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4 sanciones para Contadores, Revisores y Comerciantes por el inadecuado manejo de los Libros de Comercio
Algunas veces los Contadores Públicos y Revisores Fiscales delegan demasiado sus funciones en personal de la empresa que no conoce las prohibiciones sobre el manejo de los libros de comercio, sin tener consideración de las sanciones que esto acarrea.
En el Código de Comercio en su artÃculo 48 se ordena que todo comerciante conforme su contabilidad a través de libros y registros contables, inventarios y estados financieros.
Su forma de archivo puede ser no sólo en papel sino en microfilmaciones y otros procedimientos como lo autorizan las normas, siempre y cuando tengan valor técnico-contable como prueba clara, completa y fidedigna.
¿Qué está prohibido hacer sobre los libros de comercio, que genere sanción?
El artÃculo 57 del Código de Comercio expresamente establece 5 prohibiciones, que son:
- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;
- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
En estas prohibiciones podrÃamos incluir tácitamente las obligaciones que se deben seguir con el manejo de los Libros de Comercio que mencionan los artÃculos 49 y siguientes del Código de Comercio.
Las sanciones se extienden al Contador y al Revisor Fiscal!
Violar las prohibiciones expresas del artÃculo 57 del C.Co. genera 4 sanciones, las cuales tenemos la falsa creencia que sólo es para quien las incumpla, pero estas sanciones pueden llegar a aplicarse también a Contadores y Revisores Fiscales que sin haber participado en la falta, serán sancionados.
Y las 4 sanciones son…
La primera sanción: Que es la menos grave, es la imposición de multa por parte de la Superintendencia de Sociedades(art. 86, numeral 3º de la Ley 222/95), la cual en el artÃculo 58 del C.Co. la establece en un tope máximo de cinco mil pesos ($5.000). Multa irrisoria frente a las 3 siguientes sanciones establecidas en el mismo artÃculo.
La segunda: Es que los libros que fueron alterados según las prohibiciones mencionadas anteriormente, carecerán de todo valor legal como prueba a favor legal, en otras palabras, prácticamente es como si el comerciante no llevara Libros de Comercio.
La tercera: Es la mas sorprendente, ya que la ley rompe la presunción de inocencia del Contador, el Revisor Fiscal y el Empresario. En el artÃculo 58 de la norma citada, se establece que cuando no se pueda determinarse con certeza la responsabilidad de quien cometió la infracción, se presume la responsabilidad y por ende la solidaridad en el castigo de multa al empresario, su Contador Público y el Revisor Fiscal.
Y la Cuarta: Cualquier maniobra sobre los Libros de Comercio puede ser considerado como una maniobra para defraudar a las autoridades judiciales y administrativas, por lo que el hecho será puesto en conocimiento de la FiscalÃa General de la Nación para que investigue la posible realización de un delito.
¿Quién puede denunciar la violación de las prohibiciones sobre los libros de comercio?
Cualquier persona que tenga conocimiento puede informar sobre estas irregularidades no sólo ante las autoridades administrativas (DIAN, Supersociedades, Cámara de Comercio, etc.), sino judiciales (FiscalÃa, Jueces que adelanten procesos concursales o liquidatorios).
Material de referencia:
- Estados Financieros y Libros de Contabilidad para Microempresas.
- ¿DeberÃamos imprimir y conservar los libros auxiliares de una contabilidad?
- Concepto Superintendencia de Sociedades sobre los Libros de Contabilidad.
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Buenos dÃas:
Muy interesante este artÃculo. Esto aplica para Asociaciones de microempresarios rurales? Tengo una inquietud muy grande. Donde y que libros debe llevar una Empresa Comunitaria cuya prsoneria juridica la expide el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, mediante decreto??????.
Les agradezco sus respuestas?
Gracias
Buenos Dias:
Muy interesante este articulo. Esto aplica para Asociaciones de Microempresarios Rurales? Tengo una pregunta? Donde y que libros debe llevar una Empresa comunitaria, cuando cuya personeria juridica la expide el Ministerio de AGricultura y Desarrollo Rural, a traves de Decreto?
Agradezco sus respuestas.
Gracias
Andrea Cante
mas que un comentario mes gustaria obtener respuesta a uana duda. Ademas de la responsabilidad que tiene el contador por cualquier fraude o mal manejo de la contabilidad, hasta que punto puede estar comprometida el asistente o auxiliar contable.
Astrid.
El auxiliar contable, no tiene responsabilidad ante las entidades de control y fiscalizacion, ya que los responsables de las certificaciones de los estados financieros, son el contador y el representante legal. Claro, si hay algun dolo en la actuacion del auxiliar contable,ya es otra instancia de la justicia penal.
Penalmente si pueden estar llamados a responder.
Me parece importante aclarar que la primera sanción,referida al artÃculo 86 numeral 3° de la Ley 222 afirma: “…3. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mÃnimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos….”. En este entendido la sanción no es tan irrisorÃa.
como asi entonces lo que dice alli de los cinco mil pesos no es asi???
NO.
Cordial saludo Señores, tan amable me aclaran si una administracion de propiedad horizontal solamente de coopropietarios y no comercio. Es obligario registrar los libros oficiales ante la Camara de Comercio? Gracias
Los libros de contabilidad de una copropiedad se registran ante la DIAN, de conformidad con el art. 2º del D.2500 de 1986, el cual predica que a partir del 1º de enero de 1987 las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de defensa civil y las entidades previstas en el art. 5º del mismo decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.
