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En el caso de anulaciones de documentos que habían dado lugar a practicar retenciones en la fuente a título del impuesto de timbre, ni el agente de retención ni el sujeto pasivo tendrían que hacer ningún tipo de registro en sus respectivas contabilidades.

Hoy día, cuando se efectúa una compra de algún bien o servicio, y quien hace la compra debe actuar como agente de retención a título de renta y/o de IVA, es claro que si luego de haber hecho tales retenciones sucede que la operación se tiene que anular o rescindir, en ese caso el agente de retención sí podrá devolverle al sujeto pasivo el valor que inicialmente le había hecho por retenciones a título de renta y de IVA (ver articulo 5 del decreto 1189/88)

Lo anterior tiene su justificación en el hecho que al producirse dicho reintegro de retenciones,  lo que haría en ese caso el sujeto pasivo es reflejar un menor valor de esos “anticipos” a los impuestos de renta y de IVA y que estaban representados en esas retenciones que inicialmente le habían hecho (la cuenta 1355 en la cual se registran esas retenciones se denomina “anticipo de impuestos”, y es una cuenta que hace parte de los activos hasta cuando se define el futuro impuesto a cargo por renta o por IVA)

Sin embargo, en el caso de las retenciones a título del impuesto de timbre, las cuales se practican cuando se suscriban documentos que cumplan con el hecho generador mencionado en los art.519 del ET, allí la situación es distinta.

El impuesto de timbre se causa con la sola firma de los documentos

En efecto, si llega a suceder que una vez firmado el documento y practicada, declarada y pagada por una de las partes la respectiva retención a título del impuesto de timbre,  tal documento se tiene que anular o rescindir, en esos casos no habría lugar a que la parte que actuó como agente de retención le devuelva a la otra parte el valor que le había retenido a título del impuesto de timbre.

Es decir, como no existe una futura “declaración del impuesto de timbre” que tuviese que ser presentada por la parte a quien se le había hecho la retención de impuesto de timbre, es por eso que dicha parte no había registrado tal retención en la cuenta de “anticipos de impuestos” (cuenta 1355) sino de una vez en la cuenta de “gasto impuestos” (cuenta 5115). Como quien dice, con la sola firma del documento quedaba liquidado y registrado el respectivo “gasto impuesto”, y no importa lo que sucediese después con el documento, el impuesto ya estaba liquidado.

Lo anterior incluso está ratificado en el concepto  DIAN en su concepto 52759 de  jun. 2/2000 en el cual se indicó lo siguiente:

“El régimen especial del impuesto de timbre nacional ordena que es un impuesto que recae sobre los documentos señalados en la ley y que, una vez se conjuguen los elementos objetivos y subjetivos previstos en la ley, se genera el impuesto. Acerca del momento de su causación, el artículo 28 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992 dispone: ´Sin perjuicio de lo contemplado en el artículo 527 del estatuto tributario, el impuesto de timbre nacional se causa en el momento del otorgamiento, suscripción, giro, expedición, aceptación, vencimiento, prórroga o pago, del instrumento, documento o título, el que ocurra primero´.

Ahora bien, considerando que este impuesto no es susceptible de afectación con deducciones o descuentos, ni está condicionado a la suerte que puedan tener los actos o documentos que lo generen, al contrario de lo que acontece con los impuestos sobre la renta o sobre el valor agregado, su régimen legal en ningún caso tiene prevista su disminución o anulación como consecuencia de situaciones eventuales de incumplimiento o de imposibilidad de realización que pudieren llegar a afectar a los contratos o documentos, sean estas circunstancias de la responsabilidad de las partes intervinientes en los documentos o contratos, o de terceros. Por el contrario, la ley urge la obligación de cancelar oportunamente el valor total del impuesto y apremia este cumplimiento por parte del agente retenedor aun con el riesgo de incurrir en delito de peculado.

Así pues, bajo las características legales del impuesto de timbre nacional considera este despacho que no es posible la recuperación del valor cancelado a título de dicho impuesto, una vez se haya generado por concurrencia de los factores previstos en la ley”

(el subrayado es nuestro)

Al anular los documentos no se deben reversar registros contables

Por consiguiente, en el caso de anulaciones de documentos que habían dado lugar a practicar retenciones en la fuente a título del impuesto de timbre, ni el agente de retención ni el sujeto pasivo tendrían que hacer ningún tipo de registro en sus respectivas contabilidades. Es decir, ni el agente de retención debitaría la cuenta del pasivo “236565-Retenciones por impuesto de timbre” ni el sujeto pasivo acreditaría la cuenta “511510-Gasto impuesto de timbre”

En consecuencia, queda claro que las retenciones a título de renta o de IVA, para el sujeto pasivo a quien se las practican, siempre constituirán un simple “anticipo al futuro impuesto” (de renta o de IVA) que posteriormente tendría que llegar a liquidar, y se las podrían entonces llegar a devolver si se anulan las operaciones.

En cambio la particularidad que tiene el impuesto de timbre hace que las retenciones que sufran los sujetos pasivos a título de dicho impuesto siempre sean tomadas como un gasto que en ningún momento les podrían llegar a “reintegrar” pues es un impuesto que se causa automáticamente con la firma de los documentos.

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