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El decreto 1929 de mayo 29 de 2007 preveé que hasta las facturas de servicios públicos domiciliarios se podrían expedir virtualmente

Mediante la expedición del decreto 1929 de mayo 29 de 2007 , el cual deroga la norma contenida en el decreto 1094 de 1996 , el Gobierno nacional ha dado una nueva reglamentación para que las empresas, si no desean seguir expidiendo sus facturas de venta en papel, puedan hacerlo entonces utilizando lo que en el art.616-1 del ET se denomina una “factura electrónica”

Al respecto, debe tenerse presente que según lo indica el art.615 del ET , todas las personas jurídicas o naturales que vendan bienes en forma habitual o presten servicios (con excepción de las indicadas en el art.616-2 del ET y el decreto 1001 de 1997 ), están obligados a expedir ya sea una “factura de venta” (con todos los requisitos indicados en el art.617 del ET ) o un “documento equivalente a factura de venta” (citados en el art.616-1, entre los cuales se encuentran los tiquetes de máquinas registradoras y la “factura electrónica”)

Por ello, hoy día, cuando se expiden “facturas de venta”, el obligado puede hacerlo utilizando una cualquiera de tres formas, a saber :

a)   “factura en papel”: se utilizan para este caso los talonarios en papel que fueron previamente elaborados en una tipografía en la cual se le incluyeron los requisitos exigidos por el art.617 del ET

b)  “factura por computador”: Se utilizan facturas que fueron elaboradas e impresas a través de un software especializado de facturación por computador, las cuales igualmente deben reunir los requisitos indicados en el art.617 del ET (excepto aquellos que hacen referencia a un impresión previa). Dicho software deberá proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria (véase inciso segundo del art.617 del ET)

c) “factura electrónica” : La cual solo se podía expedir, desde junio de 2006, si se cumplían con las características técnicas del dec.1094 de 1996, es decir, trasmitiendo electrónicamente la factura hasta el comprador pero usando redes de valor agregado que usaran únicamente el lenguaje estándar universal denominado Edifact.

Pero ahora, con la norma contenida en el decreto 1929 de mayo de 2007, y en vista de que la ley 962 de julio de 2005 (ley antitrámites) en su artículo 26 amplió el ámbito de la utilización de la factura electrónica (pues indicó que para expedirlas se podrá usar cualquier tecnología , y no solo la de redes de valor agregado con lenguaje Edifat como existen hasta hoy día; consulta un editorial anterior al respecto), el Gobierno ha indicado cuales serían los requisitos fiscales mínimos que deben cumplir las facturas electrónicas, sin importar bajo que medio tecnológico se expidan.

En todo caso, y según lo indica el art.12 del decreto 1929, se necesita que dentro de los 6 meses siguientes a la expedición de dicho decreto la DIAN defina las características y contenido técnico con que deberán cumplir las “facturas electrónicas” (pues las características fiscales ya quedan delimitadas en el dec.1929)

Hasta las facturas de los servicios públicos domiciliarios se podrán expedir en forma electrónica

En la práctica, la utilización de facturas electrónicas busca justamente el ahorrar tiempo, papel y espacio físico en el proceso de la facturación de ventas de bienes y de servicios, pues si se usa por ejemplo un correo electrónico o una pagina web, el cliente que adquiere un bien o servicio podrá obtener más rápidamente las facturas que soportan sus compras y sin necesidad de tener luego que imprimirlas para considerarlas un soporte fiscal válido de sus compras (ver art.11 del decreto 1929)

Lo anterior se sustenta en lo indicado por el art.5 y 6 del decreto 1929 en el que se indica que cuando la DIAN ordene la exhibición de la respectiva factura electrónica, tal exhibición se podrá hacer en el mismo medio electrónico en que fue expedida. Es decir, no se le mostrarían papeles impresos a la DIAN sino archivos de computador (archivos electrónicos). Y es por ello que la tecnología que se use para expedirlos y/o guardarlos no debe dar lugar a alteraciones en el documento.

Además, y como lo insinúa el inciso 3 del art.3 del decreto 1929, hasta las facturas que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios (agua, energía, teléfono) se podrán expedir de forma electrónica. Esto definitivamente hará que la expedición y pago de estas facturas pueda ser mucho más ágil.

Adviértase que en todo caso, es el adquirente de los bienes o servicios el que tiene que manifestar si estará de acuerdo en que la factura que soporta su compra le sea expedida electrónicamente y firmará entonces un acuerdo con la empresa que le piensa facturar por ese medio (ver art.7 del decreto 1929)

Por último, conviene destacar que si una empresa opta por facturar sus ventas mediante “facturas electrónicas” no podría al mismo tiempo usar facturaciones “en papel” o “por computador” pues así lo indica el art.10 del decreto 1929. Además, si es necesario hacer anulaciones o notas crédito sobre las ventas facturadas electrónicamente, tales anulaciones o notas crédito también se harían electrónicamente (véase art.3 y 4 del decreto 1929).

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