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La preparación y presentación de los Estados Financieros es responsabilidad de la administración de la compañía. Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. (Artículos 19 y 114 del Decreto 2649 de 1993).

MODELO DE NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

NOTA No. 1 Norma general de revelaciones

La compañía ABC S. A. Nit. 888 899.888-0 y domicilio principal en la ciudad XYZ Colombia en la Carrera XX No. XY-YY, constituida mediante Escritura Publica No. ABCD de la Notaria EF de fecha Diciembre 31 de 200X, inscrita en la Cámara de Comercio de XYZ. el día X de enero de 200(x) bajo el registro No. XXXX del Libro XX. Su vigencia es hasta el 31 de diciembre de 20XX. Su objeto social es “…” tomar del Certificado de Existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio.

Fecha de corte Estados Financieros: Diciembre 31 de 200X

NOTA No. 2 Principales políticas y prácticas contables

Sistema Contable La contabilidad y los Estados Financieros de la Compañía ABC S. A., se ciñen a las normas y practicas de contabilidad generalmente aceptadas, disposiciones de la Superintendencia de Sociedades y normas legales expresas en Colombia, Decretos 2649 y 2650 de 1993 y sus modificatorios.

Unidad Monetaria De acuerdo con las disposiciones legales, la unidad monetaria utilizada por la compañía para las cuentas de Balance y Estado de Resultados es el peso colombiano.

Diferencia en Cambio Las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por Pagar en moneda extranjera son convertidas en pesos colombiano a la tasa representativa de marcado al cierre del ejercicio, para el año 200X $XX y $YY, TRM certificada por la Superintendencia Financiera. La diferencia en cambio generada se registra en las cuentas de resultado.

Ajustes por inflación La compañía ABC S. A., ajustó sus activos y pasivos no monetarios excluidos el Superávit por Valorizaciones y Cuentas de Orden para reconocer el efecto de la inflación hasta el 31 de diciembre de 2006. Puesto que la Ley 1111 de 2006 los eliminó para aplicar fiscalmente y el Decreto 1536 del 7 de Mayo de 2007 los eliminó contablemente.

Inversiones Son registradas al costo de adquisición y se reexpresan de acuerdo al PAAG mensual establecido por el DANE, con excepción de las inversiones temporales (Bonos, Títulos, Cédulas, etc.). Se contabilizan atendiendo lo señalado en la Circular Externa No. 05 de octubre de 1998 emanada de la Superintendencia de Sociedades.

Para aquellas inversiones en las cuales aplica la presunción de Subordinación de que trata el artículo 27 y numeral tercero del artículo 35 de la Ley 222 de 1995 se sigue lo establecido en la Circular Externa No. 06 del 18 de Agosto de 2005 emanada de la Superintendencia de Sociedades.

Nota. En el evento en que haya intención de enajenar o vender en el corto plazo una inversión sobre la cual se aplique el Método de Participación, se abandonará su aplicación haciendo la revelación en las notas.

Deudores La cartera con clientes tiene una rotación de XX días, las provisiones se calcularon de acuerdo al reconocimiento de las contingencias de pérdida, tomando como base para este la cartera vencida.

En cuanto a los otros tipos de deudores, dependiendo su origen deben efectuar las revelaciones respectivas.

Inventarios Se contabilizan al costo de adquisición por el sistema del Inventario XX (periódico, permanente) y su método de valoración XY (promedio, UEPS, PEPS, Retail, etc).

Propiedades, planta y equipoSe registran por su costo de adquisición, su depreciación se realiza con base del método XX (línea recta, suma de dígitos, por producción, etc.).

Los gastos por reparaciones y mantenimiento se cargan a los resultados del ejercicio en la medida en que se incurren. Para aquellos activos que requieren reparación o mantenimiento para incrementar su vida útil, debe ser recalculada su depreciación en la misma proporción.

DiferidosEstán compuestos por gastos pagados por anticipado, en donde se registran seguros y mantenimientos amortizados a un ( ) año, y activos diferidos originados principalmente en: ________________ amortizados a ( ) años y software a ( ) años.

