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Hasta para pagos con Caja Menor debemos pedir el RUT
La exigencia del RUT es un requisito para que todos los costos y gastos gravados con IVA efectuados con personas naturales del régimen simplificado puedan ser deducibles sin importar si los mismos se hayan pagado con caja menor. Por el 2008 la DIAN pedirá a muchos el detalle de los costos o gastos cuando los mismos hayan superado los $100.000.
Recordemos: pedimos el RUT para que las compras con IVA sean deducibles en la Declaración de Renta
En diciembre de 2003 el artículo 4 de la Ley 863 de 2003 adicionó al Estatuto Tributario el artículo 177-2, el cual indica que desde el año 2004 en adelante todos los contribuyentes del Impuesto de Renta (responsables o no frente al IVA) que incurran en costos o gastos gravados con IVA y cuyo proveedor sea una Persona Natural deben controlar que esté inscrito en el RUT y sea responsable del IVA para que el costo o gasto fuese aceptable como deducible en la Declaración de Renta.
Incluso, de dicha norma inferimos que si el monto de los bienes o servicios gravados que se piensan comprar en un año fiscal a una misma Persona Natural exceden los 3.300 UVT (para el 2008 serían $3.300 x $22.054 = $72.778.000), el proveedor debe figurar inscrito en el Régimen Común y expedir Factura de Venta liquidando el correspondiente IVA.
Pero en caso de que no se exceda dicha cifra, el adquiriente de los bienes o servicios tendrá que pedirle a tal proveedor por una sola vez (en la primera compra que le realice) una copia de su inscripción en el RUT y en la que figure inscrito como responsable del Régimen Simplificado del IVA. Pero también se aclara que esta exigencia no es obligatoria si el pago a realizar es por arrendamiento de bienes muebles e inmuebles o por compras a personas dedicadas a actividades de agricultura y ganadería. En esos casos basta con que el comprador (si pertenece el régimen común) elabore el documento equivalente mencionado en el literal f) del art.437 del ET (ver también art.3 dec.522 de 2003).
La exigencia de solicitar una copia del RUT se aplica para compras desde $1 y hasta 3.300 UVT
En consecuencia, es claro que este último punto (el de pedir una prueba de la inscripción en el RUT para el proveedor que pertenezca al régimen simplificado) es un trámite que se debe realizar sobre cualquier compra gravada que se realice y que esté por debajo de los 3.300 UVT.
Ello implicaría que hasta en las compras gravadas con IVA efectuadas con la Caja Menor se debería exigir a los proveedores este requisito, pues de lo contrario tales costos y gastos no serían aceptables en la Declaración de Renta.
Y este punto se vuelve más delicado durante el 2008 si las empresas o personas que efectúen estas compras gravadas a Personas Naturales del Régimen Simplificado son empresas o personas que quedan obligadas a hacer los reportes del literal “e” del art.631 del ET (pagos a terceros) regulados desde ya con la resolución 3847 expedida por la DIAN en abril 30 de 2008 (consulta nuestro “Especial sobre Información Exógena Tributaria a la DIAN por el 2008”).
Por el 2008 los costos y gastos que superen $100.000 serán reportados en información exógena
Pero vamos por partes:
De acuerdo con esa nueva norma, quienes en diciembre de 2007 obtuvieron ingresos brutos superiores a los 800.000.000 (contribuyentes o no del Impuesto de Renta), e igualmente todas las entidades públicas del art.22 del ET sin importar sus ingresos brutos a dic de 2007, quedarán obligadas a reportar a la DIAN a los beneficiarios de todo tipo de costo o gasto que haya superado los $100.000 (cien mil pesos) durante el año 2008.
Y lo más delicado del asunto es que esos pagos se tendrán que reportar sin importar que la persona o empresa reportante los pretenda tomar o no como deducibles en su declaración de renta del 2008, como lo indica el inciso segundo del art.4 de la resolución 3847 de 2008.
