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¿Cuáles son los riesgos para un comerciante que no lleve contabilidad?
Hoy en día es común ver que se abran al público muchos establecimientos de comercio, en especial de propiedad de personas naturales. Sin embargo, aunque tales establecimientos cumplen con solo uno de los requisitos propios de los comerciantes (a saber, inscribirse en el registro mercantil), lo que puede constatarse en muchos casos es que no están cumpliendo con los demás requisitos que les exige la norma mercantil, entre ellos, llevar contabilidad. ¿Qué sucede en esos casos?
Los requisitos para todo comerciante
Quienes decidan ejercer actividades de comercio (véase el art.10 del Código de comercio ) están obligados a cumplir en su totalidad con las normas contenidas en el Art. 19 del Código de comercio , a saber:
«ARTICULO 19. OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES.
Es obligación de todo comerciante :1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal».
[El resaltado es nuestro]
Las anteriores obligaciones le competen a todo tipo de comerciante , incluidos hasta los comerciantes personas naturales pues la norma no hace ninguna excepción. Es decir, aplica sin distinguir si es una persona natural comerciante con patrimonio pequeño, o sin distinguir si lo que vende está o no gravado con IVA, etc. (para analizar la posición equivocada que sobre la obligación de llevar contabilidad mercantil ha tenido la DIAN en torno a los comerciantes personas naturales en el régimen simplificado del IVA, consulta nuestro editorial anterior: Los responsables del Régimen simplificado, que sean comerciantes, deben llevar contabilidad ”)
Los problemas de no llevar contabilidad estando obligado
En consecuencia, nótese que la obligación No.3 (llevar contabilidad regular de sus negocios) es una obligación tan importante como la de No.1 (inscribirse en el registro mercantil ; véase además la ley 232 de 1995 ), o como la No.6 (abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal). Así las cosas, si un comerciante no lleva contabilidad de sus negocios, enfrentaría los siguientes problemas:
- Ante cualquier pleito mercantil con un acreedor, un proveedor o un trabajador, todo lo que se le quiera probar en su contra tendría éxito (ver art.67 , y el art.70 numeral 5 , ambos en el Código de Comercio).
- La DIAN , en un proceso de discusión tributaria, no solo le desconocería los costos y gastos que pretenda llevar a las declaraciones tributarias (privadas o de oficio), ya sean estas las de renta o de IVA. Adicionalmente le impondría una multa del 0,5% del mayor valor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición (ver art.654 y 655 del ET) .
Un sano Consejo
Como vemos, todos los comerciantes hacen bien en no exponerse a los peligros de ejercer el comercio sin llevar los libros de contabilidad. Es incluso mejor que estén bien asesorados por los profesionales de la contaduría, pues siempre será más económico contar con asesoría profesional, que exponerse a los riesgos antes comentados.
Porque no leo en este articulo que debe inscribirse tambien en Industria y Comercio. Es muy oneroso no hacerlo.
Buenas Tardes, tengo una duda con respecto a llevar libros de contabilidad, para el caso de una persona natural, que tiene en arriendo una bodega, por tal motivo se tuvo que cambiar al regimen comun, esta declarando iva e industria y comecio, pero no lleva contabilidad, es necesario inscribirse en camara y comercio o en la DIAN puede pedir registro de libros?
Buenos días Sandra, soy contador público colegiado. Te recomiendo llevar contabilidad, pensando más en que esta te sirve para poder medir la situación de tu empresa, verificar si tu gestión como empresaria está dando los resultados que esperas. El grave error que comete la gente es ver a la contabilidad como una obligación innecesaria y resulta que es el mejor instrumento de medición de tus operaciones. La contabilidad es tu amiga no tu enemiga. Debes llevarla. Hoy en día (y esto tiene años de ser así) se pueden adquirir softwares totalmente integrados en los que la contabilidad se va actualizando en forma automática, es decir, si preparas una factura por el sistema, al grabar se graba también un asiento de ventas, lo único que tienes que indicar es el nombre del cliente, porque las demás cuentas están asociadas al proceso de facturación mediante un programa. Así también se pueden parametrizar los pagos con cheques, la nómina, etc. Lo que si tendrías que hacer es que un contador (no contratar piratas a cuenta de que son más baratos, porque termina resultando carísimo) revise mensualmente que todos los saldos y ajuste uno que otro posible error u omisión y te pase un informe detallado. otra cosa que recomiendo es tener a mano un pequeño instructivo que ayude a entender como leer la información contable ó si quieres profundizar un poco más hay cursos para ejecutivos no financieros (recuerda que la contabilidad no sólo es para contadores, también es para directores, gerentes, personal administrativo, contable, tributario, etc.).
