¿Se pueden registrar operaciones anteriores a la inscripción de los libros en Cámara de Comercio?

Señores comparto este articulo con ustedes, la verdad este tema debe tratarse, detenidamente, porque hoy en día, si todas las empresa y colegas tienen sistematizada la contabilidad debe eliminarse la opción de inscripción de libros oficiales, y quitar las sanciones que hoy en día le han aplicado algunos colegas injustamente, no tiene lógica que nosotros asumimos una sanción disciplinaria, teniendo la contabilidad al día sistematizadamente con sus debidos soportes, no veo por que hay lugar de imprimir libros, hay que reformar el código comercio y estatuto tributario.

La gente pregunta y se responde Consulta
La DIAN visita un contribuyente en Octubre de 2007, exige presentación del libro diario legal y encuentran que este esta impreso hasta el mes de Marzo de 2007, por lo cual la DIAN determina que hay lugar a sanción por libros de contabilidad, por estar atrasados en más de tres meses; sin embargo, se observa que en el Software Contable, la contabilidad se encontraba al día al momento de la visita.
¿Procede la sanción por libros de contabilidad? Ó, ¿el hecho de estar al día en el software contable los puede exonerar?.
LA opinión
El artículo 654 del Estatuto Tributario, contempla como hecho irregular en la contabilidad, el presentar atraso de mas de cuatro meses entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicite la exhibición de los libros de contabilidad, hecho que es sancionable.
De otra parte, se debe tener en cuenta, que cuando la Dian solicite los libros de contabilidad al contribuyente, éste tiene un plazo de cinco días hábiles para exhibirlos, contados a partir del día en que recibió la solicitud de exhibición [Decreto 1354 de 1987, Art. 2].
Así la cosas, si al momento de la visita de la Dian al contribuyente, ésta aunque podría exigirle la exhibición de los libros, debía otorgarle un plazo de cinco días hábiles para su exhibición, plazo más que suficiente para que el contribuyente procediera a imprimir sus libros.
Si la Dian no concedió el plazo exigido por la ley para que el contribuyente exhibiera los libros, no puede imponer sanción alguna toda vez que se violó los derechos al contribuyente al no otorgarle el plazo establecido por la ley.
Respecto a si los libros en medios magnéticos son válidos, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha conceptuado que es obligación del contribuyente imprimirlos:
Respecto de la inscripción de los libros, la doctrina ha sido clara en considerar que los libros de los cuales se requiere inscripción en el registro mercantil, son documentos físicos en papel), por cuanto todavía no opera el registro de los libro sen un medio diferente. De otra parte, el estatuto tributario en su artículo 654 literal b) establece como hecho irregular en la contabilidad, el no tener registrados los libros principales de contabilidad, habiendo lugar a ello, situación que da origen a sanción por libros de contabilidad.
En síntesis, en lo que respecta a las preguntas 1 y 3 de la consulta, atendiendo las disposiciones legales sobre el particular, los libros de contabilidad de los cuales se exige registro obligatorio, deben ser llevados en libros impresos [CTCP Concepto número 097 de 2007]
De acuerdo a lo expuesto por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, es obligatorio imprimir los libros de contabilidad, por lo que se debe concluir, que con el hecho de disponer de la información contable en un software no se entiende cumplida la obligación de tener los libros, y mucho menos en debida forma, por lo que no prestan ningún mérito probatorio.
Actualización.
El Consejo de Estado, en Sentencia de Septiembre 26 de 2007, Magistrado ponente Héctor J. Romero Díaz, expediente 14078, ha considerado que no existe atraso en la contabilidad cuando ésta está al día en el software, así no se haya impreso.
Expuso el consejo de estado:
El artículo 773 del estatuto tributario dispone que para efectos fiscales, la contabilidad debe sujetarse a lo dispuesto en el Código de Comercio y deberá reflejar el movimiento diario de ventas y compras; sin embargo, las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen los comprobantes externos que respalden los valores anotados.
Además, la norma señala que para efectos tributarios la contabilidad debe cumplir con los requisitos que determine el Gobierno mediante reglamentos, de tal forma, que sin tener que llevar libros incompatibles con el objeto del negocio, se pueda tener un control efectivo y reflejar la situación económica de la empresa.
