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¿Una compañía que pertenece al régimen tributario especial y que no es responsable del impuesto a las ventas, realiza algunas compras a personas naturales del régimen simplificado ¿Existe obligación de efectuar retención en la fuente a título de IVA en esos pagos?

Respuesta: Sea lo primero mencionar que la calidad de contribuyente del régimen tributario especial guarda relación con las implicaciones fiscales del contribuyente, frente al impuesto sobre la renta y complementarios. Con la anterior aclaración, podemos concluir que la condición de régimen especial no excluye la responsabilidad frente al impuesto sobre las ventas; por tanto, si una compañía del régimen especial realiza operaciones gravadas con personas del régimen simplificado, deberá actuar como agente retenedor del impuesto sobre las ventas.:

Ahora bien, el artículo 437-2 del Estatuto Tributario establece cuáles son los agentes de retención en el impuesto sobre las ventas, entre los cuales se encuentran la nación, los departamentos, el distrito capital, los distritos especiales, los catalogados como Grandes Contribuyentes por la Dian, sean o no responsables del IVA, los responsables del régimen común cuando adquieran bienes y/o servicios gravados de responsables del régimen simplificado, entre otros.

Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-150 de 1997, ha referido que la obligación de practicar retenciones a título del impuesto a las ventas debe recaer, en principio, en quienes son responsables del impuesto y cuentan con la capacidad para asumir tal obligación. Así las cosas y por tratarse de una compañía que no ejerce actividades gravadas con el impuesto a las ventas, y por tanto no responsable frente a este impuesto, podemos concluir que no incurriría en la obligación de ser agente de retención en el impuesto a las ventas.

No obstante, si por el contrario, en el ejercicio de las operaciones mercantiles, realiza actividades gravadas con el impuesto, el parágrafo del artículo 14 del Decreto Reglamentario 4400 del 2004, establece como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas, a todos los contribuyentes pertenecientes al Régimen Especial tal como se señala a continuación:

"D.4400/04 - Art. 14 - par: todos los contribuyentes pertenecientes al régimen tributario especial son agentes de retención en la fuente por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, impuesto de timbre nacional y por el impuesto sobre las ventas (IVA), de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Igualmente, son responsables sobre las ventas cuando realicen las actividades o hechos generadores de dicho impuesto".

En razón a lo anterior, y siempre y cuando se cumplan los supuestos normativos, los contribuyentes del régimen tributario especial en el impuesto sobre la renta, deberán cumplir con todas las obligaciones inherentes a los agentes de retención, en cumplimiento de la normatividad fiscal vigente.

Quiénes están obligados a llevar el libro diario de facturación? ¿Cuáles son los requisitos y qué implicaciones existen si no se cumplen dichos requisitos?

De acuerdo a lo establecido en la Resolución 3878 del 28 de junio de 1996, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) estableció los contribuyentes que se encuentran obligados a llevar ‘Libro diario de facturación’, entre los cuales encontramos a todas aquellas personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistema POS o factura por computador, y deberán imprimir al final del día dicho comprobante por cada servidor.

El comprobante informe diario deberá elaborarse en original y copia, debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo, tendrá que conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija.

Adicionalmente, deberán tener una cinta testigo magnética, la cual estará a disposición de la Dian cuando ésta lo solicite. Éste deberá contener la siguiente información:

a.Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.

b.Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura.

c.Fecha del comprobante.

d.Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada máquina o computador.

e.Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de éstas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de IVA. En caso de descuentos, éstos deberán aparecer discriminados por departamentos.

f.Discriminación por máquina, computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas.

g.Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando, efectivo, cheques, tarjetas débito y crédito, ventas a crédito, bonos y vales, entre otros.

h.Valor total de lo registrado.

En el evento de no dar cumplimiento con esta disposición, el contribuyente eventualmente estaría sujeto a la sanción de clausura del establecimiento consagrada en el artículo 657 del Estatuto Tributario.

