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La importancia de tener un detalle completo de los activos fijos (depreciables y no depreciables) que figuren en la contabilidad
Con el paso del tiempo la cantidad de activos fijos que puede adquirir un mismo ente económico (y sin importar su monto) puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, es conveniente que desde el mismo comienzo de operaciones del ente económico , los responsables de llevar los registros contables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de la información relacionada con los mismos (descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciación acumulada, etc). Examinemos algunos inconvenientes que se podrían dar con el tiempo en caso de no tener dichos registros detallados:
1. Posibilidad de caer en el error de seguir depreciando activos fijos totalmente depreciados
Es común ver que algunos asistentes contables, al momento de efectuar los
cálculos mensuales por depreciación de activos fijos, procedan
simplemente a efectuar “calculos globales”, es decir, tomar el saldo
global ajustado por inflación que figura al inicio del mes en la cuenta
de “costo histórico” y aplicar a la misma el respectivo porcentaje de
depreciación mensual (que se define según el método de depreciación que
haya escogido el ente económico), pero sin entrar a detallar, activo
por activo, el monto del gasto depreciación que se está determinado. De
continuar con dicha practica, es posible que se caiga en el error de
seguir depreciando activos que ya están totalmente depreciados. Lo
anterior se puede demostrar con el siguiente ejemplo (para efectos de
simplificar el ejercicio no se toman en cuenta los ajustes por
inflación y emplearemos el Código del Plan de cuentas para
comerciantes):
En enero de 2.000 se compra un vehículo No.1 por $20.000.000
el cual se deprecia con el método de línea recta en
un plazo de 5 años, es decir, con una tasa de depreciación
mensual de 1.66%. En Enero de 2005 se compró un segundo vehículo
No.2 por 35.000.000 el cual también se deprecia a la misma
tasa mensual de 1.66%. En el mes de Abril de 2005, y suponiendo
que en dicha fecha entra a trabajar un nuevo asistente quien no
tiene a mano un detalle activo por activo de los vehículos
registrados en la cuenta “1540-Flota y Equipo de transporte”, va
a suceder que al momento de definir el gasto depreciación
mensual, es muy posible que el asistente contable se fije simplemente
en que la cuenta que acumula el costó histórico de
los vehículos (“1540-Flota y Equipo de transporte) tiene
todavía un valor superior al registrado en la cuenta donde
se acumula la depreciación de los mismos (“159235-Flota y
Equipo de transporte).
En tal caso concluye apresuradamente que
los vehículos “no están totalmente depreciados” y
entonces procede a efectuar un “calculo global de depreciación”
tomando el valor de 55.000.000 y aplicando la tasa del 1.66% para
generar un gasto depreciación vehículos por 913.000,
lo cual es totalmente equivocado por cuanto en Abril de 2005, el
vehículo adquirido en el año 2000 ya no se puede seguir
depreciando (sus meses de vida util terminaron desde diciembre de
2004). En consecuencia, el gasto deprecación de abril de
2005 solo se podría hacerse sobre el vehículo No.2,
es decir, tomando los 35.000.000 y aplicando el 1.66%, lo que produce
un gasto depreciación de 581.000.
Aunque este puede ser un ejemplo muy sencillo, es fácil ver en la practica que
muchas empresas, por falta de presupuesto o algunas veces por descuido, no adquieren ningún aplicativo de software que les permita llevar estos detalles de cada uno de sus activos fijos y en consecuencia, con el paso del tiempo, reconstruir la información sobre los mismos puede ser
muy difícil. Adicionalmente, los distintos contadores que han pasado
por la entidad no se han tomado el trabajo de hacer dicho detalle
aunque sea en una hoja electrónica sino que simplemente se van
“delegando” y “delegando” dicha tarea en la persona a quien van
entregando su puesto…. Algunos asistentes contables o contadores a lo
único que se atienen es a abrir, a modo de auxilires dentro del plan de
cuentas, o a modo de “nits” o “beneficario” dentro de la cuenta
auxiliar, el detalle de cada activo. Pero tal practica hace que se
emplee mucho tiempo en capturar cada uno de los registros en cada una
de las “subcuentas” o “beneficiarios” respectivos, con el potencial
riesgo de llegar a equivocarse en la imputación de los valores
2. Pérdida de tiempo a la hora de definir la utilidad o pérdida neta en venta de activo fijo
Es común ver que cuando el ente económico decide vender uno o varios de
sus activos fijos, el departamento contable que no ha llevado ningun
detalle auxiliar de los mismos se vea en la complicación de determinar
exactamente la utilidad o pérdida que se generará con dicha venta pues
no conocen plenamente los siguientes puntos: El costo histórico de
dicho activo,
- Los ajustes por inflación acumulados sobre dicho costo histórico hasta la fecha de venta
- El gasto depreciación calculado sobre el costo histórico hasta la fecha de venta
- Los ajustes por inflación calculados hasta la fecha de venta sobre la depreciación acumulada
Esta situación será mas compleja en los casos en que el activo que se esté
vendiendo haya tenido un tratamiento contable diferente al tratamiento
fiscal (por ejemplo, tratarse de un activo sujeto a la no aplicación de
ajustes por inflación fiscales de conformidad con el art.341 del ET), y
en tal evento, al finalizar el año, habrá una partida conciliatoria mas
entre la utilidad o perdida contable y la utilidad o perdida fiscal.
