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En lugar de presentar una sola PILA consolidada con todos los empleados de las distintas sucursales, el diseño de la PILA permite que cada sucursal de una misma empresa pueda presentar su propia PILA.

Para cuando una misma empresa tiene abiertas varias de sus sucursales en distintas zonas geográficas del país, en esos casos casi siempre sucede que cada sucursal tiene su propia autonomía administrativa para efectuar los respectivos pagos de cualquier especie que se originen en dicha sucursal, entre ellos los pagos de aportes a la seguridad social y parafiscales originados sobre los empleados que trabajen en dicha sucursal

Es decir, se le asigna al administrador de cada sucursal su respectiva cuenta corriente para girar los cheques o autorizar los debitos bancarios automáticos o electrónicos con que se cubran tales gastos.

Por motivo de lo anterior, y con la intención principal de facilitar el pago de los respectivos aportes, una empresa que posea varias sucursales en varias zonas de Colombia tiene hoy día, al momento de diligenciar mensualmente la PILA (Planilla Integrada para la Liquidación de Aportes a la seguridad social y parafiscales), la posibilidad de presentar no una sola PILA sino varias PILAS

Se puede diligenciar una “PILA consolidada” o una PILA por cada sucursal

Es decir, puede decidir presentar una PILA por cada una de sus sucursales, y de esa forma dicha PILA se pagaría con los dineros que son administrados directamente por esa sucursal. Pero si lo desea, la empresa podría hacer también una sola presentación de la PILA , que en ese caso se llamaría una “PILA consolidada”, en la que estarían incluidos todos sus trabajadores ubicados en las distintas zonas del país. En este caso el pago ya no lo gestionaría cada sucursal sino usa sola de entre todas las que tiene la empresa (esto último puede ocurrir por motivos de control interno al interior de la empresa, o porque quizás suceda que en algún mes cualquiera, a la hora de pagar los aportes, las respectivas sucursales no tengan los recursos respectivos…)

Lo anterior está sustentado cuando en el texto de la resolución 0634 de marzo 6 de 2006 (modificada con la 1317 de abril de 2006 , ambas expedidas por el Ministerio de la Protección social, y con la cual se establece cuál es la estructura que deberá tener la PILA cuando la misma sea diligenciada en los portales de Internet de los distintos Operadores de Información autorizados por el Ministerio o cuando sea diligenciada en un archivo plano directamente por la empresa aportante), se indica que en el campo denominado “Forma de presentación”, de la sección “ENCABEZADO”, la empresa aportante tendría que escoger entre uno cualquiera de las siguientes opciones:

* “U”= Único. Esta opción la escogen entonces las empresas que no tienen sucursales y que por tanto efectúan una única liquidación de sus aportes mensuales a la seguridad social y parafiscales.

* “S” = Sucursal. Esta opción la escogen las empresas que sí tienen sucursales en distintas partes del país, y cuando en efecto será la respectiva sucursal la que se encargará de liquidar y pagar los aportes solo por los empleados que laboran en esa sucursal. Se requiere en estos casos que esa sucursal que va a diligenciar su propia PILA con solamente los empleados de dicha sucursal, diligencie entonces el campo denominado “Nombre de sucursal” (ese es un campo alfanumérico con espacio hasta para 40 caracteres)

* “C”= Consolidado. Esta opción la escogen las empresas que poseen sucursales, pero cuando sucede que una sola de todas sus sucursales será la que hará el pago consolidado de todos los empleados que funcionan en las distintas sucursales que la empresa tiene en todo Colombia

* “D”= Dependencia. Esta opción aplica únicamente para las entidades estatales, del nivel central o territorial, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta u otras de carácter público que teniendo un solo número de Nit, paguen sus nóminas en forma separa por diferencia. Por ejemplo, Bogota D.C., caso en el cual sus dependencias son, entre otras, la Alcaldía Mayor , Secretaría de Hacienda y la Secretaría de Salud

Los Revisores fiscales de las empresas con sucursales tendrían que verse en la necesidad de auditar varias PILAS

Como vemos, al momento de efectuar el pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales de los empleados en las empresas con varias sucursales, la norma es bastante flexible pues da la facilidad de que cada sucursal pueda gestionar el pago de tales aportes.

Lo anterior deberá ser tomado en cuenta por los Revisores Fiscales de ese tipo de empresas (si están obligadas a contar con dicha figura), pues en la práctica es posible que no tengan que auditar el cumplimiento del pago de los aportes mediante revisar una única PILA mensual, sino varias PILAS en cada mes (una por cada sucursal), y con ello poder incluir en su dictamen, al final del año, la certificación de que la empresa sí cumple con hacer correcta y oportunamente dichos pagos (consulta un editorial anterior al respecto)

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