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Tenga cuidado de estar omitiendo este requisito en los arrendamientos de bienes raíces

Para muchas empresas es normal el tener que tomar ciertos activos en calidad de arrendamiento, pues no tienen el suficiente capital o patrimonio para adquirir, como propios, dichos activos.

Entre los activos que normalmente se toman en arrendamiento figuran los bienes inmuebles, los cuales son utilizados para muchos fines (ya sea para albergas sus mercancías o para convertirse en las sedes de sus áreas administrativas, etc).

Por tanto, lo que normalmente se acostumbra a realizar entre un arrendador (el que entrega el activo en arrendamiento) y el arrendatario (el que lo toma en arriendo), es el firmar un documento, denominado “Contrato de arrendamiento de bien inmueble”.

El arriendo implica retención en la fuente, a título de IVA y Renta

Pues bien, de allí en adelante, y pensando en la situación del arrendatario, lo que normalmente sucede es que todos los meses se incurre en el registro del respectivo “gasto arriendo”.

Ante ello, de lo único que se preocupan la mayoría de los contadores o auditores de la empresa es de verificar sí se están haciendo las respectivas retenciones en la fuente a título de renta retenciones en la fuente a título de IVA (pues recordemos que los arrendamientos de bienes raices destinados a usos distintos del de vivienda, son considerados un “servicio gravado con IVA” a la tarifa del 10%; ver Art.468-3 del ET, su numeral 1, también su parágrafo 1 ).

Pero ¿y se han asegurando alguna vez de si esos “gastos” por arrendamiento tendrían que estar sujetos también a una tercera retención, es decir, la retención en la fuente a título del impuesto de timbre?

Casos en los que el arriendo puede originar retención en la fuente por timbre

Para entender por qué razón puede llegar a originarse la obligatoriedad de responder por el impuesto de timbre (el cual se recauda en su totalidad mediante el mecanismo de la “retención en la fuente a título de impuesto de timbre”, véase parágrafo del Art. 519 del ET ), es importante que recordemos las pautas básicas sobre la normatividad aplicable a este tipo de impuesto (véanse los art.514 a 554 del ET).

En efecto, según el Art. 519 del ET , el Impuesto de Timbre nace al existir un documento (ya sea emitido por entidades públicas o emitido por particulares), en el cual se haga constar la existencia de obligaciones , y en el cual intervengan como otorgantes o aceptantes, alguna de las siguientes entidades:

• Una entidad pública

• Una persona jurídica o asimilada

• Una persona natural comerciante (pero con un patrimonio burto o unos ingresos brutos, en el año anterior al de la firma del documento, que excedan los $567.370.000, valor aplicable durante el presente año 2005)

Así mismo, el Art.519 del E.T. nos indica que si la cuantía del documento en la fecha en que se va a firmar, supera los $ 60.142.000 (valor aplicable para los que se firmen durante el año 2005), en ese caso, ese documento estaría sujeto a generar impuesto de timbre a la tarifa del 1,5%.

Sin embargo, no todos los documentos que reúnan las características antes mencionadas tendrían que estar sujetos a generar el conocido “impuesto de timbre”, pues en el Art. 530 del E.T . se mencionan expresamente algunos documentos como “ documentos exentos de generar impuesto de timbre ”.

Reconozca si el contrato es de cuantía ‘determinada’ o ‘indeterminada’

De otro lado, y en relación a la “cuantía” del documento, es claro que en algunos casos dicha cuantía sí se puede determinar (Ej: firmar un pagaré en julio de 2005 por $100′000.000, es un claro ejemplo de un “documento con cuantía determinada” ).

Pero en otros documentos, la “cuantía” de la obligación es “indeterminada”; ese es el caso de muchos contratos de arrendamiento de bienes inmuebles en los que por ejemplo, se estable que será a 5 años, se inicia con un canon de $5′000.000 mensuales para los primeros 12 meses, pero que para los subsiguientes 48 meses dicho canon “dependerá del incremento del índice de precios al consumidor en el año anterior…”.