Por todo esto, debemos exigir el RUT aún en las compras con Caja Menor
De esta forma, las empresas que deban presentar esa Información Exógena y que no quieran tener problemas con el desconocimiento de sus costos y gastos pequeños en sus Declaraciones de Renta del 2008, deben verificar la exigencia de la entrega del RUT aún sobre sus compras con caja menor pues es muy facil que los pagos por bienes y servicios gravables a un tercero del régimen simplificado del IVA superen los 100.000 durante el año 2008.
Ello también va a servir para que las Personas Naturales del Régimen Simplificado del IVA que aun no han ido ni siquiera a inscribirse en el RUT tengan que hacerlo durante este año 2008 y quizás enfrentando la sanción del art.658-3 del ET por no haberlo ido ha hacer oportunamente.
Material de Estudio Relacionado:
- Cómo quedó el régimen simplificado del IVA para el 2008?
- Quienes obtuvieron más de 800 millones de ingresos brutos en el 2007, tendrán que ir a la DIAN a obtener Firma Digital
- Especial Información Exógena Tributaria a la DIAN por el año gravable 2008
- ¿A cuáles personas naturales se les debe exigir fotocopia del RUT cuando se les compren bienes o servicios? - Conferencia Virtual
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Buenas tardes,
Quisiera hacerles una consulta, En nuestra empresa tenemos un mensajero al cual se le dá de la caja menor una suma de dinero diaria para el transporte, estos gastos se le contabilizan a su cédula, que al final del año superarían los $100.000. Como deberiamos manejar estos gastos, ya que el señor es empleado de la compañia y no tiene RUT, para que sean deducibles. A su vez cabe anotar que estos dineros realmente no son ingreso para el señor.
Agradezco de antemano su colaboración al respecto.
Al ser empleado de la empresa este gasto es deducible de por si, ya que estos gastos tienen relacion de causalidad con la actividad productora de renta.
Obvia respuesta!
con groceria no se despeja ninguna duda, nadie nace aprendido y con tanto cambio normativo cualquiera tiene dudas x mas obvio que parezca
Pregunta:
Estoy revisando un Rut de una persona inscrita como persona natural, la cual dentro de sus obligaciones, tiene la numero 16, la cual dice ” Obligacion a Facturar por ingresos”, su actividad principal es la de 8512 ” Actividaddes de practica medica “, aunque parece obvio la pregunta es.: esta persona debe facturar ?? solo tiene 2 obligaciones inscritas, la otra es la 05, impuesto sobre la rente y complementarios, pero no dice en ningun lado que esta inscrita como regimen comun.
Gracias
Buenas tardes,primero quiero felicitarlos por su valiosa informacion, y por otra parte para hacerles una consulta, ya que estan hablando de caja menor, quisiera que me se sacaran de una duda,¿Cuando de hace el reembolso de caja menor, los gastos ocasionados por esta, se llevan con el valor del cheque o sea se acredita banco, lo que quiere decir que la caja menor no se acredita por esos gastos, es esto cierto o hay otra forma? o se puede acreditar la caja menor por los gastos, y luego realizar el reembolso afectando caja menor debito y banco credito, ¿esto se puede?
les agradeceria su respuesta oportuna
HOLA JOSE HERNANDEZ.
LA RESPUESTA A TU CONSULTA ES LA SIGUIENTE:
LA CUENTA FONDO FIJO DE CAJA MENOR SOLO SE MUEVE EN TRES OCASIONES: CUANDO SE CREA EL FONDO, CUANDO SE AUMENTA, O CUANDO SE CANCELA.
CUANDO HAGAS REEEMBOLSOS NO TOCAS PARA NADA ESA CUENTA SOLAMENTE CONTABILIZAS LOS GASTOS CONTRA BANCOS POR EL GIRO DEL CHEQUE.
O PUEDES CAUSAR LOS GASTOS CONTRA UNA CUENTA DE PASIVO (REEMBOLSOS POR GIRAR) Y LUEGO CUANDO GIRES EL CHEQUE DEBITAS ESA CUENTA CONTRA BANCOS.
FELIZ DIA.