3. Confusión a la hora de distinguir la identificación de los bienes inmuebles
Cuando examinamos la situación de los bienes inmuebles, es comun ver que el
departamento contable no cuenta con la identificación plena de los
mismos (matricula inmobiliaria, numero catastral, ubicación, monto de
la edificación levantada sobre el mismo, depreciación calculada sobre
las edificaciones, etc). Tal situación se vuelve mas compleja cuando en
algunas situaciones se adquieren otros inmuebles aledaños con lo cual
luego se procede a efectuar englobes de tales propiedades. En otros
casos, se han hecho segregaciones de un gran inmueble para obtener
otros menores y con esos menores se hacen ventas parciales de
inmuebles. Todos esos posibles eventos deberían estar debidamente
controlados por parte del departamento contable pues para muchos entes
económicos sus bienes inmuebles llegan a representar una parte muy
importante dentro de sus activos fijos (ej:las constructoras)
Hasta
aquí hemos mencionado solo algunas complicaciones generales que se
pueden derivar del hecho de no contar con registros detallados (aunque
sea en hojas electrónicas) sobre los activos fijos de la empresa.
Quizás, adicionales a estos, algunas entidades hayan debido enfrentar
otros muy particulares (por ejemplo: cuando posen activos fijos
expresados en moneda extranjera lo cual implica tener presente que los
mismos no se ajustan con el PAAG sino con la reexpresión de la tasa de
cambio; o cuando poseen activos fijos ubicados en diversas partes del
mundo; o cuando se trata de activos fijos sobre los cuales se hizo uso
del beneficio tributario contemplado en el art.158-3 del E.T. los
cuales quedan condicionados a que el activo permanezca dentro de la
empresa durante todo el periodo de vida util so pena de tener que
“reintegrar” una parte del beneficio tomado, etc.). En todo caso, es
conveniente que todos los auxiliares y contadores encargados de velar
por la información relacionada con los activos fijos tengan la sana
costumbre de siempre llevar, y mantener actualizados, la información
relativa a los activos fijos que se llegan a acumular en una
contabilidad, y que tal información se pueda distinguir tanto en lo
relativo a la parte contable como en lo relativo a la parte fiscal.
Incluso, en las notas de contabilidad que mensualmente se realizan para
registrar los ajustes por inflación y el gasto depreciación, las mismas
siempre deberían estar acompañadas de los anexos que aclaren sobre
cuales activos se han hecho los respectivos cálculos y sobre cuales no
se han hecho (ver art.123 y 124 del dec.2649/93). Por último, cada vez
que haya un cambio del personal contable encargado de dicha
información, siempre será conveniente que el personal saliente entregue
el detalle de la misma al personal entrante con lo cual se crearía una
sana costumbre entre colegas que redundaría en una mejor prestación de
los servicios profesionales ante el ente económico.
Cali, julio 12 de 2005.
Elaborado por el comité de ctualicese.com
Buenas tardes,
les agradeceria si me pueden colaborar con la siguiente inquietud. Existe algun concepto o ley en la cual me autoricen a realizar depreciación a una construcción en curso, que lo tengo clasificado en la cta 1508 y despues de x tiempo se activa (se pone en funcionamiento) pero no tengo acta de entrega de la obra para el respectivo traslado a la cuenta de construcciones y edificaciones .
Por ultimo felicitarlos por la pagina, siempre la consulto es de gran ayuda, y es muy especifica sobre los temas que he consultado.
mil gracias por su colaboración y feliz tarde .