A su vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece que cuando se hace referencia a los libros de comercio, “se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.
Aunque la ley no ha fijado cuáles son los libros obligatorios, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, por medio del cual se reglamentó la contabilidad en general y se expidieron las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, señaló que se deben llevar los libros necesarios para “1) Asentar en orden cronológico todas las operaciones bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes…”.
El artículo 53 del Código de Comercio señala que “en los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que los respalden”.
De las anteriores disposiciones se desprende la exigencia de llevar un libro diario, el cual surge de la necesidad de registrar en orden cronológico las operaciones, de la aplicación de la partida doble y del artículo 33 [1] del Decreto 2821 de 1974, que requiere que la contabilidad debe mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras(1).
Según el artículo 654 [f] del estatuto tributario, procede la sanción por libros de contabilidad “cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición existan más de cuatro (4) meses de atraso”.
La razón de ser de las sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad es la necesidad de que los contribuyentes cumplan los requisitos legales en su diligenciamiento, de tal manera que en cualquier momento se pueda conocer la real situación económica y financiera del comerciante y, en materia tributaria, permita la correcta determinación de los impuestos(2).
Así pues, aunque en materia tributaria se sancionan los hechos de no llevar libros de contabilidad, no diligenciarlos de manera que permitan la correcta determinación de los tributos, no registrarlos, no exhibirlos cuando las autoridades lo exijan, llevar doble contabilidad y el atraso en los mismos, debe analizarse en cada caso si el hecho sancionado impide finalmente a la administración ejercer un control efectivo de los tributos, pues solo en el evento de que así sea, procede la sanción(3).
En el asunto en estudio, la DIAN impuso a la actora la sanción por irregularidades en la contabilidad, porque al momento de la visita no tenía registradas en el libro diario las operaciones de los meses de enero a noviembre de 1996. La contribuyente manifestó que el atraso obedeció a un error de la persona encargada de la impresión, pero que toda la información contenida en los libros de contabilidad se encontraba en el software de la compañía.
De la visita efectuada por la DIAN se evidencia que el libro diario se encontraba al día en el software de la contribuyente; sin embargo, no estaba impreso por los meses de enero a noviembre de 1996. En efecto, en el acta de libros de contabilidad se deja constancia de que “el periodo objeto de devolución (renta 96) en el libro diario únicamente está registrado el mes de diciembre de 1996, no se imprimió el resto de meses del año” (fl. 46, cdno. ppal.).
En el acta también se observa que la actora tenía al día los demás libros de contabilidad, junto con sus comprobantes externos (mayor, balances e inventarios), con base en los cuales, además, la administración podía verificar la contabilidad de la contribuyente y, determinar correctamente los tributos a su cargo.
En consecuencia, en este caso no hubo atraso en el libro diario superior a cuatro meses, pues, se insiste, el mismo se encontraba al día en el software de la actora. Y, es que la noción de libro de comercio en general, y de contabilidad en particular, tiene un carácter amplio que comprende tanto el concepto tradicional de hojas, como las cintas magnetofónicas, microfichas, disquetes y demás documentos que la tecnología ha puesto al servicio de los procesos económicos(4). Así, es el concepto amplio de libro debe tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.
Las razones anteriores son suficientes para revocar la sentencia apelada y, en su lugar, anular los actos acusados. A título de restablecimiento del derecho se declarará que no hay lugar a la sanción impuesta en los actos que se anulan.
(1) Sentencias de 13 de septiembre de 1996, expediente 7849, C.P. Julio E. Correa Restrepo y 6 de mayo de 1994, expediente 5351, C.P. Consuelo Sarria Olcos.
(2) Sentencia 30 de agosto de 2007, expediente 14684, C.P. Héctor J. Romero Díaz.
(3) Ibídem.
(4) Sentencia 19 de marzo de 1999, expediente 9141, C.P. Daniel Manrique Guzmán.
(5) Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia de 28 de febrero de 1997, expediente 10775 De acuerdo a los últimos conceptos jurisprudenciales, no es estrictamente necesario imprimir los libros de contabilidad, por tanto, éstos, siempre que estén debidamente llevados mediante un software son completamente válidos para todos sus efectos.