Un contribuyente del impuesto sobre la renta al cual le practicaron retenciones en la fuente en exceso en el año 2004, y que no fueron imputadas en la declaración de renta de ese año, ni en los subsiguientes, puede solicitar la devolución de las mismas en la actualidad? ¿Cuál es el procedimiento?

Cuando se practiquen retenciones en la fuente por un valor superior al que ha debido efectuarse, o si por el contrario se practicaron retenciones sin que hubiera lugar a ello, el agente de retención podrá efectuar el reintegro o devolución de las mismas, previa solicitud del retenido o afectado de la retención.

En cuanto al término que tiene el retenido para solicitar la devolución de las retenciones, es pertinente mencionar que la solicitud de devolución no podrán efectuarse en un término superior a 10 años a la fecha de realizada la operación, de conformidad con el artículo 2536 del Código Civil, el cual regula la prescripción de las acciones ordinarias y ejecutivas. En este orden de ideas teniendo en cuenta el término mencionado anteriormente, es procedente que el retenido presente en la actualidad la solicitud de devolución por las retenciones practicadas en exceso, siempre y cuando las mismas no hayan sido imputadas en su declaración de renta.

Ahora bien, el retenido deberá manifestar por medio escrito al agente retenedor la solicitud de devolución manifestando expresamente que los valores retenidos no han sido, ni serán imputados en la declaración de renta correspondiente.

Adicionalmente, el retenido deberá adjuntar el certificado de retención en la fuente expedido por el agente de retención, quien conservará copia de estos documentos para efectos de la procedencia de la devolución de tales valores. Posteriormente, el agente de retención podrá descontar dicho reintegro del valor de las retenciones en la fuente por declarar y pagar del período donde se efectué la devolución; si el valor del reintegro es superior al monto de las retenciones del período, podrá efectuar el descuento del saldo en los períodos siguientes.

¿Cuánto tiempo tiene la Administración de Impuestos para imponer sanción por inconsistencias en la información de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario (Medios Magnéticos) a una compañía que presentó en el año 2007, la información correspondiente al año gravable 2006?

A diferencia de las declaraciones de renta o ingresos y patrimonio, impuesto a las ventas, y de retención en la fuente, la información de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario no constituye declaración tributaria alguna, por cuanto la misma se trata de información solicitada por la administración de impuestos para efectos de estudios y cruces de información. En este orden de ideas, no será la fecha de presentación de esta información la base para establecer el término de prescripción a la imposición de sanciones.

Ahora bien, la administración de impuestos goza de la facultad para imponer sanción mediante resolución independiente por un término de dos años, contados a partir de la fecha de presentación de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del período donde se cometió la irregularidad, de conformidad con el artículo 638 del Estatuto Tributario el cual citamos a continuación:

"Art. 638 ET - Cuando las sanciones se impongan en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas prescribe en el mismo término que existe para practicar la respectiva liquidación oficial: cuando las sanciones se impongan en resolución independiente, deberá formularse el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del período durante el cual ocurrió la irregularidad sancionable (…)"

De lo anterior podemos deducir que para establecer el término de que goza la administración de impuestos para imponer sanción a irregularidades en la información presentada por la compañía en mención, es necesario observar el período en el cual se comete la irregularidad y no el período al cual la información hace referencia.

Es decir, que una compañía que presentó con inconsistencias durante el año gravable 2007, información de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario correspondiente al período gravable 2006, habrá cometido la irregularidad durante el período gravable 2007, pese a que la información haga referencia al año gravable 2006.

Finalmente, podemos concluir que el término para la imposición de sanción a la información presentada por el año gravable 2006 durante el año 2007, prescribirá solo hasta el año 2010, siempre y cuando la presentación de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio por el año gravable 2007, sea presentada de manera oportuna en el año 2008, por cuanto es a partir de la presentación de esta declaración que comienza a correr el término establecido en el artículo 638 del Estatuto Tributario.

En caso contrario, si la compañía presenta su declaración de renta o de ingresos y patrimonio por el año 2007 en forma extemporánea, el término para imponer sanción, prescribirá dos años después de la fecha de presentación de esta última.

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