Otro segundo comentario: te recomiendo softwares como Profit-Plus ó Galac, pero hay muchos otros en el mercado, sólo es cuestión de pedir asesoría
Un tercer comentario: mis datos: soy contador público, mi teléfono es (0414)234.13.55; estoy disponible para cualquier asesoría.
Un cuarto comentario: mis e-mails son por si requieres más asesoría: alejandrodg1@gmail.com, alejandrodamas10@gmail.com y alejandrodamas10@hotmail.com. Repito mi teléfono: (0414)234.13.55
los felicito por crear este medio de investigacion, ya que facilita el aprendizaje a tods las personas que quieren enriquecer sus conocimientos.
compañeros en la teoria siempre se ha dicho que todos los comerciantes o prestadores de servicios, deben llevar libros de contabilidad, si es regimen comun o regimen simplificado, la diferencia es que los primeros se registran en camara de cio y los otros deben llevar libro de operaciones diarias, lo que falta es cultura tributaria, unamonos para que la ignorancia no permita que los comerciantes mueran engañados, evadiendo impuestos, pues esto con el tiempo nos va a perjudicar mucho.
los felicito, es una pagina excelente ya que nos ayuda a enriquecer nuestros conocimientos. Quisiera saber los libros de contabilidad que debe llevar una empresa de transporte la cual es sociedad anonima.
Si una persona natural es dueña de un inmueble (local comercial) y lo tiene arrendado a un tercero, se convierte en responsable del IVA en el regimen comun, y por ello sería catalogado como comerciante? estaría obligado a llevar libros de Contabilidad?
Buenos días Juan José, soy contador público colegiado. Te recomiendo llevar contabilidad, pensando más en que esta te sirve para poder medir la situación de tu empresa, verificar si tu gestión como empresaria está dando los resultados que esperas. El grave error que comete la gente es ver a la contabilidad como una obligación innecesaria y resulta que es el mejor instrumento de medición de tus operaciones. La contabilidad es tu amiga no tu enemiga. Debes llevarla. Hoy en día (y esto tiene años de ser así) se pueden adquirir softwares totalmente integrados (Profit-Plus, Galac, etc.) en los que la contabilidad se va actualizando en forma automática, es decir, si preparas una factura por el sistema, al grabar se graba también un asiento de ventas, lo único que tienes que indicar es el nombre del cliente, porque las demás cuentas están asociadas al proceso de facturación mediante un programa. Así también se pueden parametrizar los pagos con cheques, la nómina, etc. Lo que si tendrías que hacer es que un contador (no contratar piratas a cuenta de que son más baratos, porque termina resultando carísimo) revise mensualmente que todos los saldos y ajuste uno que otro posible error u omisión y te pase un informe detallado. otra cosa que recomiendo es tener a mano un pequeño instructivo que ayude a entender como leer la información contable ó si quieres profundizar un poco más hay cursos para ejecutivos no financieros (recuerda que la contabilidad no sólo es para contadores, también es para directores, gerentes, personal administrativo, contable, tributario, etc.). Estoy disponible para asesorías, mi teléfono es (0414)234.13.55. Mis e-mail son: alejandrodg1@gmail.com, alejandrodamas10@gmail.com y alejandrodamas10@hotmail.com.
