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El artículo 9 de la ley 43 de 1990 confirma que en todos los casos el contador público es el titular de los papeles de trabajo. La doctrina de la Junta Central de Contadores deja ver que las firmas de contadores no pueden tener exclusividad sobre los mismos.

Por estos días es posible que las labores de auditoría externa o de revisoría fiscal puedan ser ejercidas tanto por un contador público en forma personal como por una firma de contadores públicos.

En este último caso, la firma de contadores que sea designada para realizar las labores antes comentadas tiene a su vez que nombrar a un contador persona natural (con su respectivo suplente) para que este último sea quien termine suscribiendo los dictámenes o informes finales del trabajo realizado (ver el parágrafo 1 del artículo 2, y el artículo 4, en  la ley 43 de 1990, y también el artículo 215 del Código de Comercio)

Ahora bien, cuando la labor de auditoría externa o de revisoría Fiscal es ejercida por un contador persona natural que actúa en forma independiente y que  no subcontrata a ningún otro profesional, no habría discusión en cuanto a que la titularidad de los papeles de trabajo con que sustentará el desarrollo de su trabajo siempre serían de su exclusiva propiedad pues en el artículo 9 de la ley 43 de 1990 dispone lo siguiente:

“ART. 9º—De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
PAR.—Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.”
(el subrayado es nuestro)

La titularidad de los papeles si el trabajo fue contratado con una firma de contadores

En torno a lo anterior, cabe entonces la pregunta: ¿qué pasaría con la titularidad de esos papeles de trabajo antes mencionados si el trabajo es desarrollado por una firma de contadores que a su vez nombró a uno de sus miembros para el desarrollo formal del trabajo y para la firma final de los informes y/o dictámenes?

¿Solo la firma de contadores puede conservar tales papeles de trabajo o puede también el miembro de la firma contar con una copia de los mismos?

La respuesta a estos interrogantes es bastante importante por cuanto en la práctica lo que vemos es que en casi todas las firmas de contadores, cuando uno de sus funcionarios deja de pertenecer a la firma, no le permiten llevarse consigo una copia de los mencionados papeles de trabajo y tales papeles serían el medio principal como tal funcionario podría enfrentar individualmente en un  futuro, si así lo desea,  cualquier proceso  en los que se pueda ver involucrado su nombre como profesional.

La Junta ya dio su opinión

Y sucede entonces que la propia Junta Central de contadores, en su Concepto 502 de agosto de 2001 nos indica que esos casos la titularidad de los papeles de trabajo es tanto de la firma de contadores como del miembro que fue nombrado por la firma. En ese concepto se dijo lo siguiente:

“Cuando el trabajo propio de la disciplina contable se desarrolle por una  persona jurídica, ella procederá conforme a las normas de auditoria generalmente aceptadas y demás normas relativas al ejercicio de la actividad contable, lo que naturalmente comporta entre otros aspectos, la designación de personas idóneas y habilitadas legalmente para el ejercicio de la profesión, planeación técnica del  trabajo, supervisión apropiada sobre las personas delegadas para su ejecución,  realización de un estudio adecuado para evaluar el sistema de control interno  existente y la elaboración de los papeles de trabajo soportes de la actividad  realizada por las personas que bajo su responsabilidad, fueron asignadas para ejecutar las labores inherentes al objeto del contrato celebrado con la persona jurídica.

Surge aquí la inquietud acerca de quién es el propietario de tales documentos, respuesta que puede establecerse al analizar el artículo 9° de la ley 43 de 1990 y la Circular Externa No.033 del 14 de octubre de 1999 expedida por este Tribunal Disciplinario. En efecto, conforme a la Circular citada claramente se establece que las personas jurídicas prestadoras de los servicios relacionados con la disciplina contable, actúan a través de las personas naturales, con quienes, por lo tanto forman un todo indisoluble. La persona natural nombrada por la persona jurídica para materializar la función contratada, se considera parte integral de un todo que se forma con la persona jurídica elegida para realizar funciones propias de la ciencia contable.

Conforme a los criterios expuestos, considera este Organismo que la titularidad de los documentos soportes de la actividad desplegada, esto es, los papeles de trabajo, corresponden a la persona jurídica y a la persona natural delegada, toda vez que el Art. 9 de la Ley 43 citada establece que la propiedad de los mismos es del Contador Público que emite su juicio profesional, pero como ya se indicó ese Contador designado y la firma contratante forman un todo indisoluble en el cumplimiento de la función contratada.”

(los subrayados son nuestros)

Visto lo anterior, sería totalmente valido que los contadores que han trabajo al servicio de firmas de contadores puedan también contar con copias de los papeles de trabajo que respaldan las labores en las que ellos hayan intervenido pues tales papeles no son entonces propiedad exclusiva de la firma para la que prestaron sus servicios.

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