Cajas Menores

Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores creadas en efectivo
y en cuentas corrientes

El presente instructivo tiene como propósito unificar los procedimientos
para el manejo de las cajas menores

1. Autorización de cajas menores

Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General

2. Apertura de cajas menores

La Gerencia Administrativa y Financiera será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan las cajas menores y de coordinar el trámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal

3. Apertura de cuentas corrientes

Los fondos de las cajas menores superiores a $1.500.000 de la Principal y Sucursales se deben manejar en cuentas corrientes a nombre de La empresa indicando -Nombre del cuentadante; para ello, la Gerencia Administrativa y Financiera debe enviar comunicaciones a los Bancos seleccionados presentando a los funcionarios responsables del manejo, a efecto de que sea autorizada la apertura de las respectivas cuentas corrientes.

Habrá fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta por $1.500.000 y se abrirán de acuerdo con los requerimientos de las Agencias .

En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente reglamento, no se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al manejo de los recursos de las cajas menores.

4. Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores .

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los funcionarios asignados para su manejo, en registros en excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia Administrativa y Financiera. Registro que en cualquier momento puede ser verificado en linea desde la Oficina Central

Se deben manejar los siguientes controles :

Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la caja menor.

Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados

Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantes y valor del Iva. .

La primera entrada en el control de Bancos (partida débito) corresponde al registro del abono en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro de fondos que efectúe la empresa o en su u defecto por la consignación que de los cheques tramite la Dirección Financiera por la transferencia electrónica de fondos; y la primera salida (partida crédito) cuando se efectúe el retiro del dinero de la cuenta corriente mediante giro del cheque por parte del funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de él en efectivo.

El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor, debe enviar con Oficio a la Dirección Financiera , copia o certificación de la consignación que se efectúe a la cuenta corriente, expedida por la Entidad Bancaria respectiva.

La primera entrada (partida débito) en el Control diario de la caja menor, corresponderá al valor del primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y la primera salida (partida crédito) cuando se inicie el pago de los bienes o servicios.

Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de transcripción que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotación respectiva en el renglón siguiente, de tal manera que quede constancia de la corrección.
No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.

Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos líneas paralelas, entre las cuales se indicará la razón de la anulación, la fecha y la firma del responsable del libro contable.

Cuando por alguna circunstancia sea necesario anular un cheque, se le debe recortar el número para ser adherido a la colilla de la chequera; si ha sido firmado, se recorta y destruye el espacio de la firma, y se adjunta el documento anulado al correspondiente comprobante de egreso.

Respecto a los pagos de caja menor, el encargado de su manejo debe registrar en el control o libro correspondiente:

a) El código al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable;
b) Su monto bruto;
c) Las deducciones practicadas concepto y monto;
d) El monto líquido pagado;
e) La fecha del pago;
f) El NIT del beneficiario, y
g) Los demás datos que se consideren necesarios.
Así mismo se debe adicionar en el registro diario, la forma de pago de la compra, indicando si se realizó en cheque o efectivo.

5.Funcionarios encargados del manejo

El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto.

Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día siguiente hábil.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación , encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo.

De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha.

Cuando se presente cualquiera de estos eventos, los Administradores deben informar las novedades a la Dirección Financiera para actualizar los registros correspondientes.

6.Conceptos y montos

La cuantía máxima de cada una de las cajas puede ser hasta por el valor que anualmente autorice la Gerencia General

El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos y que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales, solo requerirán de autorización del Administrador.

Si se establece una caja menor para su utilización con chequera la disponibilidad en efectivo con el fin de atender gastos urgentes y esporádicos, puede ser hasta del 10% del valor total de la caja menor sin superar la suma de $1.500.000 y se deberá tener estricto control del presupuesto asignado a cada concepto.

El monto máximo permitido para pagos en efectivo o giro de cheques es el equivalente al 10% del valor de la caja menor, sin exceder de $500.000.

Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no están contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados, por lo tanto se debe contar previamente con la autorización correspondiente expedida por la Gerencia Administrativa y Financiera .

Con recursos de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa constancia de la no-existencia expedida en oficinas centrales por la Dirección Administrativa

Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera:

50% para atender gastos por pago de los siguientes servicios:

• Mantenimiento equipos de oficina.
• Mantenimiento de edificios.
• Mantenimiento equipo de transporte.
• Comunicaciones y transporte.
  
  30% para atender gastos por compra de los siguientes bienes:
  
  
  
• Combustibles.
• Papelería y útiles de escritorio.
• Elementos de aseo y cafetería.
• Impresos y publicaciones.
• Otros materiales y suministros.

20% atender gastos de personal por viáticos y gastos de viaje

Nota: Para pago de viáticos y gastos de viaje con recursos de las cajas menores se requiere autorización escrita del ordenador del gasto, que debe adjuntarse a la solicitud de reembolso como requisito para la legalización del gasto.

Los recursos asignados a las cajas menores de la Oficina Central, se deben distribuir de la manera como se estipule en la respectiva comunicación de asignación.

