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La contabilización de la “cuota inicial” en la adquisición de un activo fijo mediante un contrato de Leasing Operativo

En los años recientes ha tomado auge la figura de que las empresas al momento de pensar en adquirir un activo fijo necesario para desarrollar su objeto social (ejemplo: vehículos, maquinarias, bienes raíces, etc), no piensen en comprarlo directamente (ya sea con recursos propios o con financiación) sino que más bien optan por “tomarlo en arrendamiento ”

Pero una forma muy especial de tomar un activo “en arrendamiento”, y tener luego la posibilidad de convertirse en “su dueño”, es mediante la firma de “Contratos de arrendamiento Leasing”.

Este tipo de contrato solo se puede firmar con compañías especializadas en el mismo y que son vigiladas por la Superfinanciera , y en algunos casos el tipo de activo que se tome en arriendo debe cumplir características especiales (consulta un editorial anterior al respecto ).

El Leasing puede ser “Operativo” o “Financiero”

Hoy en día, y según la norma vigente contenida en el art.127-1 del actual Estatuto Tributario nacional, los “contratos de arrendamiento leasing” pueden ser de dos tipos: Operativo o Financiero. Lo que diferencia a uno del otro es el plazo por el cual se firma el contrato.

Nota : solo hasta diciembre 31 de 2006 se podrán firmar contratos con características de “operativos”. A partir de enero 1 de 2007, todo contrato de leasing, sin importar su plazo, será del tipo “Financiero”; consulta un editorial anterior al respecto

Así mismo, cuando se opta por un contrato de Leasing Operativo , en tal caso todo el valor de los cánones de arrendamiento son para el arrendatario, un valor que registraría como un “gasto arriendo” (no refleja ningún valor en el activo fijo pues es un activo tomado en “arriendo”).

Cuando se opta por el Leasing Financiero , en ese caso, al comienzo del contrato, el arrendatario sí registra un “activo” contra un pasivo”, y cuando cancela los cánones mensuales (se sigue considerando que el activo solo está “arrendando”), en ese caso una parte de la cuota se debita en el “pasivo” y la otra en el “gasto intereses” (si quieres detallar más a fondo estas contabilizaciones, no olvides consultar la conferencia No.12 de nuestro producto “Aplicación y gestión de los impuestos Nacionales ”).

Hoy se acostumbra, al tomar un Leasing Operativo: Dar un “canon extraordinario”

Aclarado lo anterior, es interesante comentar que hoy en día se ha vuelto común que una empresa que ha decidido adquirir un activo bajo un contrato de Leasing Operativo, enfrenta la siguiente situación:

Supóngase que la empresa Ejemplo S.A., se interesa en un activo nuevo (un camión) que en el almacén donde lo exhiben tiene un costo total de $100.000.000. Por eso acude a una empresa especializada en Leasing (llamémosla para nuestro ejemplo la empresa “Expertos en leasing S.A.”) para que esta última sea quien lo compre en el almacén, pero luego se lo “arriende” a la primera (y bajo un contrato de Leasing Operativo).

En ese caso, la dueña del activo y posterior arrendadora (la empresa “Expertos en Leasing S.A.”), le dice a la empresa arrendataria (Ejemplo S.A.) que debe darle, para iniciar el contrato de arrendamiento, un “canon extraordinario”, digamos de $30.000.000, y que el resto, es decir, $70.000.000 se pagarán en 25 cánones que incluirán un componente de financiación.

Lo interesante de este caso es que la empresa arrendataria (Ejemplo S.A.), al desembolsar ese “canon extraordinario inicial” (y que en algunos casos han empezado a llamarlo “la cuota inicial”), no debe en ningún caso contabilizarlo en sus “activos fijos” (cuentas de código 15) en el PUC, pues debemos tener presente que estamos frente a un contrato de “arrendamiento” y no de “compra”.

Así, la manera correcta en que la empresa Ejemplo S.A., debe registrar ese “canon extraordinario” sería en sus cuentas de “gasto arrendamiento pagado por anticipado” (código 170525 en el PUC) para luego ir amortizándolo hacia las cuentas del “gasto arriendo” en el estado de resultados (código 512010 en el PUC) a lo largo de los 25 meses pactados. En esa misma cuenta del “gasto arriendo” en el Estado de resultados también terminarán quedando registrados los otros 25 cánones normales pactados.

Para efectos fiscales, el gasto arriendo de un leasing se debe limitar anualmente.

Conviene recordar en todo caso, y para efectos fiscales de la declaración de renta, que todo “gasto arriendo” que se termina registrando en el Estado de Resultados es un “gasto” que debe quedar sujeto a un límite máximo anual, ya que así lo estableció el decreto 618 de marzo de 2004 .

Por tanto, y si usamos el ejemplo anterior, y suponiendo que el contrato empezó en Enero de 2006, en ese caso la empresa “Ejemplo S.A.” contabilizó inicialmente en su cuenta contable 170525 un valor de $30.000.000, y luego, en los 12 meses del año 2006 terminará enviando $14.400.000 hacia la cuenta 512010, cuenta en la que también a lo largo del año 2006 terminan quedando los 12 primeras cánones de los 25 normales pactadas en el contrato (supóngase que cada canon es de una de las 25 $3.500.000)

En consecuencia, al finalizar el año 2006, en la cuenta del gasto contable “gasto arriendo” existe un valor total de $56.400.000 (que salen de $14.400.000 + [$3.500.000 x 12]) y sería el mismo que podría deducirse fiscalmente pues se ajusta a lo indicado en el decreto 618 de 2004.

Por el contrario, si el “canon extraordinario” no hubiera sido manejado como un “gasto pagado por anticipado” sino que se hubiera registrado totalmente en Enero de 2006 por $30.000.000 en la cuenta del “gasto arriendo” del Estado de Resultados, en ese caso tal cuenta del Estado de resultados tendría al final del año 2006 un saldo total de $72.000.000, pero fiscalmente solo podría deducirse $56.400.000. El exceso lo tendría que controlar en ese caso en un activo diferido pero que solo figuraría en el patrimonio fiscal.

Por último, recuérdese que la intención de lo indicado en el dec. 618 de 2004 es limitar también a quienes deciden acelerar los pagos de los cánones pactados. Así, si en nuestro ejemplo hubiese sucedido que durante el 2006 se hubieran pagado no solo las primeras 12 cuotas de los cánones normales sino 16, en ese caso las 4 de diferencia también pasarían a figurar en el activo diferido fiscal pues no podrían ser deducibles en la declaración 2006.

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