Juan José: Si eres una persona natural y solamente tienes un inmueble arrendado no te convierte en responsable del iva, Ser catalogado como comerciente depende de los ingresos que tengas sobre este local, $ 27.000.000 anuales. Tampoco estarías obligado a llevar libros de contablidad.
Juan José, No te convierte en responsable del iva, ni tampoco del regimen comun. Te calalogarina como comerciante si superas los montos establecidos por la Ley, tampoco estaria obligado a llevar libros de contabilidad.
deseo saber cuando una persona natural que tenia un negocio y era regimen comun fallece , cuales son los pasos a seguir.
gracias por su orientacion y colaboracion
bye
La mayoria de los comerciantes pequeños le tienen miedo a la
Te felicito por tu comentario, es muy sabio. La organización alineada con la aplicación de una contabilidad bien llevada llevan a cualquier empresa al éxito. Soy Alejandro Damas, Contador Público. Estoy disponible para asesorías, mi teléfono es (0414)234.13.55. Mis e-mail son: alejandrodg1@gmail.com, alejandrodamas10@gmail.com y alejandrodamas10@hotmail.com.
tenemos una empresa uniopersonal , si el dueño es empleado de la misma por su caracter unipersonal como dice la ley que debemos cobrar sus honorarios, o estar inscrito como empleado? me han dicho que no puede recibir sino las participaciones de fin de año al cierre del ejercicio , hay como hacemos contablemente?
tenemos una empresa uniopersonal , si el dueño es empleado de la misma por su caracter unipersonal como dice la ley que debemos cobrar sus honorarios, o estar inscrito como empleado? me han dicho que no puede recibir sino las participaciones de fin de año al cierre del ejercicio , hay como hacemos contablemente?
mi mail es maritzaladinor@yahoo.com estoy interesada en aprender, o refrescar mis conociemntos .
Para sandra morales dice: 26 de July de 2006 a las 3:28 pm, te recomiendo que entres a la pagina de la Junta Central de Contadores en el modulo de Orientación profesional encontraras este tema que solicitas y te aclaras muchas cositas parecidas.
Para gloria dice: 27 de July de 2006 a las 8:46 am… te recuerdo que el libro de operaciones diarias no hace parte precisamente de una contabilidad es simplemente un requisito, existen personas del regimen comun que no estan obligadas a llevar contabilidad, tambien te recomiendo la pagina de orientación profesional de la JCC para que te enteres un poco mas… revisa profesionales independientes …
por favor colaborarmen que sucede si tengo un ngocio registrado, en camara de comercio y rut hace un año pero no llevo libro fiscal, a que sancion estoy expuesto y como debo corregir o ponerme al dia , garcias.
Para Sandra Morales:
Aquella persona esta OBLIGADA a llevar contabilidad con todas de las de la ley, asi solo tenga una bodega.
Hola quisiera saber si soy regimen comun y no he llevado nada de libros hasta ahora que debe hacer,necesito empesar a cobrar servicios
gracias
Tengo una inquietud, existe una persona que provee servicios de mano de obra a una empresa, esta persona subcontrata a otras personas para realizar las tareas, a ellas las tiene aseguradas a e.ps., pension, arp. y los tiene con un contrato de prestacion de servicios. mi inquietud,
Hola
señores revisando el codigo de comercio, encuentro que el articulo 19 en su numeral 5, fue derogado por la ley 222 de 1995, con su articulo 242, favor verifcar si esta informacion es correcta, para hacer su salvedad en el articulo.
gracias.
Jose Almeyro Salazar Bermudez.
