Num. 2.4.).En este caso específico, convierte al régimen simplificado en agente retenedor, pero de manera ocasional, con lo cual queda para el reglamento de la Ley 1066, determinar si existe la obligatoriedad de presentar las declaraciones de retención mensual en ceros, cuando remotamente pueden existir esta clase de transacciones con residentes fuera del territorio.

Conceptos sujetos a retención

Los agentes retenedores, lo son por los tributos nacionales de renta, ganancias ocasionales, remesas, timbres e IVA y territoriales en el caso de algunos municipios que han implementado la retención sobre el Impuesto de Industria y Comercio denominado ICA. Interpretamos que la Ley 1066 de 2006 también es aplicable de manera inmediata en los procedimientos pertinentes de los tributos de las entidades territoriales– Artículo 66 Ley 393/97-.

Por los tributos nacionales, están obligados a efectuar la retención o percepción del tributo, los agentes de retención que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar dicha retención o percepción. (Artículo 375 del Estatuto Tributario).

Causación de las retenciones

Las retenciones se reconocen por el sistema de causación, para los obligados a llevar libros de contabilidad, excepto, las entidades ejecutoras del presupuesto general de la Nación, que operan bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos nacionales. (Artículo 76 Ley 633 del 2000). Para los no obligados a llevar contabilidad, los ingresos costos y deducciones se reconocen por el sistema de caja.

Debido a las controversias que se generarán con ocasión de la oportunidad del registro de las facturas de los proveedores, cuando llegan después del cierre del ciclo contable, en las autorretenciones, que en nuestra interpretación aplica en todos los casos, presentamos el concepto 14883, jul. 28/89 expedido por la autoridad tributaria.

“Si después de cerrado el ciclo contable que en algunos casos se extiende hasta el 10 del mes siguiente alfinalizado ¿qué ocurre con las facturas de proveedores recibidas después de dicha fecha? ¿Debe esta retención contabilizarse dentro del mes que terminó? ¿Puede incluirse en el mes siguiente? ¿Constituye inexactitud causarla dentro del mes que se recibe el documento así la mercancía haya sido recibida antes?.

Este punto sobre la oportunidad para realizar la retención en la fuente por parte de autorretenedores (que es su caso), tiene una respuesta clara y completa, que deberá aplicarse por su empresa, en el Decreto 2509 de 1985, artículo 3º, al final, cuyo tenor es:

“Para efectos de lo previsto en este artículo, la retención se causa en el momento del registro de la respectiva operación por parte del beneficiario del ingreso, o en el momento en que se reciba el mismo, el que ocurra primero”.

En cuanto a inexactitud en declaraciones de retención, recordemos que el Decreto 2503 de 1987, artículo 44, inciso 3º, precisa que la constituye el hecho de no incluir en la declaración la totalidad de retenciones que han debido efectuarse, o el efectuarlas y no declararlas o el declararlas por un valor inferior (subrayo)”. (DIN, Conc. 14883, jul. 28/89)

Para control de la causación en el período correspondiente y evitar sanciones, se sugiere implementar la técnica de control de corte mensual de documentos para el cierre contable, del cual hemos dado instrucciones en anteriores escritos sobre auditoria tributaria.

Solidaridad en las sanciones por retención

Finalmente, tampoco sobra recordar que para el pago de las sanciones pecuniarias correspondientes, el artículo 371 del Estatuto Tributario, estableció la siguiente responsabilidad solidaria:

a) Entre la persona natural encargada de hacer las retenciones y la persona jurídica que tenga legalmente el carácter de retenedor;

b) Entre la persona natural encargada de hacer la retención y el dueño de la empresa si ésta carece de personería jurídica;

c) Entre la persona natural encargada de hacer la retención y quienes constituyan la sociedad de hecho o formen parte de una comunidad organizada.

Esto significa que en los departamentos contables deben existir no solo los recursos tecnológicos necesarios, sino personal competente y bien entrenado.

Cordialmente,

Gabriel Vásquez Tristancho
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA

7 de Agosto del 2006
E-mail: gvasquet@yahoo.es

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