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Los Representantes legales y los Revisores Fiscales deberán enviar un cuestionario con 73 preguntas relativas al “control de legalidad” de la CTA y PCTA

Para dar cumplimiento a lo indicado en los art . 7 y 9 del dec.4588 de dic.27 de 2006 , la Superintendencia de Economía solidaria ha expedido su circular externa 005 de jun 4 de 2007 mediante la cual ha indicado cuales serán los documentos que a más tardar en junio 27 de 2007 le deberán ser remitidos por todas las CTAS (Cooperativas de Trabajo Asociado) y PCTA (Precooperativas de Trabajo Asociado) del país (constituidas antes y/o después de la vigencia del dec.4588 de dic 27 de 2006; consulta un editorial anterior relacionado), con miras a logar que dicha Superintendencia les efectúe su reconocimiento oficial.

Hasta ahora, para que una CTA o PCTA pueda obtener su reconocimiento legal, las mismas deben cumplir con la inscripción de su documento de constitución (al igual que sus reformas, libros, actas y demás) en la Cámara de Comercio que funcione en la jurisdicción de su domicilio principal. De esa forma, las Cámaras de Comercio son las que pueden expedir los certificados de existencia y reconocimiento legal para dichas CTAs o PCTAs

Pero según lo dispone la circular 005 de la Supersolidadaria , a partir de junio 28 de 2007 será únicamente dicha Superintendencia la encargada de controlar la legalidad y funcionamiento de estas entidades las cuales, una vez cumplan con su proceso de inscripción, serán publicadas permanentemente en la página de Internet de la Supersolidaria (ver los tres últimos incisos de la circular 005 de jun 4 de 2007)

La circular dice textualmente lo siguiente:

  “A partir del 28 de junio de 2007, el único registro válido será el de la Superintendencia de la Economía Solidaria , por lo que las Cámaras de Comercio se abstendrán de registrar nuevas organizaciones de esta naturaleza, como tampoco realizar ningún tipo de inscripción de las mismas en el registro de las ESAL, ni expedir certificaciones a las mismas con posterioridad a esta fecha.”  

Los Representantes legales y Revisores Fiscales deben diligenciar, imprimir y entregar un “cuestionario de control de legalidad”

En el texto de la circular 005 de jun 4, bajo el subtitulo en el cual se dan instrucciones referente a la norma contenida en los artículos 7 y 9 del dec.4588 de dic de 2006 (reconocimiento, funcionamiento y plazo para adecuar los estatutos y regimenes), la Supersolidaria indica puntualmente cuáles son los documentos que todas las CTAS y PCTAs que ya vienen funcionando en el país (y las que lleguen a funcionar después de junio 28), le tendrían que suministar para que tal entidad les pueda hacer el proceso de inscripción y reconocimiento oficial ( el problema es que tales documentos se tendrían que llevar hasta la única sede que hoy día tiene la Supersolidaria en el país, ubicada en la Cra 7 31-10 de Bogotá)

La circular exigió los siguientes documentos, según se trate de CTAS y PCTAS constituidas antes del dec.4588 de dic de 2006, o de CTAs y PCTAs constituidas después de la vigencia de dicho decreto :

1) Las CTA y las PCTA constituidas antes de la expedición del Decreto 4588 de 2006, deben allegar a la Superintendencia los siguientes documentos:

a. Solicitud escrita de registro.

b. Lista de chequeo debidamente diligenciada por el Gerente y el Revisor Fiscal (en caso de serle exigible por la normatividad), denominada “Control de legalidad de fondo a cooperativas y precooperativas de trabajo asociado” , la cual puede ser consultada y descargada en la página www.supersolidaria.gov.co

c. Copia de acta de Asamblea General en donde conste la aprobación de la reforma de los estatutos ajustados al Decreto 4588 de 2006. En este caso, por tratarse de una reforma se debe enviar un cuadro comparativo de los estatutos antiguos y los reformados.

d. Copia del texto completo de los estatutos ajustados al Decreto 4588 de 2006.

e. Constancia de acreditación de educación cooperativa con énfasis en trabajo asociado, para quienes hayan ingresado con posterioridad a la expedición del mismo decreto de conformidad con lo dispuesto en su artículo 14. Para este efecto bastará una certificación expedida por el gerente y revisor fiscal en donde conste que los nuevos asociados recibieron la capacitación por parte de entidad debidamente acreditada.

f. Copia del acto de autorización del régimen de trabajo asociado y de compensaciones expedido por el Ministerio de la Protección Social.

g. Listado de asociados hábiles verificados por el órgano competente.

h. Listado de asociados hábiles asistentes a la Asamblea , registrados en el acta respectiva.

i. En caso de ser la Asamblea por Delegados:

• Acta de escrutinio verificada por órgano competente
• Lista de delegados asistentes.

j. Copia de la convocatoria a la asamblea y constancia de la publicación de la misma para conocimiento de los asociados.