Con tal cláusula de por medio, es claro que en la fecha en que se firma el documento no es posible “determinar” cual será la cuantía definitiva de todos los pagos que se terminarán haciendo durante los 60 meses del contrato, y en consecuencia, ese sería un documento de “cuantía indeterminada”.

El impuesto de Timbre implica una declaración y un gasto

Con forme a lo que hemos visto, es claro que todo “Contrato de Arrendamiento” es un documento, en el que se establecen obligaciones (en este caso, la obligación es “pagar un canon de arrendamiento”), en el cual intervienen alguna de las partes que antes anotábamos, que no está mencionado en la lista de documentos exentos del Art.530 del E.T. y en la mayoría de los casos sí supera la cuantía de la que habla el Art. 519.

Recuérdese que esa cuantía varía cada año, y por tanto, debe examinarse si en la fecha en que se firmó el documento, la cuantía de la obligación que de él se desprendería superaría o no la cifra que estaba vigente para ese momento en que se firmó el documento; si quieres examinar esas cuantías para los años fiscales mas recientes, consulta este archivo de Excel , que está entre las “herramientas” de la pagina principal de nuestro portal, y mas exactamente en el punto 21 de dicho archivo.

El que “paga” debe realizar la retención a titulo de Timbre

La pregunta evidente es, ¿quien debe retener el impuesto y consignárselo a la DIAN? Esto puede variar según el tipo de documento y según las partes que intervienen en él. No obstante, en la mayoría de los documentos se aplica el principio de que: quien realiza el pago es quien debe practicar la retención a titulo de impuesto de timbre , y luego declararla y pagarla mediante el formulario mensual de retenciones en la fuente (véase el Art. 518 del E.T. y el decreto reglamentario 2076 de 1992, Art. 27).

¿Y quién se “castiga” con el “gasto impuesto de timbre”?

Ahora bien, surgen otras preguntas adicionales tales como: ¿Quién asume ese “impuesto”?, es decir ¿Quién se “castiga” reconociendo el respectivo “gasto impuesto de timbre”?.

Esto es algo que también puede variar entre un contrato y otro, pues lo más logico es que quien recibe el pago sean quien tenga que reconocer el “gasto impuesto de timbre”, ya que le hacen una “retención a título de impuesto de timbre”.

Pero en otros casos, se acuerda que el mismo que realiza el pago sea el que tenga que actuar como agente de retención (acreditando la cuenta del pasivo “retenciones por pagar”) y se castigue en sus costos y gastos (debitando la cuenta del “gasto impuesto”).

En otros casos, se pacta que ese “gasto impuesto de timbre” terminará figurando por partes iguales en la contabilidad de ambas entidades (de la que recibe el pago y de la que lo realiza)

Casos prácticos de Timbre en contratos de Arrendamiento

Para que nos quede un poco mas claro este asunto que aquí hemos estudiado, planteamos los siguientes ejemplos:

1. Con un documento de “cuantía determinada”

En fecha Enero 1 de 2005 se firmó, entra la sociedad A (arrendadora) y la sociedad B (arrendataria), un contrato de arrendamiento a 1 año de duración, sobre una bogeda ubicada en Bogotá, y en tal contrato se pactó un canon mensual de 10.000.000.

En el mismo documento se pactó que la sociedad A aceptaría reconocer el “gasto impuesto de timbre”, pero que la sociedad B sería quien actuaría como “agente de retención”.

Análisis:

el contrato de arrendamiento sí reune las condiciones para estar sujeto al impuesto de timbre, pues intervinieron 2 personas juridicas, y la “cuantía” del documento es claramente determinable ($10.000.000 x 12 = 120.000.000) y dicha cuantía sí supera los 60.142.000 (cifra del año 2005) mencionada en el art.519 del ET.