Valorizaciones y Provisiones Propiedades, planta y equipo Conforme a lo dispuesto el Decreto 2649 de 1993, la sociedad reconoce las valorizaciones o provisiones que resultan de comparar los avalúos técnicos con su valor neto en libros. El último avalúo fue realizado por la firma “(…)” en el mes XXX de 200X.

En cuanto a las obligaciones financieras y los demás acreedores deben de igual manera, efectuar las revelaciones respectivas, dependiendo su origen.

Provisión para Impuesto de Renta La provisión para impuesto de renta corresponde para el año gravable respectivo, al mayor valor determinado resultante de los cálculos efectuados por el método de renta líquida y el de renta presuntiva, aplicando a dicho valor la tarifa de impuesto vigente del 34% por el año gravable 2007 y 33% del 2008 en adelante .

Obligaciones laborales Este pasivo corresponde a las obligaciones consolidadas que la compañía tiene por concepto de prestaciones legales y extralegales.

Reconocimiento de Ingresos y Gastos Los ingresos, costos y gastos se contabilizan por el sistema de causación.

Cuentas de OrdenLa sociedad registra en cuentas de orden los hechos económicos, compromisos o contratos de los cuales se puedan generar derechos u obligaciones y que, por lo tanto, pueden afectar la estructura financiera. Además, Incluye cuentas para control de los activos, pasivos, patrimonio, información general o control de las futuras situaciones financieras y las diferencias entre los registros contables y las declaraciones tributarias.

NOTA No. 3 Disponible

Asciende a $ ….. y está conformado por:

200X 200Y

Caja General

Cajas Menores

Bancos

Remesas en Tránsito

Cuentas de Ahorro

Fondos

NOTA No. 4 Inversiones

200X 200Y

Acciones

-Sociedad A

-Sociedad B

-Sociedad C

Cuotas o partes de interés

-Sociedad A

-Sociedad B

-Sociedad C

Inversiones obligatorias

-Bonos de guerra

-Bonos de solidaridad

Nota. Se registran por su valor histórico más ajustes por inflación hasta el 31 de diciembre de 2006. En el caso de aplicar Método de Participación Patrimonial debe indicarse las sociedades contabilizadas por este método.

Nota No. 5 Deudores

200X 200Y

Clientes

Cuentas Corrientes Comerciales

Cuentas por Cobrar a Casa Matriz

Cuentas por Cobrar Vinculados Económicos

Cuentas por Cobrar Directores

Cuentas por Cobrar a Socios y Accionistas

Aportes por Cobrar

Anticipos y Avances

Cuentas de Operaciones

NOTA No. 6 Inventarios

Al 31 de diciembre de 200X y 200Y presenta la siguiente conformación del Inventario:

