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Si en la Declaración de Renta se deducen Gastos por encima del 100% del valor pagado, al momento de ser incluídos en el Reporte de Información Exógena solo se reportarían por el 100% de su valor.

Uno de los Reportes de Información Exógena Tributaria más importantes que ha venido solicitando la DIAN en los últimos años es el que tiene que ver con el detalle sobre los pagos que la persona natural o jurídica, obligada a efectuar el reporte, le haya hecho a terceros durante el respectivo año fiscal. Este reporte se exige en virtud de lo indicado en el literal “e” del art.631 del ET.

Y su importancia radica en que con estos datos la DIAN podrá rastrear cuáles fueron los ingresos que en el año fiscal llegaron a acumular esos terceros que queden incluidos en los reportes.

De esa forma se logra, por ejemplo, detectar a terceros que siendo personas naturales estaban obligados a declarar renta por acumulación de ingresos pero que no lo hacen. De igual manera también se logra verificar la exactitud de los ingresos declarados por las personas naturales o jurídicas que si presentan sus declaraciones de IVA y renta.

Por ejemplo, en relación con los reportes del año gravable 2007, el art.4 de la resolución 12690 de oct de 2007 indica que quienes deban hacer el reporte sobre pagos a terceros tendrán que reportar a aquellos terceros a quienes se hayan hecho pagos durante el año 2007, que acumulados por todo concepto (compra de inventarios, de activos fijos, pagos de cargos diferidos o pagos de gastos en general) hayan superado el $1.000.000.

Esta cifra cambia a $20.000.000 si los pagos al tercero fueron hechos únicamente por concepto de pagos laborales (todos esos reportes quedan incluidos en lo que la norma denomina el “formato 1001”). * Para saber más, consulta nuestro Paquete de Actualización en Información Exógena Tributaria a la DIAN año gravable 2007.

Sin embargo, aunque los pagos a terceros que fueron realizados por conceptos tales como “compras de inventarios” o “compra de activos fijos” o “pagos de cargos diferidos”, son pagos que no tienen mucha dificultad a la hora de ser reportados a la DIAN, los otros pagos a terceros y que son tratados como gastos deducibles fiscalmente (pues al reporte de información exógena se deben llevar los mismos gastos que sí se lleven a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio lo cual indica que no se reportan los gastos que no hayan sido deducibles; consulta un editorial anterior al respecto).

Pero es en el reporte de esos pagos en donde empiezan a darse varias complejidades, pues con algunos de ellos termina sucediendo que el valor llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio tendrá un valor pero quedarían reportados con otro totalmente distinto en el reporte de información exógena que se entrega a la DIAN.

El reporte de pagos a EPS y Fondos de pensiones incluirá hasta el aporte del trabajador

Sobre el particular, se pueden citar varios ejemplos.

Uno de ellos es el caso de los pagos por aportes a las EPS y Fondos de pensiones que una persona jurídica o natural realizan cuando tienen trabajadores a cargo. En esos casos es claro que la empresa sólo toma como deducible el valor que ella, como empleador, aportó a dichas EPS y Fondos.

Pero cuando esa empresa tenga que hacer el reporte de información exógena a la DIAN, no reportará solamente el valor que manejó como gasto deducible por los aportes que ella hizo a las EPS y Fondos de Pensiones sino que también incluirá el valor que fue aportado directamente por el trabajador.

Lo anterior se sustenta en lo que dicen los numerales 11 y 12 del parágrafo 5 del art.4 de la resolución 12690 cuando indica lo siguiente:

“11. Los pagos correspondientes al año gravable 2007 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y el ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011.

12. Los pagos o abonos en cuenta correspondientes al año gravable 2007 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012”

(los subrayados son nuestros)

Sobre este caso especial, habría que entender que si la DIAN pide que en el reporte de información exógena se incluya hasta el aporte del trabajador, lo que logra la DIAN con ello es hacer luego el cruce de información con los reportes que hacen las propias EPS y Fondos de Pensiones, reportes que están contemplados en el art.626 del ET (nota: en la época en que se redactó el art.626, solo el Instituto del Seguro Social era el que administraba los aportes de salud y pensiones de las empresas y trabajadores, pero hoy en día lo hacen otras entidades privadas).

Además, en relación con ese reporte de los pagos hechos a EPS y Fondos de pensiones, habría que tener cuidado de no incluir los aportes que el trabajador hace como “aportes voluntarios” a los fondos de pensiones, o los que el trabajador realiza como “cuotas de capitación adicionales” para que personas que no son de su grupo familiar primario sean atendidos por la EPS.

Es decir, en el reporte a la DIAN habría que incluir sólo lo que son aportes obligatorios de la empresa y del trabajador, y sólo los originados por los salarios del año fiscal 2007. Es decir, que si por ejemplo durante el 2007 se pagaron aportes a EPS y fondos de pensiones pero que eran originados sobre salarios de años anteriores al 2007, esos pagos no irían al reporte.

