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Una figura muy usual en los negocios de Finca Raíz

Mediante la figura del “Contrato de Mandato” (contemplada en los art.1262 y siguientes del Código de Comercio) una persona natural o jurídica llamada “Mandante” puede nombrar a otra persona natural o jurídica, que se llamará “Mandataria”, para que esta última desarrolle ciertos negocios comerciales en representación de la primera.

En tales negocios, la entidad “Mandataria” es entonces solamente una intermediaria que cobrará una comisión a su entidad “Mandante” por haber desarrollado los negocios que le encomendaron.

De esa forma es como, por citar un ejemplo, se desarrollan muchos de los negocios inmobiliarios para dar en arrendamientos los bienes raíces.

En tales casos, el dueño del inmueble (Mandante), mediante la firma de un contrato de mandato, otorga poder a una entidad inmobiliaria (que sería la “Mandataria”) para que desde ese momento en adelante la entidad Mandataria proceda a facturar (con su propia facturación; ver art.3 del decreto 1514/98) los ingresos que se generan a favor del Mandante por los arriendos de la propiedad raíz.

Para efecto de declaraciones, el asunto no es tan simple…

Pero tales ingresos no se registran como ingreso propio de la inmobiliaria, sino obviamente como un “pasivo ingreso recibido para terceros”.

Igualmente, el IVA que se generaría sobre ese ingreso solo se generaría si el dueño del inmueble (mandante) es o no perteneciente al Régimen Común.

Es decir, el Mandatario (entidad inmobiliaria) debe tener presente las calidades de su Mandante, pues en últimas el ingreso es de este último y es él quien deberá declarar tales ingresos en sus declaraciones de renta y de IVA (véase art.29 del decreto 3050 de dic/97 y el art.8 del decreto 522 de marzo de 2003), y lo podrá hacer gracias a la certificación bimestral que la entidad Mandataria le remita en la cual se detallan los ingresos recibidos por cuenta de él.

Así mismo, cuando la inmobiliaria incurre en costos y gastos por cuenta de su “Mandante”, tales costos y gastos no son registrados como costo o gasto propio de la inmobiliaria, si no que son debitados de la misma cuenta del “pasivo” que antes mencionamos.

Incluso, y de conformidad con la norma vigente (inciso 2 del art.3 del decreto 1514/98), las facturas que le expiden a la inmobiliaria por los costos y gastos que cubrió por cuenta de su mandante, deben venir a nombre de la inmobiliaria y no por ello los debe registrar como costo o gasto propio de la inmobiliaria sino que en efecto, como ya dijimos, se debitan del pasivo antes reseñado.

De igual forma, si al momento de cubrir esos costos y gastos por cuenta de su entidad mandante, existe lugar a practicar retenciones en la fuente a título de renta o a titulo de IVA o a título de timbre, es la inmobiliaria quien, teniendo presente las calidades de su mandante, se encargaría de practicarlas y declararlas a esas personas a quienes  les hace los pagos por cuenta de su mandante.

¿Qué información deben reportar en MM las “intermediarias” o “Mandatarias”

En vista de que las entidades “Mandatarias”, como resultado de las operaciones comerciales que le encomienda su “Mandante”,  no terminan reconociendo ingresos propios ni costos propios sino que solamente “administran” tales recursos, la DIAN ha tomado cartas en el asunto.

Por ello, ha indicado que todas aquellas personas naturales o jurídicas (sin importar su monto de ingresos o patrimonio a dic de 2004) que intervengan como simples “intermediarias” o “mandatarias” o “contratistas” en contratos de mandato o contratos de administración delegada durante el 2005, deberán reportar la totalidad de esas operaciones que desarrollaron por cuenta de todos los mandantes que llegaron a representar durante el 2005.

Inclusive, sin importar tampoco el monto de patrimonio bruto o de ingresos brutos que a Diciembre de 2004 hubiesen llegado a tener esos respectivos mandantes.

Esto último sí importaba en años anteriores, pues por ejemplo las operaciones del 2004, según el parágrafo del art.1 de la resolución 9704 de oct de 2004, solo fueron reportadas por los mandatarios cuando sus mandantes tenían  a dic de 2003 unos ingresos brutos superiores a los $1.700.000.000 o cuando a esa misma fecha sus mandantes tuviesen patrimonios brutos superiores a los $3.368.000.000.

Así se concluye de la lectura que se hace al literal e) del art.1 de la resolución 10147 de octubre 28 de 2005, al igual que al literla d) del artículo 2 de la misma resolución.