2) Las CTA y las PCTA que se constituyan con posterioridad a la expedición del Decreto 4588 de 2006, deben allegar a la Superintendencia los siguientes documentos:

a. Solicitud escrita de registro

b. Lista de chequeo debidamente diligenciada por el Gerente y Revisor Fiscal (en caso de serle exigible por la normatividad) y denominada “Control de legalidad de fondo a cooperativas y precooperativas de trabajo asociado” , la cual puede ser consultada y descargada en la página www.supersolidaria.gov.co

c. Copia de acta de la Asamblea General de constitución

d. Copia de texto completo de los estatutos

e. Constancia de pago de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) de los aportes sociales iniciales suscritos por los fundadores, expedida por el representante legal de la cooperativa,

f. Acreditación del curso básico de cooperativismo con énfasis en trabajo asociado para los fundadores y quienes se adhieran con posterioridad con una intensidad no inferior a veinte (20) horas .

g. Constancia de autorización del Régimen de Trabajo y de Compensaciones expedida expedido por el Ministerio de la Protección Social.

Los documentos requeridos en los numerales 1) y 2) arriba relacionados, se deben allegar a Supersolidaria, Grupo de Correspondencia, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la Carta Circular 002 de 2006, es decir, en medio magnético, en CD, almacenados o escaneados en formato .tif en blanco y negro, con una resolución de digitalización entre 100 y 600 dpi, según la calidad del documento. La entrega de documentos en los términos anotados, es requisito para la radicación de la solicitud y su correspondiente trámite por parte de la dependencia responsable.

Si el documento contiene más de una página es necesario que se almacenen todas en un solo archivo .tif, salvo cuando se trate de veinte folios o menos, pues en estos casos se permite su entrega en medio impreso.

El documento denominado “Control de Legalidad de fondo a cooperativas y precooperativas de trabajo asociado” además de enviarse con las características antes señaladas, deberá diligenciarse y enviarse en formato Word.

Como se observa, uno de los documentos más importantes entre los que se tienen que adjuntar al proceso de solicitud de inscripción ante la Supersolidaria es el denominado “Control de legalidad de fondo a cooperativas y precooperativas de trabajo asociado ” ( para descargarlo haz clik aquí ), el cual deberá ir firmado por el Representante Legal y el Revisor Fiscal (si no existe Revisor Fiscal, pues a algunas CTAs, en virtud del art.41 de la ley 79 de 1988 se las exonera de tenerlo, entonces solo iría firmado por el Representante Legal y no requeriría la firma del “contador público” como lo da a enteder la misma circular 005; vease la parte final de firmas de dicho cuestionario

Mediante dicho “Control de legalidad” se podrá comprobar en especial si las CTAS han se han ajustado en su totalidad a las exigencias que el Gobierno estableció en el dec.4588 de dic de 2006, entre ellas, la de confirmar si los nuevos asociados que hayan entrado a hacer parte de las CTAs después de dic 27 de 2006 sí han recibido el curso sobre cooperativismo exigido en el art.14 del dec.4588

La centralización de los procesos de inscripción ante la Supersolidaria , en lugar de en las cámaras de Comercio, podrá traer traumatismos

Es pertinente comentar que en razón a que hoy día la Supersolidaria solo cuenta con una única sede en el país (ubicada en Bogotá), los procesos de inscribir documentos por parte de las CTAs y/o de estar solicitando certificados de existencia ante la Supersolidaria va a ser traumático para todas aquellas que funcionan fuera de Bogotá, pues en contraste con ese nuevo esquema, la existencia hoy día de muchas Cámaras de Comercio a lo largo de todo el país sí facilitan esos procesos.

Y téngase presente que por razón de que las CTAs son entidades que pertenecen al Régimen Tributario Especial del Impuesto sobre la renta ( vease art.19 numeral 4 del ET ), a tales entidades les aplica la norma contenida en el dec.4400 de dic de 2004 en la cual se indica que para que a las entidades del sector solidario no se les practiquen retenciones en la fuente, tales entidades deben entregar a sus clientes un ‘certificado de existencia’ emitido por la entidad encargada de su vigilancia (ver art.14 dec.4400)

Por consiguiente, para evitar esos traumatismos de tener que estar acudiendo hasta Bogotá para solicitar certificados o radicar documentos, habrá que esperar cual será la forma en que la Supersolidaria enfrente este congestionamiento de operaciones. Y aunque es claro que se podrá usar en parte el Internet para envío de algunos documentos, no siempre el Internet está en pleno funcionamiento, o no todos los tramites (como por ejemplo inscribir libros oficiales) se pueden hacer por ese medio…

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