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Dependiendo de si el empleado pertenece al sector privado o al sector público, la prima legal podría inflar la base de pagos gravables del mes de diciembre dando lugar a que se le tenga que practicar retención en la fuente.

En los meses de junio y diciembre de cada año las personas que gozan de vínculo laboral tendrán derecho, según la norma laboral vigente (ver artículo 306 y siguientes del Código sustantivo del Trabajo), a que se les reconozca una importante prestación social como lo es la prima legal de servicios. Y en algunas empresas se reciben adicionalmente otro tipo de primas que se considerarían primas extralegales.

Sobre el asunto, es claro que la prima legal y las extralegales constituyen un ingreso tributario gravable en cabeza del trabajador que se tendría que tomar en cuenta para los procesos de definir si tales pagos, en combinación con los demás pagos laborales del mes, arrojan la base mínima a partir de la cual se tendrían que practicar las retenciones en la fuente de que trata el articulo 383 del ET

(nota: según la tabla contenida en ese articulo 383 del ET, si los pagos gravables del mes le superan 95 UVTs al trabajador, lo que en el 2007 sería 95 x $20.974=$1.993.000, y si el trabajador está sujeto al procedimiento 1 de retenciones en la fuente. en ese caso habría base para practicar la mencionada retención)

Para ello, es necesario tomar en cuenta las instrucciones que se encuentran contenidas en los articulo 385 y 386 del ET, normas de las cuales pasamos a citar las partes pertinentes:

“ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

Procedimiento 1.

Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:

….
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.”

“ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

Procedimiento 2

Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas…”

(los resaltados son nuestros).

Por consiguiente, de la lectura de esas normas se pueden extraer las siguientes conclusiones:

Para los trabajadores del Sector Privado

En este caso, debe primero distinguirse cuál de los dos procedimientos de retención en la fuente sobre pagos laborales es el que se le viene aplicando al trabajador, es decir, si el “Procedimiento 1” o el “Procedimiento 2”, pues dependiendo de dicho procedimiento el resultado de la retención a practicar puede ser totalmente distinto. Para ilustrarlo, obsérvese los siguientes ejemplos: a) Con el procedimiento 1 (artículo 385 del ET)

Un trabajador tiene un salario mensual de $3.000.000. En el mes de diciembre de 2007 le liquidan y pagan una prima legal de $1.500.000 y una prima extralegal de $1.000.000. Su aporte obligatorio a fondo de pensiones es el 4.875% de sus salarios (incluido el 1% de aporte al Fondo de Solidaridad).

Dicho trabajador tiene autorizado que mensualmente le descuenten $700.000 con destino al fondo de pensiones voluntarias, pero para el mes de diciembre de 2007 decide aportar no solo $700.000 sino $1.000.000. Este trabajador no efectuó pagos por préstamos de vivienda ni por salud prepagada o educación de sus hijos y esposa en el año anterior (en nuestro caso, en el año 2006), razón por la cual no tiene valores para disminuir la base gravable de cada mes del 2007 con tales pagos. Los cálculos serían:

Concepto	Sueldos ordinarios, más las primas Extralegales	Prima legal	Total devengado
Valor recibido	4.000.000	1.500.000	5.500.000
Menos: Ingresos no gravados -Aportes (obligatorios y voluntarios) a fondos de pensiones o a las cuentas de ahorro AFC (no pueden exceder del 30% valor recibido en el mes)	(1.146.250)	0	(1.146.250)
Subtotal 1	2.853.750	1.500.000	4.353.750
Menos : Rentas exentas (25% del subtotal 1 sin exceder de $240 UVT, osea, 240 x $20.974 = $5.034.000; ver numeral 10 del art.206 del ET)	(713.437)	(375.000)	(1.088.437)
Subtotal 2	2.140.313	1.125.000	3.265.313
Menos: Pagos por interés en crédito de adquisición de vivienda hechos durante 2006 Ó los pagos por salud prepagada, seguros de salud y gastos de educación de su esposa e hijos en el 2006 (si se escoge esta ultima deducción, el valor de la misma no puede exceder del 15% de subtotal 2)	0	0	0
Subtotal 3 (“pago gravable”)	2.140.313	1.125.000	3.265.313
El subtotal 3 se busca en la tabla del articulo 383 del ET, pues es un procedimiento 1, y la Retención en la fuente a practicar es…	28.000	0	28.000