Los gastos por salarios solo se reportan en cabeza del trabajador si fueron efectivamente pagados

De otra parte, si los salarios mismos que se causaron con los trabajadores durante el 2007 son salarios que no alcanzaron a ser pagados dentro del mismo año 2007, ese es otro punto que generará diferencia entre lo que se lleve a la declaración de renta 2007 y lo que se lleve al reporte de información exógena, pues es claro que el empleador, si está obligado a llevar contabilidad, podrá tomarse como deducible ese “gasto por salarios” así esté solamente causado (con tal que haya pagado todos los aportes de seguridad social y parafiscales hasta antes de la presentación de la declaracion de renta), pero tal gasto no iría al reporte de información exógena ya que tratándose de gastos por salarios, los mismos se reportan en cabeza del trabajador si en realidad fueron efectivamente pagados durante el año 2007.

Así lo indica el numeral 1 del parágrafo 5 del art.4 de la resolución 12690 cuando indica lo siguiente:

“1. Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente pagados al trabajador, en el concepto 5001.”

En este caso, si la DIAN pide que sólo se le reporte los pagos laborales efectivamente realizados al trabajador (y no los simplemente causados), lo que logra la DIAN es entonces descubrir a los asalariados que sí deben presentar declaración de renta por percepción de ingresos efectivamente recibidos (nota: téngase presente que de acuerdo a lo indicado en el art.27 del ET las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, como son los asalariados, sólo deben tomar en cuenta los ingresos efectivamente recibidos y con ellos concluir, si superan o no, los topes de ingresos que los obligan a declarar renta mencionados en los art.592 a 594-1 del ET, aunque también tienen unas excepciones como son los casos de ingresos por dividendos o por ventas de bienes raíces, pues esos ingresos sí los deben tomar en cuenta así no los hayan recibido efectivamente durante el año).

Sobre este punto también es importante comentar que aun si la empresa sólo causó los gastos por salarios y por tanto no los reporta en cabeza de sus trabajadores, o sucediendo que sí estén pagados a sus trabajadores y por eso sí los reportó en el “formato 1001” y con el concepto 5001, en todo caso, y de acuerdo a lo indicado en el numeral 5 del art.12 de la resolución 12690, si la empresa debe reportar información del literal “k” del art.631, el total del gasto por salarios y demás pagos laborales que se haya deducido la empresa será incluido en el “formato 1011”, formato que no maneja beneficiarios sino solamente “conceptos” y “valores”. El concepto en ese caso será el concepto 8207.

Algunos gastos especiales se deducen por encima del 100% del valor pagado pero sólo se reportarían por el 100% de lo pagado

Por último, podemos citar otros dos casos más de gastos que serían reportados de formas distintas en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio y en el reporte de información exógena a la DIAN. Uno es el caso del gasto por donaciones mencionado en el art.126-2 del ET (donación a la Corporación Gustavo Matamoros D´costa), pues si por ejemplo se donaron $100.000, en ese caso la donación se llevaría a la declaración de renta por un total de $125.000 (se deduce el 125% del pago), pero en el reporte habría que decir que la donación real fue solo de 100.000 (y que es lo que la fundación Gustavo Matamoros tendrá reconocido como “ingreso”).

Igualmente, si se trata de un empleador que contrató laboralmente a viudas o a huérfanos de miembros de la fuerza pública caídos en combate, o que contrataron a personas con discapacidades superiores al 25% (ver art.108-1 del ET y el articulo 31 de la ley 361 de febrero de 1997; consulta un editorial anterior al respecto), en ese caso va a suceder que si por ejemplo se les pagaron salarios por 10.000.000, en la declaración de renta se podrán deducir $20.000.000 (se deducen el 200%), pero en el reporte habría que decir que el salario fue solo de $10.000.000.

Como vemos, al momento de preparar el reporte de información exógena sobre pagos a terceros es muy posible que se terminen formando varias diferencias entre los datos llevados a dicho reporte y los llevados a la respectiva declaración de renta, razón por la cual la elaboración de este reporte se vuelve uno de los más complejos de realizar (para más información en relación con la elaboración de este reporte, consulta nuestra conferencia gratuita: “Cómo extraer de la contabilidad los datos de pagos a terceros para elaborar el formato 1001”, conferencia que hace parte de nuestro producto Información exógena tributaria a la DIAN año gravable 2007).

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Material Relacionado:

Actualidad:

• Especial editoriales publicados en noviembre de 2007 analizando las resoluciones expedidas por la DIAN en octubre de 2007
• 13 Recomendaciones para la preparación de Información Exógena Tributaria a la DIAN Año Gravable 2007

Catálogo:

• Paquete de Actualización en Información Exógena Tributaria a la DIAN por el Año Gravable 2007

Conferencia (extracto):

• Cómo extraer de la contabilidad los datos de pagos a terceros para elaborar el formato 1001

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