Por tanto, en el mismo mes de enero de 2005, la sociedad B debe registrar una “cuenta por pagar-retenciones a título del impuesto de timbre” por valor de $120.000.000 x 1,5% = $1.800.000, contra una cuenta por cobrar temporal a cargo de la sociedad A. Luego, cuando llegue la factura de enero de 2005 de parte de la empresa A cobrando el arriendo de enero de 2005, en ese momento, al contabilizar la “cuenta por pagar arrendamiento a la sociedad A”, se tendrá que acreditar la cuenta por cobrar temporal que antes mencionanos, y debitar de la “cuenta por pagar arrendamientos a la sociedad A”.

Ese valor (el $1.800.000) es el unico valor por impuesto de timbre que se originaría en este ejemplo que acabamos de examinar. Pero ¿Y que pasa si la “cuantía” fuese “indeteminable”?. Miremos el siguiente caso

2. Con un documento de “cuantía indeterminada”

En fecha Enero 1 de 2005 se firmó, entra la sociedad A (arrendadora) y la sociedad B (arrendataria), un contrato de arrendamiento a 5 años de duración, sobre una bogeda ubicada en Bogotá, y en tal contrato se pactó, para los primeros 12 meses, un canon de 5.000.000. Pero se indicó también, que para definir el canon de los otros 48 meses, que el mismo se reajustaría, en enero de cada año, según el incremento en el indice de precios al consumidor del año anterior.En el mismo documento se pactó que la sociedad A aceptaría reconocer el “gasto impuesto de timbre”, pero que la sociedad B sería quien actuaría como “agente de retención”

Análisis: En este caso, estaríamos frente a un documento con “cuantía indeterminada” pues no es posible, en enero 1 de 2005, poder definir cuanto sumarán todos los 60 cánones que va a pagar la sociedad B. En todo caso, guiándonos por el monto fijado para los primeros 12 meses ($5.000.000 x 12 = 60.000.000) sí se puede tener la certeza de que los pagos de esos primeros 12 meses mas los pagos de los otros 48 meses sí van a terminar superando la cifra de los 60.142.000.

En consecuencia, por tener esa certeza (véase concepto DIAN 22498 de nov 4 de 1997), va a suceder que en cada mes , desde enero de 2005 hasta dic de 2009, la empresa B, al recibir la factura de la empresa A, deberá practicarle el 1,5% de retención en la fuente a título de impuesto de timbre a cada uno de esos pagos mensuales que le va a realizar a la empresa A

Observese que, en contraste con el primer ejemplo, en este segundo ejemplo la contabilización de la “retención en la fuente a título de impuesto de timbre” que debe realizar la empresa B no se hace en un unico momento, es decir, no se hace toda en el mes de enero de 2005 pues justamente la cuantía es “indeterminada. En consecuencia se debe hacer en cada pago mensual a lo largo de los 60 meses.

Lo anterior, está sustentado en lo que nos dice el inciso 4 del art.519 del ET el cual establece lo siguiente:

“INC. 4º—Modificado. L. 383/97, art. 36. Cuando tales documentos sean de cuantía indeterminada , el impuesto se causará sobre cada pago o abono en cuenta derivado del contrato o documento, durante el tiempo que dure vigente.

Lo anterior será aplicable para los contratos que se suscriban, modifiquen o prorroguen a partir de la presente ley.”
(los resaltados son nuestros)

En consecuencia, y destacando en especial este segundo ejemplo, es claro que todos los contadores y auditores, antes de registrar o auditar un “gasto mensual por arrendamiento”, deberían hacer las indagaciones respectivas sobre si ese “gasto mensual por arrendamiento” debe estar sujeto o no a que se le practique la “retención en la fuente a título del impuesto de timbre”.

Y lo mismo se puede examinar con respecto a cualquier otro “gasto” el cual esté sustentado en la existencia de un “contrato” previamente firmado (ej: el contrato por prestación de servicios de revisoría fiscal, con el cual se genera el “gasto honorarios revisoría fiscal”; o el contrato por prestación de servicios de consultoría financiera, o el contrato de prestación de servicios de una CTA, etc., etc., etc)

Diciembre de 2005, elaborado por www.actualicese.com

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