KPMG: Uso de apoderado en materia tributaria

Por: actualicese.com

Publicado: 16 de Octubre de 2007

¿En materia tributaria, cuáles actuaciones pueden ser adelantadas mediante apoderado?

Respuesta: La legislación tributaria permite que los contribuyentes o responsables directos cumplan con sus deberes de manera personal o por medio de sus representantes. Veamos:

CUMPLIMIENTO DE DEBERES FORMALES

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 571 y 572 del Estatuto Tributario, los contribuyentes o responsables directos del pago del tributo deberán cumplir los deberes formales señalados en la ley o en el reglamento, personalmente o por medio de sus representantes.

El artículo 572-1 del Estatuto Tributario prescribe que podrán suscribir y presentar las declaraciones tributarias los apoderados generales y mandatarios especiales que no sean abogados siempre y cuando el poder se haya otorgado por medio de escritura pública.

De acuerdo con lo anterior, es posible que una compañía cumpla con los deberes de presentación de las declaraciones tributarias por medio de un apoderado general o especial que no ostente la calidad de abogado. Sin embargo, es muy importante que en este evento el poder correspondiente haya sido otorgado por escritura pública, dado que de no cumplir con esta formalidad, las declaraciones se entenderían como no presentadas. En cualquier caso, el poder debe atribuir la facultad de presentar declaraciones tributarias.

PRESENTACIÓN DE ESCRITOS A LAS AUTORIDADES DE IMPUESTOS

Tratándose de la presentación de escritos a las autoridades de impuestos, como es el caso de respuestas a requerimientos de información, requerimientos ordinarios o especiales, el artículo 559 del Estatuto Tributario señala que tales escritos deben ser presentados exhibiendo el documento de identidad del signatario y en el caso de apoderado especial, presentando la tarjeta profesional.

PRESENTACIÓN DE RECURSOS DE RECONSIDERACIÓN

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 722 del Estatuto Tributario, estos recursos deberán interponerse directamente por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante o que se acredite la personería, si quien lo interpone actúa como apoderado o representante. Así, la presentación de los recursos solo podrá efectuarse por medio del representante legal de la compañía o por medio del apoderado general o especial que ostente la calidad de abogado. En caso de que se presente por apoderado general, el poder necesariamente debe ser elevado a escritura pública.

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN O COMPENSACIÓN

El artículo 3 del Decreto 1000 de 1997 consagra que la solicitud de devolución o compensación la podrá hacer el representante legal directamente o un tercero autorizado para el efecto, apoderado general o especial quien deberá ser abogado.

AGENCIA OFICIOSA

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 557 del Estatuto Tributario, solamente los abogados podrán actuar como agentes oficiosos para contestar requerimientos e interponer recursos.

En el caso del requerimiento, el agente oficioso es directamente responsable de las obligaciones tributarias que se deriven de su actuación, salvo que su representado la ratifique, caso en el cual, quedará liberado de toda responsabilidad el agente.

- Téngase en cuenta que en todos los casos será necesario hacer presentación personal de los documentos ante notario público, diligencia que difiere de la simple autenticación de firma.

Una arquitecta que se dedica exclusivamente a su profesión, obligada a presentar declaración de renta y perteneciente al régimen común del IVA, se encuentra obligada a llevar contabilidad? ¿Está obligada a presentar la declaración y a pagar el impuesto sobre las ventas generado en la facturación emitida, aún cuando ni éste, ni los honorarios le hayan sido pagados?

Respuesta: De acuerdo con lo establecido por el numeral quinto del artículo 21 del Código de Comercio, la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales se consideran actos no mercantiles, por lo que se entendería que aquellas personas naturales dedicadas a ejercer su profesión no estarán obligadas a llevar contabilidad.
Para efectos del impuesto sobre las ventas (IVA), los responsables de dicho impuesto sometidos al régimen común tienen la obligación de llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será ‘impuesto a las ventas por pagar’, tal como lo indica el artículo 509 del Estatuto Tributario.

De acuerdo con lo anterior, aquellas personas naturales dedicadas a ejercer profesiones liberales como los arquitectos e ingenieros responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común, estarían obligadas a llevar contabilidad.

Ahora bien, para efectos del impuesto de Renta y Complementarios recordamos que los profesionales independientes y comisionistas que sean personas naturales deberán someterse a un límite de sus costos y deducciones imputables a la propia actividad hasta un 50 por ciento, pero en contratos de construcción de bienes muebles y obras civiles ejecutados por arquitectos o ingenieros el límite será del 90 por ciento, pero deberán llevar libros de contabilidad registrados en Cámara de Comercio, lo anterior de conformidad con el artículo 87 del Estatuto Tributario. Respecto a la obligatoriedad de pagar el impuesto sobre las ventas, sin que éste haya sido cancelado, hacemos mención a las siguientes normas tributarias:

El literal c) del artículo 429 del Estatuto Tributario señala: “el momento de causación del impuesto sobre las ventas en materia de prestación de servicios se realizará en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, o en la fecha de terminación de los servicios o del pago o abono en cuenta, la que fuere anterior”.