Muy buena la publicacion, seria bueno incluir el punto de la incidencia en la renta , el hecho de que por el manejo desordenado de esa cuenta se puede estar solicitando mas gasto como deduccion de renta.
Muchas gracias
que se hace con el activo despues de haber de haber cumplido su vida y util de haber sido depreciado y se sigue utilizando .
Se Realiza un revaluo tecnico o simplemente se le hace dar un nuevo valor la cua
l debe realizarlo un tecnico entendido en la materia
Si no mal se se queda como un bien general de la empresa
Bueno tengo entendido que despues de identificado el activo totalmente depreciado estos deberan continuarse presentando en el balance general su valor de costo y por separado su depreciacion acumulada.
que pasa con el activo despues de haber sido depreciado totalmente
lo ideal seria que si ya esta totalmente depreciado saliera de la empresa, pero si todavia le sigue prestando un buen servicio a la misma se debe registrar en el balance en la 8345 que son cuentas de orden
en este caso es recomendable registrarlo en cuentas de orden, en la clase 8
Es una excelente la publicación, me gustaria que publicaran mas acerca de este tema, pues mi dia a dia tiene que ver solo y exclusivamente con el manejo de los activos fijos
el temas de los activos fijos es de mucha importancia para la empresa de hay que se tenga una buena clacificacion cual seria la mas acorde para una corporacion universitaria
Que debo hacer con un activo que esté totalmente depreciado pero se sigue usando
Definitivamente el tema de los activos fijos es de mucha importancia en la contabilidad de cualquier empresa. Les solicito a ustedes o cualquier colega, modelo diseñado en excel de activos fijos.
Agradeciendo la informacion de actualizacion que Ustedes tienen, ya que he pasado 9.5 años fuera del pais y necesito actualizarme aqui en Colombia, aunque he trabajado todos estos años en diferentes campos de la Contabilidad, Comercio Exterior, Finanzas e Impuestos en los Estados Unidos, y por circunstancias familiares debo estar en Colombia por ello es muy importante para mi la actualizacion que Ustedes estan brindando, ya que deseo vincularme de nuevo Laboralmente, pero antes deseo actualizarme contablemente y fiscalmente, e inclusive en comercio exterior ya que cada pais tiene normas muy diferentes, Unos las tienen mas simplificadas como es US y nosotros estamos a muchos años de diferencia de los paises desarrollados.
Isabel: Por favor comunícate con wilmerhorta@globalconta.com Muchas gacias.
La pregunta es:
Que es lo mas recomendable al momento de activar una construccion en curso, en este caso un edificio completamente amoblado por apartamento, es decir con( TV,Muebles,Neveras etc), si es mejor activarlo como un todo ??? o activar cada items es decir a muebles y enseres , equipos, eq telecomunicaciones a que corresponde ???
Agradezco su respuesta
Los felicitios por la pagina
es combeniente clasificar cada uno de los activos fijos que se tienen para llevar un control de cada uno de estos
El tema es muy importante y los felicito por la publicacion. quisiera saber en donde encontrar mayor informacion sobre el tema o si ustedes tienen una edision, me gustaria adquirirla.
Es muy buena la aclaracion respecto a la depreciacion, pero desearia saber si existe una norma y cual que diga que las entidades de regimen especial ( entidades sin animo de lucro) a nivel contable no ajustan por inflacion
ME PARECE EXCELENTE ESTE TEMA. ME PODRIAN INDICAR CUAL SERíA UN FORMATO (HOJA DE VIDA)PARA EL CONTROL DE ACTIVOS QUE INCLUYA: DESCRIPCION Y DETALLES DEL ACTIVO, DEPRECIACION, AJUSTE POR INFLACION, PROVISION PARA SU PROTECCION Y VALORIZACION
quisiera saber mas informacion acerca de propiedad planta y equipo
Que es mas recomendable EL activo fijo totalmente depreciado llevar el valor en libros a cuentas de orden, o figurar sus valores historico y depreciacion en cuentas de Balance?.
Bajo qué norma contable se puede apoyar para proceder a su gestón.
necesito la tabla de depreciacion actualizada, por favor….
Buenas Tardes
Me parece oportuno que se hable de este tema, ya que muchos de los problemas que se presentan en las empresas corresponde al inadecuado manejo que se les da a los activos fijos. Es por ello que me gustaría saber un poco más del tema, acerca de que debo hacer con activo fijo que está totalmente depreciado pero que aun está en funcionamiento en la empresa, además cuándo es obligatorio realizarle valorizaciones a estos activos.
