Preguntas frecuentes sobre presentación de información en Medios Magnéticos

* Información tomada de la DIAN

Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar

1. ¿Qué es un archivo XML?
Un archivo XML es un conjunto de registros magnéticos en un estándar específico. Se basan en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en función del tipo de datos que está describiendo y no de la apariencia final que tendrán en pantalla o en la copia impresa, además de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes.

Estos archivos al estar en este estándar permiten fácil intercambio entre los sistemas informáticos.

2. ¿Qué es un esquema XSD?
Un esquema XSD es la descripción de la estructura de la información contenida en un archivo XML y de sus reglas, por ej. Longitud, tipo, obligatoriedad.

Se requiere para que los sistemas que transmiten o reciben archivos XML puedan validar la conformación de estos archivos.

3. ¿Qué especificaciones concretas de XML se deben seguir y en dónde encontrarlas?
Se debe utilizar la especificación XML 1.0 Tercera edición, la cual se puede encontrar en la dirección .

4. ¿Qué caracteres especiales pueden contener los archivos XML?
Solamente se recibirán caracteres que formen parte del conjunto de caracteres ISO-8859-1, los caracteres que por alguna razón no formen parte de este conjunto no deben ser incluidos en los archivos.

5. ¿Cómo se identifica que un esquema corresponde a una determinada versión y tipo de archivo XML?
El nombre y el encabezado del archivo contienen la versión y el tipo de archivo, adicionalmente la solicitud de envío de archivos también la incluye. El esquema por su parte incorpora un elemento de documentación que indica el formato que describe.

6. ¿Cómo se puede estar seguro que los archivos XML están bien formados y son válidos antes de ser enviados a la DIAN?
Al validarlos con el esquema XSD correspondiente se garantiza que los archivos están bien formados, la validez del contenido solamente se conocerá luego de ser procesados por la DIAN.

7. ¿Los esquemas de validación serán entregados a los usuarios?
Los archivos esquema de cada uno de los formatos están incluidos en las especificaciones técnicas y estarán publicados para su descarga a través de Internet.

8. ¿Existe algún límite en el tamaño de los archivos a transmitir?
Dado que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros, el tamaño del archivo no debe ser superior a 5 MB (mega bytes), que corresponde a los formatos más grandes.

9. ¿De qué manera la DIAN dará a conocer modificaciones a las especificaciones técnicas, como también a los esquemas de validación?
Las modificaciones a las especificaciones técnicas, que incluyen los formatos y sus esquemas, deben publicarse mediante una resolución.

10. ¿Qué tipo de apoyo o ayudas tendrá el usuario final, para la generación de su información en los formatos establecidos (información de software de terceros, software DIAN, editores XML, validadores/editores XSD, convertidores XML, etc.)?
La DIAN brindará una herramienta llamada “Prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos” la cual tiene por objeto facilitar el proceso de generación de los archivos XML, adicionalmente podrá utilizarla para validar archivos XML generados a través de otras herramientas. Esta herramienta se dará a conocer en versión de prueba próximamente.

Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información.

11. Como los campos de nombres, apellidos y razón social no son obligatorios, según las especificaciones técnicas, ¿puede no informarlos?
Las especificaciones técnicas indican que no es obligatorio cuando el informado es una persona jurídica, ya que en este caso el campo a diligenciar es razón social, pero si es una persona natural deberá diligenciar apellidos y nombres. En todo caso las resoluciones correspondientes indican la obligatoriedad de informar los campos de acuerdo con cada caso particular.

12. ¿Los conjuntos residenciales que pertenezcan al régimen de propiedad horizontal tienen obligación de informar?
Sí, por ser agentes de retención en la fuente a título de renta, conforme el literal c) del artículo 1 de la Resolución 10147 de octubre 28/05.

13. ¿Cuándo brindará capacitación la DIAN sobre la presentación de información?
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales brindará capacitación sobre el manejo de la información. Las fechas de esta capacitación serán informadas a los distintos usuarios mediante divu