RESPUESTA PREGUNTA 14 DIANA: CUANDO UNA EMPRESA PROVEE SERVICIOS DE MANO DE OBRA A OTRA DEBE TENER AFILIADOS A SUS EMPLEADOS A TODO INCLUYENDO CAJA DE COMPENSACION, SI TIENE UN CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS, SE DEBERIA REVISAR EN QUE CONDICIONES PORQUE ESE TIPO DE CONTRATACION SE HACE SIN QUE HAYA VINCULO LABORAL CON LA EMPRESA Y SE DEBE DESCONTAR RETENCION POR PRESTACION DE SERVICIOS YU HACER UN CONTRATO DONDE SE ESPECIFIQUE QUE NO HAY VINCULO LABORAL, PERO SI LOS TIENE AFILIADOS ES PORQUE HAY VINCULO LABORAL POR LO TANTO DEBERIA REVISAR LA PARTE LEGAL DE ESTOS CONTRATOS Y CAMBIARLOS EFECTUANDO LAS RETENCIONES EN LA FUENTE, Y QUE LOS QUE SUBCONTRATA SE AFILIEN COMO INDEPENDIENTES
RESPUESTA 7 MIRYAM CUBILLOS: CUANDO UNA PERSONA NATURAL FALLECE Y TIENE UN NEGOCIO O ESTABLECIMIENTO PRIMERO QUE TODO SE DEBE NOMBRAR UN REPRESENTANTE, HEREDERO O AUTORIZADO POR LOS HEREDEROS O UN ABOGADO Y INSCRIBIR EN EL RUT LA SUCESION ILIQUIDA QUE ES LA FIGURA JURIDICA TRIBUTARIA DEL COMERCIANTE FALLECIDO, LUEGO DE QUE SE REALICE ESTA INSCRIPCION EN EL RUT SE DEBE MEDIANTE UN PROCESO JURIDICO REALIZAR LA REPARTICION DE LA SUCESION ILIQUIDA Y PREVIO A ESTO SE DEBE REALIZAR LAS DECLARACIONES PENDIENTES Y LA DE POR FRACCION DE AñO, PARA LUEGO DE TRASLADAR LOS BIENES Y OBLIGACIONES CANCELAR LA SUCESION.
PARA JHON 11: SUPONGO QUE SI TIENES UN NEGOCIO REGISTRADO HACE UN AñO, PERO NO HAS REALIZADO EL LIBRO FISCAL ES PORQUE TE REGISTRASTE EN EL REGIMEN SIMPLIFICADO EN LA CAMARA Y EN EL RUT, POR LO TANTO LO QUE DEBES HACER ES PONER EL LIBRO AL DIA, PORQUE SI LA DIAN O DDI TE VISITAN Y NO TIENES EXHIBIDO EL RUT, ADEMAS EL LIBRO FISCAL DE OPERACIONES TE PUEDEN SELLAR EL NEGOCIO TE RECOMIENDO ACTUALIZARTE UN POCO EN REGIMEN SIMPLIFICADO Y SUS OBLIGACIONES
somos una empresa que apenas empezo actividades comerciales en julio/2006, al inscribirme en camara y comercio, me dijeron que automaticamente quedaba inscrita en el municipio como establecimiento comercial,para la expedición del respectivo impuesto de Industria y comercio,y hoy averigue en el municipio y me dicen que debo hacerlo de manera personal y llenar un formulario y anexar una documentación. Que rico que esto lo explicaran bien ya que como nosotros hay muchas personas que necesitan un muy buena asesoria al respecto.
gracias.
Buenas tardes quisiera saber quienes son las personas del regimen comun no obligadas a llevar contabilidad, para saber si un contratista de contrucion debe llevar contablidad, esta desde 2004 en la dian como regimen comun.
mil gracias
Ademas de los libros oficiales que obligatoriamente todo comerciante debe registrar,es importate recalcar que existen en colombia regimenes especiales y estos imponen otros libros y requisitos especiales, por ejemplo en el Regimen especial Aduanero de Maicao, Uribia y Manaure, los comerciantes deben inscribirse al REA, si quieren pertenecer a él y tambien deben registrar el libro aduanero de entradas y salidas, registrando en el todas las operaciones de entradas y salidas de mercancias sometidas al regimen especial.
cuales son las cifras o topes para llevar contabilidad? y que diferencia hay entre utilidad contable y utilidad fiscal?
Lorena:tengo una empresa unipersonal, y funciona en mi casa, yo me inscribi en el rut. camara de comercio y todas esas cosas. mi pegunta es que si yo debo pagar impuesto de industria y comercio, o solamente lo hacen los que tienen establecimiento abierto al publico (y como yo nol o tengo) no debo pagar???