Gracias por su atención
PARA CLAUDIA, QUIEN PREGUNTA QUé SE HACE CON UN ACTIVO TOTALMENTE DEPRECIADO? EN EL PLAN DE CUENTAS COMERCIAL (DCTO 2650/93) EXISTE LA CUENTA 8315 P, P Y EQ. TOTALMENTE DEPRECIADO Y SU CONTRAPARTIDA ES LA 8615 (VIOLANDO PARTIDA DOBLE). EL ARTICULO 10 DEL DCTO 2649/93 TE ACLARA CUáL ES EL VALOR COMERCIAL.
Me parece muy importante el tema acerca de el Manejo de los Activos fijos y me adhiero a las inquietudes de los colegas en lo referente al manejo de Activos totalmente depreciados, en Uso.
y si existe Algùn mecanismo tècnico para determinar su Valor Històrico y depreciaciòn acumulada cuando no se tiene registro dellado y se pretende dar de baja o Trasladar el Activo.
si conocen Software que maneje activos, compatible al PUC de las Cajas de compensaciòn.
hola
quisiera saber si me pueden ayudar a conseguir toda la informacion posible en relacion al calculo de la depreciacion segun las normas internacionales de contabilidad, y los metodos aceptados por estas…
gracias
Buenas tardes!
Colegas
Me gustaría me aclararan si es obligatoria efectuar el avalúo técnico a planta y equipo,según lo señalado en el artículo 64 del decreto 2649/93; cuando estos activos se le efectuo los ajustes por inflación. Teniendo en cuenta que estos activos para la Cía son de gran valor, pero si se van a realizar en el mercado no se encuetran oferentes.
De antemamo agradezco las respuestas y opiniones que me envien.
Gracias !
MERY PAEZ A.
Gracias por tan excelente trabajo.
Mi pregunta es que debo hacer cuando tengo totalmente un activo fijo depreciado y esta en uso, como lo bajo de la 15 y cual es su procedimiento.
Muchas gracias
Hola, quisiera saber si me pueden compartir una hoja de trabajo donde pueda detallar en una forma apropiada los activos, con su costo historico, ajuste, depreciacion.Adicionalmente requiero saber si existe sancion por no tener este soporte detallado por activo.
Gracias
SUS GUIA SON EXCELENTES, NOS MANTIENEN ACTUALIZADOS EN NUESTRA PROFESION, LOS FELICITO
NO SERIA FACIL,CONOCER LAS RESPUESTAS A LOS TEMAS QUE CONSULTAN, EN LA SECCION COMENTARIOS, PORQUE MUCHAS VECES LOS TEMAS SON TAMBIEN NUESTRAS DUDAS Y NO CONOCEMOS LA RESPUESTA
MARTHA ELENA
hola deseo saber que es el metodo de sumas de digitos en las depreciaciones
por favor donde se ubica el gasto depreciacion
Necesito saber mas sobre los activos fijos, referente al tratamiento de mejoras y remodelaciones, cuales son los topes para manejar estos desembolsos como mayor valor del activo y en que momento representan una mayor vida util. Existe alguna normatividad que regule este tema. Muchas Gracias por su pronta respuesta
Necesito saber cuantìa actual para depreciar un activo en el mismo año de su adquisición y además sobre el tratamiento contable de los bienes totalmente depreciados, por favor indicar la norma en la que puedo apoyarme para realizar lo que sea indicado bajo los principios de contabilidad
Gracias
hola buenos dias me parecen muy interesantes todos los temas ya con son espesificos y faciles de entender los felicito por tener una pagina tan interesante.
la pregunta es la siguiente:
los gastos notariales y de escrituracion pueden o deben hacer parte del costo historico de un activo?
en este caso un terreno o un edificio
gracias
El software que no hace parte del equipo de computo a cuantos años se deprecia o amortiza???
Felicitaciones. Cada vez encuentro mas interesante a Actualicese.com. Me gustaría conocer mas información sobre fondos especiales en las Cooperativas de Trabajo Asociado
anexo, con mucho gusto a mis colegas, agradeciendo de manera muy especial a este portal el seguiente concepto que me respondiera el concejo tecnico de la contaduria sobre este tema en lo relativo a inquietudes similares que veo tienen algunos, espero les sirva.