LA CUNTA FONDO CAJA MENOR NO SE AFECTA CON LOS REEEMBOLSOS SOLO SE TOCA ESTA CUENTA CUNADO SE CREA EL FONDO DE CAJA MENOR, CUANDO SE AUMENTA O CUANDO SE CANCELA EL FONDO.
LOS REEEMBOLSOS SE CONTABILIZAN CON DEBITO AL GASTO CORRESPONDIENTE POR CADA CONCEPTO Y CREDITO A BANCOS POR EL VALOR DEL CHEQUE EL CUAL DEBE CORRESPONDER A LA SUMA DE LOS GASTOS.
FELIZ TARDE JOSE.
Shirley, te recomiendo lo siguiente, haz que el mensajero se inscriba ante el Rut, Oblígale a que para toda compra que realice al régimen simplificado solicite copia del rut, en el caso de las compras que no cumplan con este requisito las tratas como si fueran compras hechas al Mensajero.
En el caso que el pago sea para auxilio de transporte, este gasto corresponde a salario del empleado y debes registrarlo en la nómina.
Debes advertirle también que cada gasto que se contabilice en cabeza de él, le va sumando y podría al final configurarse como obligado a presentar declaracion de renta (con esto muy seguramente no se le olvidará solicitar el rut a sus proveedores)
Para Jose Hernández, te recomiendo la práctica que te sugiere la amiga Milly al final de su comentario.
El crear una cuenta de Reembolsos por girar, como contrapartida a los gastos de caja menor, te permite registrar todos los gastos dentro del periodo correspondiente independientemente si se gira el cheque en el periodo siguiente.
Buenas tardes¡
Tengo una duda acabo de recibir una devolución en renta que solicite, sobre la cual la Dian me expidio TIDIS y posteriormente los negociamos. Como debo registar el ingreso del valor de los TIDIS y su perdida en la venta del mismo?
Agradezco los comentarios a la presente.
La venta de los TIDIS la puedes registrar como un ingreso no operacional por la cuenta 424035 y la perdida en venta de estos es una perdida no deducible de renta la puedes llevar en un gasto no deducible por la cuenta 531005
tengo poco conocimieno sobre las sanciones de los contadores ero me gustaria saber si un contadorno presenta los informes a tiempo y si luego entrega una contailidad desordenada y mal digitada que sancion tiene por parte de l juntacentral e contadores?
LES AGRADESCO A MILLY, LUZMA Y A HUGO PINZON POR SU VALIOSO APORTE, CON ESTO YA ME QUEDA CLARO TODO Y ESPERO CONTAR CON USTEDES PARA UNA FUTURA CONSULTA, EN VERDAD MUCHAS GRACIAS, LOS FELICITOS POR SUS APORTES A ESTA PAGINA DE CONSULTA,
FELIZ DIA
Podriamos utilizar el Documento Equivalente a la factura de compra de Bienes y/o Servicios, como un comprobante de egreso..?
Ahora para cualquier gasto (pagos a reg simplificado) debe hacerse este documento.?
las uniones temporales que vendan bienes y servicios son responsables del IVA régimen común. De acuerdo con tal afirmación
está obligada a presentar y pagar bimestralmente el IVA.
Asimismo como medida de control lleva contabilidad sin estar obligada.
Mi inquietud en particular es la siguiente: como debe registrar cada uno de los consorciados el IVA de la factura que haya expedido la unión temporal, IVA que a su vez fue declarado por la unión temporal, más no está declarado por parte de los participes de la unión temporal.
QUIENES SON LOS BENEFICIARIOS PARA LAS CESANTIAS EN CASO DE FALLECIMIENTO DEL TRABAJADOR.
UN TRABAJADOR TIENE UNA RELACION UNION LIBRE DE LA CUAL HAY UNA HIJA DE 10Y UN HIJO FUERA DE LA RELCION MAYOR DE 24 AÑO, TIENE ESTE DERECHO A RECLAMAR. QUE CONTEMPLA EL CODIGO CIVIL AL RESPECTO
GRACIAS