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Si luego de haber presentado una declaración de IVA el contribuyente se entera de que le habían practicado una Retención de IVA que no alcanzó a restarse, hay un plazo especial y unas condiciones especiales para poder restarlas en las declaraciones siguientes.

En algunas ocasiones es posible que los departamentos encargados de la contabilidad de las empresas hayan presentado su declaración de IVA sin haberse enterado que cierto cliente les había practicado una retención de IVA en ese mismo bimestre que ya fue declarado.

Por consiguiente, la retención de IVA a favor termina siendo contabilizada en un periodo posterior a aquel en que fue realmente practicada por el respectivo agente de retención de IVA , pues la contabilizan generalmente cuando hacen la conciliación bancaria o el recibo de caja y se dan cuenta allí de que el valor consignado o cancelado por el cliente estaba disminuido con el valor de la retención de IVA.

NO hay necesidad de corregir la Declaración de IVA ya presentada

Pero lo anterior no implica que se  tenga que entrar a corregir la Declaración de IVA ya presentada y en la que no se incluyó oportunamente la respectiva retención de IVA a favor, pues para ese tipo de casos la norma del art.484-1 del ET contempla lo siguiente

ART. 484-1.—Adicionado. L. 223/95, art. 21. Tratamiento del impuesto sobre las ventas retenido. Los responsables del impuesto sobre las ventas sujetos a la retención del impuesto de conformidad con el artículo 437-1 del estatuto tributario, podrán llevar el monto del impuesto que les hubiere sido retenido, como menor valor del saldo a pagar o mayor valor del saldo a favor, en la declaración del período durante el cual se efectuó la retención, o en la correspondiente a cualquiera de los dos períodos fiscales inmediatamente siguientes
(el subrayado es nuestro)

Y para reglamentar esta norma superior, el art.31 del dec.3050 de 1997 estableció lo siguiente:

“ART. 31.—Tratamiento del IVA retenido. Los responsables del impuesto sobre las ventas a quienes se hubiere practicado retención por este impuesto, podrán incluir el monto que les hubiere sido retenido, como menor valor del saldo a pagar o mayor valor del saldo a favor, en la declaración del IVA correspondiente al período fiscal en que se hubiere efectuado la retención, o la de cualquiera de los dos períodos fiscales inmediatamente siguientes.
Para los efectos previstos en el presente artículo, los sujetos a quienes se les practique retención, deberán llevar una subcuenta en donde se registren las retenciones que correspondan a las facturas expedidas a favor de los adquirentes de bienes o servicios que acrediten la calidad de agente retenedor. En todo caso, deberán coincidir el período de contabilización de los valores de la subcuenta y el de su inclusión en la declaración correspondiente”.

Tenemos 2 bimestres para contabilizar la Retención

Por consiguiente, cuando las empresas son objeto de una retención de IVA tienen hasta dos bimestres siguientes para hacer la contabilización de dicha retención.

Pero ojo: el formulario en que podrán restar esas retenciones a favor es el formulario que corresponda al mismo periodo en que las haya contabilizado la empresa que la sufrió y no en el  que corresponda forzosamente al mismo periodo en que las practicó el agente de retención.

Se pueden complicar los cruces de información exógena a la DIAN

Sin embargo, en caso de que ambas empresas (la que practicó la retención y la que la sufrió) estén obligadas a efectuar los Reportes de Información Exógena Tributaria de que tratan los literales b) y c) del art.631, es posible que se produzca una aparente “inconsistencia” o “falta de cruce” en los reportes de ambas.

Decimos lo anterior pues pudiera darse el caso de que la empresa que hace las compras y actúa como agente de retención del IVA practique las retenciones de IVA entre los meses de septiembre a diciembre de un determinado año fiscal (cuando el vendedor le facturoólas mercancías o servicios), pero que la empresa que sufrió las retenciones termine contabilizándolas y tomándoselas en sus formularios de IVA de los bimestres ene-feb. o mar-abril del año fiscal siguiente

En ese caso, y por razón de que los reportes de información exógena se hacen suministrando la información que corresponda a un mismo año fiscal, sería claro que no habría cruce de información entre las partes respectivas (recuérdese que en relación con los reportes de los retenciones practicadas a otros o de las que le son practicadas a las empresas, la DIAN pide se le suministre la totalidad de esas retenciones).

Es mejor causar siempre oportunamente las retenciones a favor

Esto es algo a lo que perfectamente se tendrá que enfrentar la DIAN a la hora de analizar las posibles inconsistencias que se puedan dar en los cruces de información exógena y es algo que sirve para proponer que las empresas a quienes se practican retenciones (ya sea de IVA o de renta) se acostumbren a conocer mejor si sus clientes les practicarán o no tales retenciones y las contabilicen siempre en el mismo momento en que se cause la factura de la venta de bienes o servicio y no cuando reciban el pago de las mismas.

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