Hoy en día no es necesario que los libros de contabilidad estén impresos para que surtan efecto como prueba contable o tributaria.
Sobre el respecto, el Consejo de estado se ha pronunciado en varias ocasiones, y en una de ellas, ha expuesto lo siguiente:
propósito de lo anterior, la Sala también considera útil precisar lo que ha de entenderse por libro de comercio en general y por libro de contabilidad en particular. Al efecto no resulta ocioso traer a colación la definición que de libro trae el Diccionario de la Lengua Española, esto es, el “conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen”. Tal concepto había sido recogido por nuestra legislación, con el aditamento de que debían mantenerse “forrados y foliados”. En buena hora el anterior criterio ha sido revaluado para ser ampliado y comprender en él todos los progresos que la tecnología ha puesto al servicio de los actores u operadores de los procesos económicos (Cfr. D. 2649/93, art. 128). El citado texto, en lo pertinente y en desarrollo de lo preceptuado en el artículo 48 del Código de Comercio, estatuye:
“ART. 128.- Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.”
Además, el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil contiene una imagen ampliada del concepto de libro, a propósito de la enumeración de los documentos, al indicar que son los “escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, … y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo …”. También para actualizar la denominada “libreta” de ahorros a que se refería el artículo 123 de la Ley 45 de 1923, el artículo 1396 del Código de Comercio, en concordancia con los artículos 48 y 56 ib., hace referencia a “documento idóneo”, aspecto que complementa la descripción de documento dada en el Código de Procedimiento Civil.
De lo anterior se deduce, de suyo y necesariamente, que el concepto de libro de comercio en general y de libro de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende, tanto el concepto tradicional de haz de hojas como también los citados cintas magnetofónicas, video tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (art. 2035 C. Co.). Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.
En atención a lo anterior y de acuerdo con la inspección judicial mencionada anteriormente, observa la Sala que la manera como la sociedad lleva sus registros contables se ajusta a las normas legales vigentes contenidas en el Código de Comercio y en los artículos 773 de Estatuto Tributario y 125 del Decreto 2649 de 1993, y permite en cualquier momento establecer la situación fáctica y económica de la sociedad, así como determinar las bases gravables de los tributos que la misma esta obligada a pagar.
En efecto, se encuentra demostrado que en el sublite la actora cumple la exigencia legal de registrar en orden cronológico todas las operaciones, en un libro que denomina “balance y auxiliares por Nit de Empresa”, que contiene las operaciones “día por día”, las cuales se reflejan en el Libro Mayor y Balances en forma “mensualizada” y en el de Inventarios y Balances, de manera “semestralizada”, sistema que permite conocer la situación económica y financiera de la sociedad, por lo que carece de fundamento la sanción impuesta y en consecuencia, la Sala revocará la sentencia de primera instancia y en su lugar declarará la nulidad de los actos acusados, dándole prosperidad al recurso de apelación interpuesto por la parte demandante.
Así las cosas, se debe entender que los libros de contabilidad generados mediante un software, sin necesidad de estar impresos cumplen con todas sus funciones y objetivos, por tanto, sirven como prueba contable y tributaria, y se puede opinar, certificar y dictaminar con base a la información contenida en un software contable.
Lo importante es que la información contenida en el software sea real y esté debidamente soportada, que represente la realidad económica y financiera de la empresa.
Lo anterior no quiere decir que no se impriman los libros, puesto que por practicidad y seguridad, estos deben estar impresos.

BUENOS DIAS. YO HACE ALGUNOS MESES INGRESE A TRABAJAR UNA MAÑANA A LA SEMANA A UNA EMPRESA A ADELANTAR LA CONTABILIDAD POR QUE NO LA ESTABAN LLEVANDO Y MEDI CUENTA QUE A PESAR DE QUE LLEVAN MAS DE 1 AÑO TRABAJANDO A UN NO HAN LLEVADO LOS LIBROS A LA CAMARA DE COMERCIO. ESTO GENERA ALGUNA SANCION PARA LA EMPRESA O PARA MI QUE FIGURO COMO CONTADOR

Si tiene sancion y para vos tambien.