Atte. nicolas duque
Bogotá D. C., 04 de octubre de 2005
OFCTCP / 207 / 2005
Señor:
NICOLáS DUQUE
c.c. 17.581.905
nicolasduque@telesat.com.co
Ciudad
Ref.: Consulta de fecha 9 de Agosto de 2005
No. Radicación 199
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
CONSULTA (TEXTUAL):
1. “LA MáQUINARIA Y EQUIPO DE LA EMPRESA DONDE PRESTO MIS SERVICIOS YA SUPERó EL TIEMPO DE DEPRECIACIóN, SIN EMBARGO, EL CONTADOR ANTERIOR LA SIGUIó DEPRECIANDO AL PUNTO DE QUE SU VALOR NETO ES NEGATIVO. MI PREGUNTA ES: CóMO SUBSANAR ESTA SITUACIóN Y CONTABLEMENTE QUE VALOR TIENE LA MAQUINARIA, DADO QUE ESTá EN BUEN ESTADO Y SIGUE PRESTANDO SERVICIO A LA FáBRICA. NO SE SI SE TIENE QUE EFECTUAR UN REAVALúO A LA MAQUINARIA Y EN CASO TAL SE VOLVERíA A DEPRECIAR, LA VERDAD NO Sé COMO PROCEDER EN ESTE CASO. LES AGRADEZCO ME ILUSTREN AL RESPECTO CON ARAS DE HACER UNA CONTABILIDAD BIEN. ”
RESPUESTA:
En atención a la inquietud anteriormente expuesta, el Consejo Técnico emitió el Concepto 274 del 2000 el cual se adjunta, correspondiente a la contabilización de activos totalmente depreciados. No obstante lo anterior, a continuación se realiza una explicación más específica sobre los casos de la consulta.
En el citado concepto se establece que los activos totalmente depreciados deben permanecer en el activo, cuando siguen estando al servicio del ente económico y se espera sigan contribuyendo en el curso normal del negocio; tiempo en el cual, serán objeto de ajuste por inflación tanto el valor del bien como el valor de la depreciación, hasta el momento de ser dado de baja, ya sea por autorización previa, obsolescencia, desaparición, venta del bien ó cualquier otro modo de retiro.
Adicionalmente, el Decreto 2650 de 1993, que establece el Plan Unico de Cuentas para comerciantes, dispone la cuenta 8315 - Propiedades, planta y equipo totalmente depreciados, para registrar el valor comercial de estos bienes, que no obstante encontrarse totalmente depreciados, el ente económico no les ha dado de baja en libros en razón de que aún están en condiciones de uso o cambio.
Por tanto, si los activos están totalmente depreciados y no se les ha dado de baja en libros porque continúan siendo usados por la compañía, deben permanecer como activos, aunque se encuentren totalmente depreciados, más aún si siguen prestando utilidad productiva al ente económico; para efectos de control debe registrarse el bien en las Cuentas de Orden por el valor comercial. Adicionalmente, en cumplimiento de las normas o principios de contabilidad, se debe seguir ajustando por inflación tanto esta cuenta como la cuenta del activo.
Ahora bien, dada la situación en la que se siguió depreciando el bien, hasta el punto de registrar un valor neto negativo, este mayor valor adicional de depreciación debe ser revertido en la contabilidad, afectando el estado de resultados y la cuenta de depreciación acumulada, hasta que el valor neto en libros del bien sea cero. Tal como lo cita el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 106, así:
“(…) Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.(…)”
De esta manera, el mayor valor registrado por concepto de depreciación será registrado en el estado de resultados, debitando la cuenta 1592 - Depreciación Acumulada y acreditando la cuenta 4250 – Recuperaciones, en el periodo en el que se detectó dicho error.
Por tanto, el valor neto en libros del bien en el activo (costo histórico y depreciación) corresponderá a cero, y la cuenta de orden, corresponderá al valor comercial, es decir, allí se contabilizarán las valorizaciones técnicamente determinadas.
En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ALVAREZ ALVAREZ
Presidente
HAA / mlab
Que es mas recomendable EL activo fijo totalmente depreciado llevar el valor en libros a cuentas de orden, o figurar sus valores historico y depreciacion en cuentas de Balance?.
Bajo qué norma contable se puede apoyar para proceder a su gestión. y darlos de baja por menor cuantia dentro de los inventarios de almacen.