Obsérvese que el valor del subtotal 3 se busca, para cada columna, en forma indepedendinte en la tabla del artículo 383 del ET, y de allí se desprende el hecho de que sobre los salarios más la prima extralegal SI hay retención, pero que la prima legal, por arrojar una “base gravable” inferior a 95 UVT (95 x 20.974=1.992.530 y que es el primer rango de la tabla,, entonces no tiene retención.

Si el valor de la prima legal se hubiera sumado en forma CONJUNTA con los otros pagos del mes, entonces se le hubiera terminado practicando una retención de $243.000, es decir, una retención en exceso de $243.000 – $28.000 = $215.000.

En este mismo ejemplo podemos darnos cuenta que fue por la presencia de la prima extralegal que en la primera columna se llegó a un valor base de retención en la fuente.

De no haber recibido esa prima extralegal, el salario normal del mes (primera columna) hubiera llegado solo a una base gravable de $1.390.312 y en tal caso, no se hubiera generado retención en la fuente. b) Con el procedimiento 2 Supóngase que este mismo trabajador no estuviese sometido al procedimiento 1 de retención en la fuente, sino al procedimiento 2. En tal caso la situación cambiaría pues de la lectura del artículo 386 del ET se desprende la conclusión de que a tal trabajador la prima legal sí se le sumaría con los demás pagos laborales del mes, y al gran total de “pago gravable” se le aplica el porcentaje fijo de retención en la fuente que le definieron en junio de 2007 (y que se le aplica a todos sus “pagos gravables” entre julio y diciembre de 2007).

Por tanto, supóngase que el porcentaje fijo que debe aplicársele a todos sus “pagos gravables” hasta diciembre de 2007 sea el 3,30%. La parte final de los mismos cálculos anteriores cambiaría así:

Concepto	Sueldos ordinarios, más la prima legal, más las primas extralegales
Subtotal 3 (“pago gravable”)	3.265.313
Al subtotal 3 se le aplica el % fijo, y la Retención en la fuente a practicar es…	108.000

Obsérvese como, en el procedimiento 2, la prima legal se une con los demás pagos laborales del mes para formar una única base gravable (aunque si se quisiera depurar en columna aparte, el resultado final sería el mismo pues a cada “base gravable” se le aplicaría el mismo 3,30% de retención…)

En conclusión, para los trabajadores del sector privado, y con procedimiento 1, la prima legal se debe someter a depuración independiente de los demás pagos laborales del mes. Cuando tengan procedimiento 2, dicha primal legal se suma con los demás pagos laborales del mes. Esto nos lleva a concluir que puede ser más gravoso para un trabajador pertenecer al procedimiento 2 que al 1 al momento de recibir su prima legal (aunque cada caso particular es distinto y se deben efectuar los respectivos estudios)

Para los trabajadores (servidores) del sector público

En estos casos, la norma del artículo 385 del ET nos permite concluir que, si está sometido al procedimiento 1, la prima legal sí se sumaría con los demás pagos laborales del mes, para hacer de esa forma una única depuración total pues la única prima que en el sector público, y con procedimiento 1, se debe someter a depuración independiente de los demás pagos del mes es la “prima de navidad”

Y si pertenece al procedimiento 2, el resultado sería el mismo que si perteneciese al procedimiento 1 pues de igual forma la prima legal se sumaría en una única gran base.

En consecuencia, para un trabajador de este sector, si le aplicamos el mismo tipo de valores del ejemplo planteado para los trabajadores del sector privado, en el caso del procedimiento 1 se le terminaría practicando una retención de $243.000 y en el caso del procedimiento 2 una retención de $108.000 .

 

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