200X 200Y

Materias Primas

Productos Terminados

Productos en proceso

Obras de construcciones en curso

Obras de Urbanismo

Contratos en ejecución

Mercancías no fabricadas por la empresa

Mercancías en tránsito

Repuestos y Accesorios

Envases y Empaques

Bienes raíces para la venta

Cultivos en desarrollo

Plantaciones agrícolas

Semovientes

Promociones

Provisiones

NOTA No. 7 Propiedades, Planta y Equipos

200X 200Y

Terrenos

Materiales Proyectos Petroleros

Construcciones en curso

Maquinaria y Equipos en montaje

Construcciones y Edificaciones

Maquinaria y Equipos

Equipos de Oficina

Equipos de Computación y Comunicación

Equipo Médico – Científico

Equipo de Hoteles y restaurantes

Flota y Equipos de Transporte

Flota y Equipo fluvial y/o marítimo

Flota y Equipo Aéreo

Flota y Equipo férreo

Acueductos, Planta y redes

Armamento de Vigilancia

Envases y Empaques

Plantaciones agrícolas y forestales

Vías de Comunicación

Minas y Canteras

Pozos Artesianos

Yacimientos

Semovientes

Propiedad, Planta y Equipo en Tránsito

NOTA No. 8 Gastos pagados por anticipado

200X 200Y

Seguros

Mantenimiento de Maquinaria

Mantenimiento de Equipos

Otros

NOTA No. 9 Cargos Diferidos

200X 200Y

Software

Otros

NOTA No. 10 Valorizaciones

200X 200Y

De Inversiones

De Propiedades, Planta y Equipos

De Otros Activos

NOTA No. 11 Obligaciones financieras

200X 200Y

Moneda nacional

Banco XX

Aceptaciones bancarias

Subtotal

Bancos en el exterior

Subtotal

Total obligaciones financieras

NOTA No. 12 Proveedores

200X 200Y

Nacionales

Del exterior

NOTA No. 13 Cuentas por Pagar

200X 200Y

A Compañías Vinculadas

XXXXXXXX

YYYYYYYY

Subtotal

Intereses

Banco X

Banco Y

Subtotal

Costos y Gastos por Pagar

Honorarios

Servicios de Mantenimiento

Arriendos

Servicios Públicos

Compañías relacionadas

Otros

Subtotal

Otras Cuentas por Pagar

Retención en la Fuente

Impuesto a las Ventas Retenido

Impuesto de Industria y Comercio Retenido

Retenciones y Aportes de Nómina

Fondo de Pensiones y Cesantías

Subtotal

Total Cuentas por Pagar

NOTA No. 14 Obligaciones Laborables

200X 200Y

Salarios por Pagar

Cesantías Consolidadas

Intereses Sobre las Cesantías

Vacaciones

Bonificaciones e Indemnizaciones

NOTA No. 15 Pasivos Estimados y Provisiones

200X 200Y

Para Costos y Gastos

Para Obligaciones Laborales

Para Obligaciones Fiscales

Para Contingencias

NOTA No. 16 Patrimonio

200X 200Y

Sociedad por acciones

Capital Suscrito y Pagado

Capital autorizado

Capital por Suscribir

Sociedad Limitada o Unipersonal

Aportes Sociales

Superávit de Capital

Prima en Colocación de acciones

Superávit Método de Participación Patrimonial

Revalorización del Patrimonio

Superávit por Valorizaciones

Por Valorizaciones de Propiedad, Planta y Equipo

Por Valorización de Inversiones

NOTA No. 17 Ingresos Operacionales

200X 200Y

Ingresos por ventas de Exportación

Ingresos por ventas nacionales

NOTA No. 18 Gastos Operacionales de administración

200X 200Y

Gastos de Personal

Salarios

Prestaciones Sociales

Bonificaciones

Indemnizaciones Laborales

Capacitación

Seguridad Social y Parafiscales

Subtotal

Honorarios

Impuestos

A la Propiedad Raíz

Otros

Subtotal

Arrendamientos

Contribuciones

Seguros

Servicios

Aseo y Vigilancia

Servicios Administrativos

Otros

Subtotal

Gastos legales

Mantenimiento y reparaciones

Adecuaciones

Gastos de Viaje

Depreciaciones

Amortizaciones

Diversos

Provisiones

TOTAL

NOTA No. 19 Gastos Financieros

200X 200Y

Comisiones

Intereses Préstamos Bancarios

Diferencia en Cambio

Gravamen a los movimientos financieros

Otros

NOTA No. 20 Otros Gastos no Operacionales

200X 200Y

Pérdida en Ventas de Inversiones

Provisión Método de Participación

Gastos de Ejercicios Anteriores

Otros Gastos

NOTA No. 21 Ingresos no Operacionales

200X 200Y

Diferencia en Cambio

Incentivo Cambiario ICC

Aprovechamientos

Descuentos Comerciales Condicionados

Ingresos de Ejercicios anteriores

Recuperaciones

Otros Ingresos

Nota: Hemos seleccionado para nuestros usuarios este material guía preparado por la Superintendencia de Sociedades adaptándolo a los años 2007 y 2006.

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