Las entidades sin ánimo de lucro de que trata el art. 45 del D.2150 de 1995 y art. 3 del D.427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN se encuentran las instituciones de educación superior; (…).
Las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, registrarán sus libros de contabilidad ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado decreto. Asà lo ha interpretado el Consejo Técnico de la ContadurÃa Pública mediante concepto CTCP 8 marzo 5 de 2002.
Estimados colegas:
Hay un punto bien interesante que valdrÃa la pena tengamos en cuenta: Cuáles son los Libros de Contabilidad? y de ellos, cuáles son obligatorios?
La verdad es que los Contadores Públicos nos enseñamos a convivir cuando menos con los siguientes: Mayor y Balances, Diario (o cuenta y razón en algunas partes), Inventarios y Balances. Sin embargo, no existe ley escrita que responda la pregunta arriba formulada. Para el caso por favor revisen el artÃculo 49 del Código de Comercio y los artÃculos 124 y siguientes del Decreto 2649 de 1993 y se convencerán. Por ninguna parte hay designación expresa y nominativa alguna.
Siendo asà las cosas, con base en cuáles libros de contabilidad nos sancionarán? La respuesta serÃa delicada y al respecto, téngase en cuenta que los entes encargados de la investigación tendrán un problemita probatorio a la luz del artÃculo 29 de la Constitución PolÃtica, pues NADIE puede ser procesado sino a la luz de LEYES PREEXISTENTES al acto que se le imputa. El ente estatal que recibe la denuncia respectiva e investiga NO PUEDE INVERTIR LA CARGA DE LA PRUEBA, ni siquiera al amparo de “requerimientos”. Estos son argumentos de defensa para nosotros. Los Contadores Públicos NO hacemos las leyes: sólo las aplicamos.
Mi planteamiento no infundado. Cuento con fundamentos jurisprudenciales en materia fiscal que bien pueden alimentar lo disciplinario, civil y penal.
La cuestión es que si a sabiendas se incurrió en alguna de las irregularidades, pues no hay otra cosa sino asumirla.
La otra es que si fue A SUS ESPALDAS (como diria samper), el contador tiene elementos de defensa, porque toda presunción legal es desvirtuable.
Tobias:
Los libros ( propieda horizontal) se registran ante la DIAN, y el de actas ante la alcaldÃa, te recomiendo que lea el pronunciamiento del Consejo Técnico de la contadurÃa Publica del 26 de febrero de 2008.
Apreciados Colegas, con respecto a este tema no debemos dejar de lado lo establecido en el Decreto 1878 de mayo 29 de 2008, el cual introdujo cambios contables, especialmente en la obligatoriedad de los libros, adicionando el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, con el LIBRO DE REGISTRO AUXILIAR DE TRANSACCIONES INDIVIDUALES, dice la norma, Reconodico y autenticado por parte del Contador Público. (Art. 2 Dec. 1878/08). Este libro es para ciertas Entidades sin Animo de lucro, entre otros.
muy bien… y que hacer cuando en una empresa no se tienen los libros ???? es decir, estan extraviados unos y otros nunca se han impreso…. que se hace en estos dos casos???
me gustaria que los colegas de actualicese me orientaran hacia cual es el mejor camino…
gracias!!!!
DIANA CORREA….
ESA NO ES UNA ESCUSA CON LA CUAL SE PUEDA ELUDIR LA RESPONSABILIDAD, TODO LO CONTRARIO…. EN EL MOMENTO EN Q SE PERDIERON LOS LIBRO OFICIALES SE BEBE ESTABLECER UN DENUNCIO POR ETE MOTIVO, E INCRIBIR NUEVOS LIBORS ANTE CAMARA Y COMERCIO O ANTE LA DIAN, SEGUN LA ACTIIVADA DE LA COMPAÑIA …..NO OLIDES QUE LOS LIBROS SE ENTIENDEN COMO DESACUALIZADOS CON MAS DE 4 MESES DESPUES DE SU ULTIMA IMPRESION….. ESTO TAMBIEN GENERA SANCION……
sIENDO ASI LO MAS RECOMENDABLE ES RECONSTRUIR LA INFORMACION PERDIDA Y ACTUALIZAR LOS LIBROS NO IMPRESOS….. ESTO ANTES QUE EXISTA UNA VISITA DE LA DIAN Y SE DEN CUENTA DEL ESTA SITUACION…………
DIANA CORREA….
ESA NO ES UNA EXCUSA CON LA CUAL SE PUEDA ELUDIR LA RESPONSABILIDAD, TODO LO CONTRARIO…. EN EL MOMENTO EN Q SE PERDIERON LOS LIBRO OFICIALES SE BEBE ESTABLECER UN DENUNCIO POR ESTE MOTIVO, E INCRIBIR NUEVOS LIBROS ANTE CAMARA Y COMERCIO O ANTE LA DIAN, SEGUN LA ACTIVIDAD DE LA COMPAÑIA …..NO OLVIDES QUE LOS LIBROS SE ENTIENDEN COMO DESACUALIZADOS CON MAS DE 4 MESES DESPUES DE SU ULTIMA IMPRESION….. ESTO TAMBIEN GENERA SANCION……
SIENDO ASI LO MAS RECOMENDABLE ES RECONSTRUIR LA INFORMACION PERDIDA Y ACTUALIZAR LOS LIBROS NO IMPRESOS….. ESTO ANTES QUE EXISTA UNA VISITA DE LA DIAN Y SE DEN CUENTA DEL ESTA SITUACION…………