En esta ocasión, la información que las entidades Mandatarias deberán reportar será (véase art.15 de la resolución 10147 de octubre de 2005):

1. El total de ingresos brutos facturados por cuenta  del mandante, lo cual implica identificar al “cliente” final al que se facturó e igualmente al “mandante” a quien correspondía el ingreso facturado. A ambos terceros se les debe identificar con nit completo (incluyendo digito de verificación). En este caso, el formato 1017 donde quedará reunida esta información no exige indicar direcciones ni del “cliente” ni del “mandante”.
2. El total del IVA generado sobre el ingreso facturado por cuenta del Mandante, lo cual implica identificar al “cliente” final al que se facturó con dicho IVA, e igualmente al “mandante” a quien correspondía dicho IVA generado. A ambos terceros se les debe identificar con nit completo (incluyendo digito de verificación). En este caso, el formato 1055 donde quedará reunida esta información no exige indicar direcciones ni del “cliente” ni del “mandante”.
3. El total de los costos y gastos cubiertos por cuenta del mandante, y si tal costo o gasto tenía IVA, indicar el valor de dicho IVA. Adicionalmente, si el costo o gasto era del mandante, se debe indicar la retención en la fuente que por cuenta del mandante se practicó al beneficiario del pago. Esto implica identificar al tercero a quien se hicieron pagos que luego serían tratados como costo o gasto por parte del mandante, e igualmente implica identificar al “mandante” a quien correspondía dicho costo o gasto. A ambos terceros se les debe identificar con nit completo (incluyendo digito de verificación). En este caso, los formatos 1016 y 1054 donde quedarán reunidas esta informaciones no exige indicar direcciones ni del “beneficiario del pago” ni del “mandante”.
4. Los saldos que por cualquier monto y por cualquier concepto lleguen a figurar en el balance general de la entidad Mandataria como “Cuentas por cobrar a dic 31 de 2005”, pero que sean cuentas por cobrar que nacen de administrar los ingresos de los mandantes. Esto implica identificar al tercero al que corresponde dicha cuenta por cobrar a dic 31, e igualmente identificar al mandante a quien se le administró el ingreso y que hizo surgir dicha cuenta por cobrar. A ambos terceros se les debe identificar con nit completo (incluyendo digito de verificación). En este caso, el formato 1018 donde quedará reunida esta información no exige indicar direcciones ni del “deudor de la cuenta por cobrar” ni tampoco del “mandante”.
5. Los saldos que por cualquier monto y por cualquier concepto lleguen a figurar en el balance general de la entidad Mandataria como “Cuentas por pagar a proveedores o acreedores a dic 31 de 2005”, pero que sean cuentas por pagar que nacen de administrar los costos y gastos de los mandantes. Esto implica identificar al tercero al que corresponde dicha cuenta por pagar a dic 31, e igualmente identificar al mandante a quien se le administró el costo o gasto y que hizo surgir dicha cuenta por cobrar. A ambos terceros se les debe identificar con nit completo (incluyendo digito de verificación). En este caso, el formato 1027 donde quedará reunida esta información no exige indicar direcciones ni del “proveedores o acreedor de la cuenta por pagar” ni tampoco del “mandante”.

Conclusiones generales…

Con todos estos datos, es claro que la DIAN podrá conocer al verdadero titular de los ingresos, costos y deducciones, ivas generados, ivas descontables, cuentas por cobrar y cuentas por pagar que para los efectos de lo que aquí hemos estudiado no es el “mandatario” sino el “mandante”.

Lo anterior es muy importante pues todos aquellos terceros que hicieron operaciones comerciales con el simple intermediario o mandatario (ejemplo: el inquilino que le pagó a la inmobiliaria) van a reportar como si la operación hubiese sido hecha con el  “mandatario” (que en  nuestro ejemplo sería la “inmobiliaria”), pero el mandatario, gracias al reporte que se le exige, podrá desvirtuar todos esos aparentes ingresos, costos, deducciones y demás que no son en realidad de él.

¿Y los plazos?

Los plazos para que los mandatarios suministren esta información propia del desarrollo de los contratos de mandato en que participaron, vence entre el 22 y el 26 de mayo de 2006 si tal mandatario es una persona jurídica Grande Contribuyente; entre el 5 y el 16 de junio de 2006 si tal mandatario es una persona jurídica que no es Grande contribuyente; y entre el 20 de junio y 5 de julio de 2006 si tal mandatario es una persona natural.

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