Los artículos 660 y 601 del mismo Estatuto consagran que están obligados a presentar la declaración del impuesto sobre las ventas los responsables de este impuesto con un período bimestral para la presentación y pago de este impuesto.

Conforme a las normas reseñadas, para el caso en estudio, los profesionales liberales que se encuentran bajo el régimen común, deberán causar y pagar el impuesto sobre las ventas generado, en los plazos y fechas determinadas por la ley; en tal sentido, al regirse por la regla de causación, deberán declarar y pagar el impuesto facturado independientemente del hecho de no percibir su pago efectivo.

¿A la luz de la legislación tributaria, es posible que una empresa implemente cierres contables con calendarios propios?

Respuesta: Es de recordar que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 27 del Estatuto Tributario, los contribuyentes que llevan contabilidad por el sistema de causación deben denunciar los ingresos causados en el año o período gravable, salvo en los casos de ventas a plazos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

De la misma manera, el artículo 104 del Estatuto Tributario establece para los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de causación, que las deducciones se entienden realizadas en el año o período en que se causen, aún cuando no se hayan pagado todavía. La deducción se causa cuando nace la obligación a pagarla, aunque no se haya hecho efectivo el pago.
Por su parte, el Decreto 2649 de 1993 consagra en sus artículos 12 y 13 el adecuado registro de las operaciones realizadas por el ente económico en un determinado período.

Sin perjuicio de las anteriores disposiciones, el Decreto 1189 de 1988 permite el establecimiento de calendarios propios, pero solo para los efectos del impuesto sobre las ventas y la retención en la fuente.

Para el efecto nos permitimos citar el texto de la norma:
“Artículo 8. Los responsables del impuesto sobre las ventas y los agentes de retención en la fuente podrán utilizar los calendarios propios de las empresas con el fin de determinar los meses o bimestres objeto de pago, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones:

1. El primer mes del año debe comenzar el primero de enero.

2. Los meses deben cerrar como máximo cinco días calendario antes o después del último día de cada mes.

3. El último día del mes del año debe cerrar el 31 de diciembre”.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se ha pronunciado frente al tema para señalar que los responsables del impuesto sobre las ventas y los agentes de retención en la fuente sí pueden utilizar los calendarios propios de las empresas con el fin de determinar la conformación de los meses o bimestres objeto de declaración, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en el Decreto 1189 de 1988, más no pueden modificar las fechas de presentación y pago de las mismas.

En palabras de la Dian “se concluye que los calendarios propios adoptados por el contribuyente son para establecer el período mensual o bimestral para liquidar las transacciones determinadas para las respectivas declaraciones de retención o ventas según el caso”.

Así, bajo el amparo de las normas previamente citadas y de la doctrina de la Dian será posible implementar válidamente un calendario propio.

¿Cuál es el término de conservación de información para efectos tributarios y contables?

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 632 del Estatuto Tributario para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco años, contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los documentos, informaciones y pruebas que sirvan de soporte de las declaraciones, los cuales deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos. No obstante lo anterior, el artículo 46 de la Ley 962 del 2005 disminuyó el término de conservación de los documentos soporte de informaciones y pruebas contemplados en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

La Ley racionalizó el término y señaló que los mismos deberán conservarse por el plazo en que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos enunciados en dicha norma. De igual manera, dispuso que la conservación de la información y las pruebas deben estar en el domicilio principal del contribuyente.

Al respecto se pronunció la Dian mediante la Circular 118 del 2005 para señalar que cuando se trate de documentos que soporten las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la obligación de conservar los documentos, informaciones y pruebas será por el término de firmeza de la declaración de renta del mismo período, excepto cuando opere el beneficio de auditoria, en cuyo caso el término de conservación de documentos será el mismo de la firmeza de cada una de las declaraciones de IVA y retención en la fuente.

Ahora bien, en materia contable, el artículo 28 de la Ley 962 del 2005 dispone que los papeles y libros del comerciante deberán ser conservados por un período de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.

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1 Comentario »

juan sergio barrera niño - Miércoles 24 de Octubre de 2007 a las 9:29 am

En relación con la Agencia Oficiosa, en gracia de una mejor comprensión del tema, deberíamos agregar que en materia tributaria, ésta no se circunscribe sólo a los conceptos que en forma simple relacionó el texto legal, sino que por jurisprudencia la agencia oficiosa se extiende a toda clase de obligaciones tributarias; en vía de ejemplo a la presentación de las declaraciones tributarias; es decir, a todos aquellos casos en donde la fuerza mayor impida el cumplimiento por el directamente responsable.
En cuanto a la presentación de escritos, agregar que con ocasión de la reciente ley sobre supresión de trámites, puede comparecer cualquier persona con una simple autorización o delegación como en el caso de o para la notificación de actos administrativos.

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