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Se pueden estar incluyendo costos no deducibles que la DIAN pude detectar

En las empresas industriales , es normal que el departamento contable emplee las cuentas del grupo 7, del PUC para comerciantes, para registrar en ellas de forma temporal, todos los costos o gastos que se necesitan para el proceso productivo (servicios públicos, pagos al personal, impuestos de vehículos , impuestos prediales , depreciaciones, etc.)

El proceso acumulativo de las cuentas ‘costos’ en las empresas industriales

Al cierre del respectivo mes, todos los saldos que se acumulan en dichas cuentas y sub-cuentas del grupo 7 (que eran cuentas del estado de resultados ) son trasladados hasta la cuenta del balance general con código “1410 Inventarios en proceso”.

Después, según los datos que envía el departamento de costos, algunos de los valores acumulados en la cuenta 1410 son trasladados hacia la cuenta “ 1430 -Inventarios de productos terminados”.

Y finalmente, cuando las mercancías ya terminadas llegan a ser vendidas, lo que se hace en el departamento contable es trasladar una parte de los valores acumulados en la mencionada cuenta “1430” hacia la cuenta del “ estado de resultados” denominada “ 61 -Costo de ventas”

La cuenta “costo de ventas” se ve afectada con “costos y gastos no deducibles”

De todo lo anterior, es fácil observar que en el estado de resultados solo termina quedando, —como un valor que afectará la utilidad contable y fiscal del año—, el valor que se refleje en la cuenta “61-costo de ventas” pues ya mencionamos que los valores acumulados en las cuentas y sub-cuentas del grupo 7 fueron manejados solo transitoriamente y no quedan con saldos dentro del estado de resultados.

Sin embargo, y como lo mencionamos sutilmente en nuestro primer párrafo, es claro que hacia la cuenta “61-costo de ventas” van a terminar llegando en algún momento (quizás dentro del mismo año fiscal o en los subsiguientes), aquellos valores que corresponden a costos y gastos no aceptados fiscalmente.

Por ejemplo:

El impuesto de vehículos, el 20% del impuesto predial, etc., los cuales figuraron transitoriamente en las cuentas del grupo 7 pero luego, con los procesos de traslados entre cuentas, es claro que terminan llegando hasta la cuenta “61-costo de ventas”

Por tanto, quienes auditen los costos y gastos que son deducibles en la declaración de renta , van a tener que examinar qué tanta parte de aquel valor que primero figuró transitoriamente en las cuentas del grupo 7.

Es el valor que terminó llegando, durante el año fiscal, a la cuenta “61-costo de ventas” pues definitivamente, aunque esa cuenta tenga un único nombre (“costo de ventas”) y aparentemente pueda ser tomada como 100% deducible, es claro que una parte no será deducible.

A esta altura es importante precisar que solo una parte de esos costos de operación que no son deducibles es la que llega hasta la cuenta “costo de ventas”, pues la otra parte se queda formando parte de la cuenta del balance “inventario de producto terminado a dic 31” , pero en el año siguiente terminaría llegando al “costo de ventas de ese nuevo año.

Sí existe una forma de descubrir los costos no deducibles que se esconden en la cuenta “costo de ventas”

Un criterio indicador para descubrir cuál es esa parte que llegó hasta el “costo de ventas” pero que se origina en costos de operación que no son deducibles fiscalmente (y que es el criterio que utilizan muchos auditores de la DIAN ), es mediante definir el “periodo de rotación de los inventarios”.

Lo anterior quiere decir que si lo que la empresa produce durante un mes es vendido en los tres meses siguientes, en ese caso es claro que si un costo por “impuesto de vehículos” se registró en las cuentas del grupo 7 en marzo de 2005, obviamente ese “impuesto de vehículos” ya terminó llegando, antes de Dic. 31 de 2005, hasta la cuenta “61-costo de ventas” y en consecuente, es en la cuenta “costo de ventas” donde se debe eliminar el 100% de dicho costo.

Sin embargo, y tomando como ejemplo el mismo periodo de rotación de inventarios, si ese “impuesto de vehículos” se hubiese registrado en las cuentas del grupo 7 en fecha dic 1 de 2005, es claro que tal “impuesto de vehículos” solo se quedó, a Dic. 31, en la cuenta del Balance general “1430-inventarios de productos terminados”.

Pero luego, en marzo de 2006, será cuando termine llegando hacia la cuenta “61-costo de ventas”. En este caso, en el cierre del ejercicio 2005 no habría nada que eliminarle a la cuenta “costo de ventas”, pero en el cierre del ejercicio 2006 sí habría que eliminarlo.

Los auditores deben examinar con más detalle

Como conclusión de todo lo anterior, los auditores y asesores de empresas industriales no solamente deben estar examinado las cuentas contables del grupo 5 (gastos) para encontrar en ellas los valores de los “gastos no deducibles”.

Deben acostumbrarse también a mirar los valores que se acumularon transitoriamente en las cuentas del grupo 7 (costos de operación) pues allí posiblemente existen partidas de “gastos no deducibles” que definitivamente quedaron “escondidas” en la cuenta del “costo de ventas”…

Diciembre de 2005. Elaborado por www.actualicese.com

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