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Cuando se expiden Documentos Equivalentes a Factura no se detalla el beneficiario de las ventas. Esto tiene varias consecuencias que el Contador debe conocer.

Cuando en una empresa se hace necesario tener un soporte por las ventas que se efectúen, se pueden expedir Facturas de Venta o Documentos Equivalentes a Factura de Venta” (entre estos últimos se incluyen por ejemplo los tiquetes de máquinas registradoras - ver art.615 y 616-1 del ET).

Sin embargo, el tipo de documento que se elija para soportar las ventas tiene una influencia muy directa para cuando se trata de hacer a la DIAN el Reporte de Información Exógena de que trata el literal “f” del art.631 del ET: es decir, el reporte sobre los beneficiarios de los ingresos percibidos por el reportante (para los reportes del año gravable 2007, se debe estudiar el art.8 de la resolución 12690 de oct de 2007).

La diferencia entre los dos mecanismos

En efecto, si las ventas son soportadas mediante Facturas de Venta (ya sean emitidas en papel o con un software de computación), de acuerdo a lo indicado en el literal c) del art.617 del ET, sí es obligatorio que en dicha “factura de venta” quede incluido los datos del comprador de los bienes y servicios.

Pero si lo que se expide es un Documento Equivalente a Factura (como es el caso de los tiquetes de máquinas registradoras), no es obligatorio que la empresa capture el nombre del comprador de los bienes o servicios (ver el art.4 del dec.522 de marzo 7 de 2003).

Cuando se emitan Documentos Equivalentes, los terceros quedan reportados con un NIT “especial”

Reconociendo que sólo quienes emiten Facturas de Venta pueden contar con los datos de los terceros a quienes se hicieron las ventas, la DIAN redactó en el art.8 de su resolución 12690 de octubre de 2007, una norma con la cual se exige la información de que trata el literal “f” del art.631 del ET sobre los detalles de los terceros de quienes se recibieron inresos durante el año 2007, lo siguiente:

ARTÍCULO 8. Información de ingresos recibidos en el año. Conforme con lodispuesto en el literal f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social e identificación de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso obtenido por el año gravable 2007 hubiese sido igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), indicando el valor total de los ingresos brutos recibidos y el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos.

…

Los ingresos obtenidos en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturación que se utilice y los ingresos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan”.

(los subrayados son nuestros)

En consecuencia, y de acuerdo al texto que subrayamos, quedaría claro que las empresas que emiten “facturas de venta” no pueden llegar a decir que no sabían quiénes eran los terceros a quienes vendieron sus bienes y/o servicios y que por tanto el dato sobre esos beneficios los reportan en un registro con beneficiario “222222222-Cuantías menores”.

Esas empresas sí deben ser capaces de definir quiénes eran los terceros a quienes hicieron las ventas, y solamente cuando el tercero(s) a quien(es) le(s) hayan hecho la venta no haya(n) acumulado valores por encima de los $5.000.000 en todo el año 2007, podrán entonces acumular todos esos terceros en único registro, dentro de cada uno de los tres conceptos que diseñó esta vez la DIAN (“ingreso operacional”, “ingreso no operacional” e “ingresos por intereses y rendimientos financieros”) y hacerlo con el beneficiario “222222222-Cuantías menores”.

Por el contrario, las empresas que emiten “documentos equivalentes a factura” (como por ejemplo los grandes supermercados los cuales normalmente emiten tiquetes de máquinas registradoras) ellos sí tienen toda la libertad para decir que no podían saber quienes fueron los terceros a quienes hicieron sus ventas y por tanto tienen la libertad para usar el beneficiario “222222222-Cuantías menores”.

A propósito, es muy interesante comentar que, por ejemplo, en las empresas de servicios públicos domiciliarios, las facturas de venta o documentos equivalentes a factura de venta que ellas emiten sí tienen identificado en la mayoría de los casos el nombre del “suscriptor de los servicios”. Pero muchas veces ese “suscriptor” no es en realidad el que hizo los consumos de agua, energía, gas o teléfono, pues el verdadero consumidor de esos servicios fue el inquilino que tomó en arriendo los locales durante el año. Por tanto, habrá complejidades cuando las empresas de servicios públicos reporten como consumidores de tales servicios a los que en verdad no fueron los auténticos consumidores pues las empresas de servicios públicos no se ponen a cambiar los datos del beneficiario de sus facturas si es que el local está alquilado.

El no contar con todos los detalles afecta la auditoría de la DIAN

La situación de que mientras unos reportantes le ayudan a la DIAN suministrándole los datos de quienes hicieron compras en las empresas, pero otros no le den ese dato, afecta las labores de auditoría de la DIAN ya que si la DIAN pudiera rastrear la totalidad de los consumos que efectúa por ejemplo una misma persona natural en el año, y esos consumos le superan los 2.800 UVT mencionados en el literal b) del art.594-3 del ET (en el 2007 eso era: 2.800 UVT x $20.974= $58.727.000) entonces esa persona natural quedaría detectada como persona natural obligada a presentar declaración de renta (consulta nuestro anterior editorial: “Cuáles personas naturales deberán presentar declaración de renta 2007?”).

Igualmente, si se le pudiera rastrear la totalidad de los consumos a las personas naturales, se podría detectar cuales de ellas, que siguen “escondidas” en el régimen simplificado del IVA”, son personas que deberían pasarse al régimen común del IVA, pues es claro que si una persona natural compra muchas mercancías en el año, es porque luego las va a volver a vender. En consecuencia, midiéndole el nivel de sus compras de mercancías se le podrías estimar el verdadero valor de sus ventas y con ello detectar que por sus ventas debería estar en el régimen común (ver art.499 del ET; consulta nuestro anterior editorial “Cómo quedó el régimen simplificado del IVA para el 2008?”).

En consecuencia, podríamos decir que un futuro no muy lejano, la norma fiscal podría cambiar para que también en los supermercados y otros almacenes donde se expiden documentos equivalentes a factura, y en los cuales hoy día no se toma el dato del adquirente de los bienes o servicios, tal situación sea cambiada para que en todos los casos se identifique a los compradores de los bienes y servicios y con ello se mejore la labor de fiscalización de la DIAN.

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Material Relacionado:

Actualidad:

• Especial editoriales publicados en noviembre de 2007 analizando las resoluciones expedidas por la DIAN en octubre de 2007
• 13 Recomendaciones para la preparación de Información Exógena Tributaria a la DIAN Año Gravable 2007
• Especial: Información exógena tributaria en Medios Magnéticos a la DIAN-año gravable 2007

Normatividad:

• Estatuto Tributario

Catálogo:

• Paquete de Actualización en Información Exógena Tributaria a la DIAN por el Año Gravable 2007

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