7. Documentos soporte de las transacciones

Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, debe autorizar previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor, las cuales deben anexarse junto con la relación de gastos, la solicitud de reembolso, la relación de retenciones practicadas y consignadas y el acta de arqueo, para su correspondiente trámite de reembolso o legalización ante la Gerencia Administrativa y Financiera

Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario:

Artículo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta;
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado;
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
g) Valor total de la operación;
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura;
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.

Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente.

Todos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores, deben tener como soporte adicional la constancia en el respectivo documento ( facturas, recibos, cuentas de cobro, etc.) del recibo a satisfacción del bien o servicio adquirido.

Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común , debe elaborar su cuenta de cobro con el Nit , derivado de su inscripción al régimen simplificado .

8.Deducciones

Las deducciones que por cada compra se efectúen por concepto de Impuestos Nacionales (Retención en la Fuente, Retención del IVA), deben ser consignadas, en las cuentas corrientes o de ahorros que determine la Gerencia Administrativa y Financiera y las deducciones por Impuestos Municipales (Retención del Impuesto de Industria y Comercio y Avisos y otros conceptos), deben ser consignadas mensualmente en cada localidad.

Adicionalmente deben elaborar una relación detallando los sujetos de retención, el NIT, el concepto de la compra o pago de servicios, el valor base de retención y el valor retenido, y remitirla junto con copia de la consignación de las deducciones por impuestos nacionales a la Dirección Financiera , a más tardar el quinto (5º) día de cada mes, así como las copias de los formularios de consignación de impuestos municipales, debidamente diligenciados y presentados.

Es importante tener en cuenta que de acuerdo con las normas tributarias vigentes, a las personas pertenecientes al Régimen Común se les debe practicar descuentos por Retención en la Fuente, retención sobre el IVA en adquisición de servicios (corresponde al 75% del valor del IVA facturado igual o superior a $66.000), retención sobre el IVA en compra de bienes (corresponde al 75% del valor del IVA facturado igual o superior a $460.000) y retención por impuesto de Industria y Comercio (ICA) de acuerdo con las normas vigentes en cada municipio (las cuales se deben consultar con la Dirección Financiera ) , mientras que a las pertenecientes al Régimen Simplificado solo se les practica deducción por Retención en la Fuente.

Por su parte a los Grandes Contribuyentes no se les efectúa ninguna retención y a los Autorretenedores no se les descuenta por Retención en la Fuente, mas sí por los demás conceptos.

La condición de personas pertenecientes al Régimen Común, Régimen Simplificado, Autorretenedores y Grandes Contribuyentes, debe ser demostrada por los proveedores, bien mediante las facturas que expidan o certificación especial que los acredite como tal.

9. Reembolsos y legalización de la caja menor

Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera , una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del Puc , para su correspondiente trámite de reembolso y registro , acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de tramitar la legalización de la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe gestionar la correspondiente adición .

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.
5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

10. Arqueos de la caja menor

Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por los Administradores , diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, independientemente de la verificación por parte de la Auditoría .

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores. Copia del informe se debe remitir a la Gerencia Administrativa y Financiera.

En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Gerencia Administrativa y Financiera informará de ser pertinente, a la Gerencia para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a Contabilidad para los registros correspondientes.

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor.

Se advierte que el dinero en efectivo, correspondiente a las deducciones efectuadas en cada pago, no hace parte del disponible de la caja menor y por lo tanto no puede ser utilizado para atender gastos.

11. Conciliaciones bancarias

Los responsables del manejo de las cajas menores con chequera deben enviar mensualmente a la Dirección Financiera , el extracto bancario junto con fotocopia de la parte pertinente de los registros auxiliares, para que esta dependencia realice la correspondiente conciliación y ejerza los respectivos controles.

12. Prohibiciones

Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores:

1. Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona.
2. Adquirir elementos que existan en el almacén .
3. Adquirir elementos devolutivos.
4. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio.
5. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la Caja menor.
6. Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito.
7. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina.
8. Girar cheques en descubierto.
9. Permitir demoras mayores a dos días hábiles para la legalización de recibos provisionales.
10. Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de la caja menor.
11. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.
12. Atender pagos por servicios públicos y arrendamiento de inmuebles.
13. Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la Empresa.
Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

13. Póliza global de manejo

Con cargo a la empresa, la Gerencia Administrativa y Financiera es responsable de gestionar ante la Compañía de Seguros respectiva, la inclusión en la Póliza Global de Manejo vigente de los funcionarios a quienes se designe para el manejo de las cajas menores a nivel nacional

14.Reintegros definitivos

Al cierre de cada período se deben legalizar todas las cajas menores, reintegrando a la cuenta bancaria que determine la Gerencia Administrativa y Financiera los saldos en efectivo y los saldos en bancos, de tal manera que las cuentas corrientes de cada Caja menor queden en ceros y se debe elaborar la correspondiente comunicación de legalización de la caja menor.

La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante el período , se hará antes del 20 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.

Para efecto de los controles correspondientes, los Administradores , deben remitir a la Dirección Financiera - Grupo Contabilidad un oficio remisorio de la certificación que les expida el Banco con respecto a la operación de saldar la cuenta corriente.

15. Aspectos contables

Número 1. Tarifas Retención en la Fuente Vigencia 2003 (deberán actualizarse aplicando las tarifas que rijan para cada vigencia).
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ANEXO No. 1