Una persona que tiene en arriendo locales comerciales y pertenece al regimen comun, declara iva, tiene la obligacion de llever libros de contabilidad?
DESEO SABER PUNTUALMENTE QUIENES ESTAN OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD EN COLOMBIA
Si mi empresa le vende a un agente de retención de IVA y cobro al mes siguiente del mes en que facturo,
Yo mismo me respondo a esta pregunta, porque en un corto tiempo posterior lo averigué: las retenciones que los clientes aplican a su(s) proveedor(es) van en el respectivo libro de ventas de dicho proveedor(es) al inicio ó al final del libro (yo recomiendo al inicio para resguardar el orden consecutivo de las fechas). Al registrar estas retenciones sólo se coloca el monto de la retención en la columna correspondiente y en más ninguna (inclusive no se coloca nada en la columna de totales).
Buenas tardes!
Me gustaria saber como funcionan los ingenieros contratistas..que requisitos y/o topes deben cumplir deben o no deben llevar contabildad.. tienen algun articulo sobre esto? les agradeceria mucho,
Feliz Tarde.
Arelis Puerta Carvajal
PARA ANONIMUS:
QUE LIBROS DE CONTABILIDAD DEBE LLEVAR UNA EMPRESA DE TRANSPORTE QUE ES UNA SOCIEDAD ANONIMA.
SI ES UNA SOCIEDAD ANONIMA INDEPENDIENTEMENETE DE QUE SEA DE TRANSPORTE, COMERCIAL, INDUSTRIAL ESTA OBLIGADA A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD,LO QUE CAMBIA EN ESTE CASO ES QUE TRIBUTARIAMENTE ESTE TIPO DE EMPRESA CON COBRA IVA, POR EL TRANSPORTE PERO DE IGUAL MANERA ESTA OBLIGADA A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD, ES CONTRIBUYENTE DE RETENCION, CAMBIA LA TERRITORIALIDAD EN EL IMPUESTO DE ICA SI FACTURA EN OTRAS CIUDADES. DEBES LEER LA PARTE TRIBUTARIA DE ESTAS EMPRESAS PERO DEBE NECESARIAMENTE LLEVAR LIBROS.
PARA JHON:
TIENES UN NEGOCIO HACE UN AñO INSCRITO EN CAMARA DE COMERCIO Y DIAN Y NO HA LLEVADO EL LIBRO FISCAL DE OPERACIONES. ESTAS ESPUESTO A QUE TE VISITE LA DIAN O DDI Y SI NO TIENES EL LIBRO FISCAL DE OPERACIONES AL DIA Y EL RUT EN UN LUGAR VISIBLE ESTAS EXPUESTO A QUE SELLEN EL NEGOCIO. LO QUE DEBE HACER ES LLENAR EL LIBRO Y PONERLO AL DIA, Y TENER EL RUT EN UN LUGAR VISIBLE.
soy estudiante de 5 semetre de contaduria publica y me agrada visitar esta pagina frecuentemente puesto que me pone al dia con todo aspecto contable, espero sigan asi impartiendo conocimiento y ante todo actualizando a todos los contadores y ante todo futuros contadores.
EL ESTATUTO TRIBUTARIO DICE QUE TODAS LAS PERSONAS QUE EJERCEN UNA ACTIVIDAD COMERCIAL DEBE LLEVAR CONTABILIDAD, PERO HACE UNA ANOTACION ESPECIAL FREENTE A LA PROFESIONES LIBERALES, DENTRO DE LAS CUALES SE ENCUENTRA LAS PROFESIONES COMO LA INGENIERIA CIVIL, QUISIERA SABER ENTONCES SI UNA INGENIERA CIVIL PERSONA NATURAL DEL REGIMEN COMUN ESTARA O NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD GRACIAS
LOS SINDICATOS LLEVAN SU CONTABILIDAD ADECUADAMENTE DEBE PRESENTAR DECLARACION DE RENTA